Nachricht vom 07.06.2021 | 15:05

InTiCa Systems AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 16.07.2021 in Passau mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

DGAP-News: InTiCa Systems AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
07.06.2021 / 15:05
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.

InTiCa Systems AG

Passau

WKN: 587 484
ISIN: DE0005874846

HINWEIS:

Auch in diesem Jahr findet die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie statt. Bitte beachten Sie die besonderen Bedingungen zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung ausschließlich im Wege der elektronischen Zuschaltung (keine elektronische Teilnahme) und der Ausübung Ihres Stimmrechts.

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
(virtuelle Hauptversammlung)

Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre ein zu der am

Freitag, den 16. Juli 2021, um 10:30 Uhr,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung.

Die Hauptversammlung findet

als virtuelle Hauptversammlung
ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

am Sitz der

InTiCa Systems AG, Spitalhofstr. