Nachricht vom 20.04.2020 | 15:06

IVU Traffic Technologies AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 28.05.2020 in Berlin mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

DGAP-News: IVU Traffic Technologies AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
20.04.2020 / 15:06
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.

IVU Traffic Technologies AG

Berlin

WKN 744850
ISIN DE0007448508

Einladung zur Hauptversammlung 2020


Wir laden unsere Aktionäre hiermit zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung der IVU Traffic Technologies AG ein, die

am Donnerstag, den 28. Mai 2020
um 11:00 Uhr (MESZ)


ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfindet. Die gesamte Versammlung wird nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der Infektionen mit dem SARS-CoV-2-Virus (COVID-19-Gesetz) unter der Internetadresse

www.ivu.de/investoren/hauptversammlung/


in Bild und Ton übertragen.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des § 121 Abs. 3 Satz 1 AktG ist der Sitz der Gesellschaft in der Bundesallee 88, 12161 Berlin.


Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der IVU Traffic Technologies AG für das Geschäftsjahr 2019 und des gebilligten Konzernabschlusses, des Lageberichts des Vorstands für die IVU Traffic Technologies AG und des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 und des erläuternden Berichts zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4, 315 Abs. 4 HGB

Die genannten Unterlagen sind von der Einberufung an über die Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung/

zugänglich.

Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den Jahres- und Konzernabschluss bereits gebilligt hat. Damit ist der Jahresabschluss gemäß § 172 AktG festgestellt.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns der IVU Traffic Technologies AG

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der Gesellschaft des abgelaufenen Geschäftsjahrs 2019 in Höhe von 5.707.605,18 Euro wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende von 0,16 Euro je dividendenberechtigter Stückaktie: 2.835.065,60 Euro
Einstellung in die Gewinnrücklage: 2.500.000,00 Euro
Gewinnvortrag: 372.539,58 Euro

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf Auszahlung der Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig, mithin am 3. Juni 2020.

Zum Zeitpunkt der Einberufung besitzt die Gesellschaft 160.724 Stück eigene Aktien. Diese sind gemäß § 71b Aktiengesetz nicht dividendenberechtigt. Daher wird der Hauptversammlung vorgeschlagen, bei einer unveränderten Dividende von 0,16 Euro je dividendenberechtigter Stückaktie den auf nicht dividendenberechtigte Stückaktien entfallenden Teilbetrag des Bilanzgewinns auf neue Rechnung vorzutragen.

Bei Annahme des Beschlussvorschlags von Vorstand und Aufsichtsrat gilt für die Auszahlung der Dividende Folgendes:

Da die Dividende in vollem Umfang aus dem steuerlichen Einlagekonto im Sinne des § 27 KStG (nicht in das Nennkapital geleistete Einlagen) geleistet wird, erfolgt die Auszahlung ohne Abzug von Kapitalertragsteuer und Solidaritätszuschlag. Die Ausschüttung gilt steuerlich als Rückgewähr von Einlagen und mindert nach Auffassung der deutschen Finanzverwaltung die steuerlichen Anschaffungskosten der Aktien.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 sowie zum Prüfer für die gegebenenfalls prüferische Durchsicht von Zwischenberichten bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung zu bestellen.

Virtuelle Hauptversammlung

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung nach Maßgabe von § 1 Abs. 1 und Abs. 2 COVID-19-Gesetz als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durchgeführt wird und die Aktionäre ihre Stimmen auch im Wege der elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der nachfolgend dargestellten Vorgaben abgeben können. Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats, des Vorsitzenden des Vorstands und eines mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars sowie gegebenenfalls weiterer Mitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Bundesallee 88, 12161 Berlin, statt. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter wird ebenfalls physisch anwesend sein. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre.

Übertragung der Hauptversammlung und HV-Portal

Die Hauptversammlung wird am Donnerstag, den 28. Mai 2020 ab 11:00 Uhr (MESZ) für Aktionäre, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, live vollständig in Bild und Ton im Internet unter

http://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung/
 

übertragen. Die Verfolgung der Hauptversammlung im Internet ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

Unter dieser Adresse unterhält die Gesellschaft ab dem 7. Mai 2020 zudem ein internetgestütztes HV-Portal. Das Portal ermöglicht im Vorfeld der Hauptversammlung die Stimmrechtsausübung der Aktionäre, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, im Wege der elektronischen Briefwahl sowie die Vollmachtserteilung und eröffnet eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation. Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können unter der genannten Adresse im HV-Portal während der Dauer der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung einlegen.

Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihre Berechtigung durch einen durch das depotführende Institut in Textform erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes nachgewiesen haben. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf den 7. Mai 2020, 0:00 Uhr, (sog. Nachweisstichtag) beziehen.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 21. Mai 2020, 24:00 Uhr, zugegangen sein:

IVU Traffic Technologies AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 89 21027-289
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Der Umfang des Stimmrechts bemisst sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für den Zugang zum HV-Portal und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich, d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht stimmberechtigt und erhalten keinen Zugang zum HV-Portal.

Aktionären, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, werden persönliche Stimmrechtskarten mit weiteren Informationen zur Stimmrechtsausübung zugesandt, auf denen die Zahl der dem Inhaber zustehenden Stimmen verzeichnet ist. Die Stimmrechtskarte enthält für jeden Aktionär eine individuelle Zugangsnummer, mit dem die Aktionäre das unter der folgenden Internetadresse

http://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung/
 

zugängliche, vor der Öffentlichkeit geschützte HV-Portal der Gesellschaft nutzen können, um die gesamte virtuelle Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung live zu verfolgen und ihre Stimmrechte nach Maßgabe der nachfolgenden Vorgaben auszuüben. Das HV-Portal steht vor und während der Hauptversammlung zur Verfügung.

Um den rechtzeitigen Erhalt der Stimmrechtskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die oben genannte Adresse Sorge zu tragen.

Verfahren für die Stimmrechtsausübung durch Briefwahl

Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der (elektronischen) Briefwahl sowie der Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Werden andere Personen als die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt, müssen diese die Stimmrechte ebenfalls im Wege der (elektronischen) Briefwahl ausüben oder ihrerseits die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (unter-)bevollmächtigen. Die elektronische Briefwahl über das HV-Portal ist ab dem 7. Mai 2020 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Briefwahl' vorgesehen. Über das HV-Portal können Aktionäre, auch noch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung, etwaige zuvor im Wege der Briefwahl erfolgte Stimmabgaben ändern oder widerrufen.

Alternativ können die Aktionäre ihre Stimmrechte auch im Wege der schriftlichen Stimmabgabe ausüben. Hierfür kann das auf der Stimmrechtskarte integrierte oder das auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung/
 

hinterlegte Formular benutzt werden. Die schriftlichen Stimmabgaben müssen bis spätestens zum Ablauf des 27. Mai 2020 bei der Gesellschaft unter der folgenden Adresse eingegangen sein:

IVU Traffic Technologies AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 (0)89 21027-289
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, z.B. ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Sie können zudem den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen. Soweit Aktionäre die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, müssen sie diesen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Wird für einzelne Beschlussvorschläge keine Weisung gegeben, wird dies als Enthaltung gewertet. Doppel-Markierungen werden als ungültig gewertet. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Auch im Fall der Bevollmächtigung eines Dritten bedarf es des ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes (siehe oben). Die Erteilung einer Vollmacht über das HV-Portal ist sowohl vor als auch noch während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen zulässig. Die Vollmacht kann sowohl gegenüber dem zu Bevollmächtigenden als auch gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, soweit sie nicht an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution erteilt wird, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB).

Für die Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution gelten die speziellen Bestimmungen in § 135 AktG, insbesondere bezüglich der Form der Erteilung der Vollmacht. Auch die von den Intermediären, Aktionärsvereinigungen und gleichgestellten Personen und Institutionen insoweit vorgegebenen Regelungen sind zu beachten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Zusammen mit der Stimmrechtskarte für die virtuelle Hauptversammlung erhalten die Aktionäre ein Vollmachtsformular, das bei der Stimmabgabe durch Vertreter verwendet werden kann. Darüber hinaus wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen ein Vollmachtsformular zugesandt. Dieses ist außerdem im Internet unter

http://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung/
 

abrufbar. Eine Verpflichtung zur Verwendung des von der Gesellschaft angebotenen Vollmachtsformulars besteht nicht.

Die Erklärung einer Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft und ihren Widerruf sowie die Übermittlung des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten und den Widerruf einer solchen Bevollmächtigung können Aktionäre, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, im HV-Portal unter der Internetadresse

http://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung/
 

vornehmen. Hierfür sind im HV-Portal die Schaltflächen 'Vollmacht an Dritte' bzw. 'Vollmacht und Weisungen' vorgesehen. Über das HV-Portal können Aktionäre auch noch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung eine etwaige zuvor erteilte Vollmacht und Weisung ändern oder widerrufen.

Darüber hinaus stehen nachfolgend genannte Kontaktdaten, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung, zur Verfügung:

IVU Traffic Technologies AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 (0)89 21027-289
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Wird das Vollmachts- und Weisungsformular verwendet, ist dieses ausschließlich an die oben genannte Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zu übermitteln und muss dort bis einschließlich zum 27. Mai 2020, 24.00 Uhr, (Datum des Eingangs) zugehen. Eine Übermittlung an die Gesellschaft per Telefax oder E-Mail ist auch am Tag der Hauptversammlung noch möglich.

Rechte der Aktionäre

Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Absatz 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 des Grundkapitals erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der IVU Traffic Technologies AG zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 122 Abs. 2 Satz 3 AktG nicht mitzurechnen), also spätestens am Montag den 27. April 2020, 24:00 Uhr, zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an die nachfolgende Adresse:

IVU Traffic Technologies AG
Vorstand
Bundesallee 88
12161 Berlin

Die betreffenden Aktionäre haben gemäß § 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 S. 3 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens bei der Gesellschaft Inhaber der erforderlichen Zahl an Aktien sind und die Mindestaktienzahl bis zur Entscheidung über den Antrag halten.

Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 AktG

Nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes sind während der virtuellen Hauptversammlung, bei der die Aktionäre ihre Stimmrechte über (elektronische) Briefwahl und Bevollmächtigung ausüben, die Rechte der Aktionäre, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung der Hauptversammlung zu stellen, ausgeschlossen. Gleichwohl soll den Aktionären, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, die Möglichkeit eingeräumt werden, in entsprechender Anwendung von §§ 126 Abs. 1, 127 AktG Gegenanträge und Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachfolgenden Vorgaben zu übermitteln:

Die Gesellschaft wird Gegenanträge im Sinne des § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich unter

http://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung/
 

zugänglich machen, wenn sie der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 126 Abs. 1 Satz 2 AktG nicht mitzurechnen), d.h. bis spätestens Mittwoch, den 13. Mai 2020, 24:00 Uhr, der Gesellschaft an nachfolgend genannte Adresse übersandt hat:

IVU Traffic Technologies AG
Investor Relations
Bundesallee 88
12161 Berlin
Telefax: +49 30 85906-111
E-Mail: ir@ivu.de

und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht zur Zugänglichmachung gemäß § 126 AktG bzw. § 127 AktG erfüllt sind. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein; bei Wahlvorschlägen bedarf es keiner Begründung.

Die innerhalb der vorgenannten Frist eingegangenen Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, werden im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung als gestellt berücksichtigt. Gegenanträge oder Wahlvorschläge die nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen der Gesellschaft fristgemäß zugegangen sind, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der virtuellen Hauptversammlung gestellt worden und werden zur Abstimmung gestellt.

Fragemöglichkeit gemäß § 131 Absatz 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz

Gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären im Falle einer virtuellen Hauptversammlung die Möglichkeit eingeräumt, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation zu stellen. Der Vorstand kann zudem festlegen, dass Fragen spätestens am zweiten Tag vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat der Vorstand der IVU Traffic Technologies AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht.

Über die Beantwortung der Fragen entscheidet der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz - abweichend von § 131 AktG - nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen. Die Verwaltung muss keinesfalls alle Fragen beantworten, sie kann Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Sie kann dabei Aktionärsvereinigungen und Institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt.

Fragen von Aktionären, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, sind bis spätestens Montag, den 25. Mai 2020, 24:00 Uhr, über das unter der Internetadresse

http://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung/
 

zugängliche HV-Portal der Gesellschaft einzureichen. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Fragen' vorgesehen.

Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist können Fragen nicht mehr eingereicht werden. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden. Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen, sofern diese der namentlichen Nennung nicht ausdrücklich widersprochen haben.

Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll

Aktionäre, die ihren Aktienbesitz nachgewiesen und die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können am Tag der Hauptversammlung bis zum Ende der Hauptversammlung über das HV-Portal auf elektronischem Wege Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars erklären. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Widerspruch einlegen' vorgesehen.

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die IVU Traffic Technologies AG verarbeitet personenbezogene Daten (d.h. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Stimmrechtskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Übermittlung des Nachweises ihres Aktienbesitzes angegeben wurden, übermittelt die depotführende Bank die personenbezogenen Daten an die Gesellschaft.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für deren Zugang zum HV-Portal und die Stimmrechtausübung für die virtuelle Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die IVU Traffic Technologies AG die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist seit dem 25. Mai 2018 Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt IVU Traffic Technologies AG verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der IVU Traffic Technologies AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern und dem Notar zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Sofern Aktionäre von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung Fragen einzureichen, und ihre Fragen dort behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung ihres Namens. Dieser kann von anderen Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen, und des berechtigten Interesses der übrigen Hauptversammlungsteilnehmer, den Namen eines Fragestellers zu erfahren, erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Aktionäre und deren Bevollmächtigte können der Nennung ihres Namens aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Die Aktionäre haben darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können die Aktionäre gegenüber der IVU Traffic Technologies AG über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

IVU Traffic Technologies AG
Investor Relations
Bundesallee 88
12161 Berlin
Telefax: +49 30 85906-111
E-Mail: ir@ivu.de

Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten der IVU Traffic Technologies AG ebenfalls unter den zuvor angegebenen Kontaktdaten.

Informationen und Unterlagen zur Hauptversammlung

Die Einberufung der Hauptversammlung mit den gesetzlich geforderten Angaben und Erläuterungen ist auch über die Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung/
 

zugänglich, auf der sich zudem die Informationen gemäß § 124a AktG befinden.

Auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung/
 

finden sich zudem weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG, § 123 Abs. 3 Nr. 2, § 125, § 64 Abs. 2 UmwG. Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 17.719.160,00 und ist in 17.719.160 Stückaktien eingeteilt. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit 17.719.160. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 160.724 eigenen Aktien. Aus eigenen Aktien stehen der Gesellschaft keine Rechte, insbesondere keine Stimmrechte, zu. Die Anzahl eigener Aktien kann sich bis zum Tag der Hauptversammlung noch verändern.

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Um die virtuelle Hauptversammlung zu verfolgen sowie das HV-Portal zu nutzen und Aktionärsrechte auszuüben, benötigen Aktionäre eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Nutzen Aktionäre zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.

Für den Zugang zum HV-Portal der Gesellschaft benötigen Aktionäre ihre Stimmrechtskarte, welche sie nach ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes unaufgefordert zugesendet bekommen. Auf dieser Stimmrechtskarte finden sich die individuellen Zugangsdaten, mit denen eine Anmeldung im HV-Portal möglich ist.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermindern, wird empfohlen - soweit möglich - die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung durch (elektronische) Briefwahl auszuüben. Das HV-Portal ist für die Ausübung des Stimmrechts ab dem 7. Mai 2020 zugänglich.

Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit ihrer Stimmrechtskarte bzw. im Internet unter

www.ivu.de/investoren/hauptversammlung
 

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die Aktionäre, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, können die gesamte Hauptversammlung per öffentlicher Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für das HV-Portal eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die virtuelle Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz abzubrechen.

 

Berlin, im April 2020

IVU Traffic Technologies AG

Der Vorstand



20.04.2020 Die DGAP Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
Medienarchiv unter http://www.dgap.de



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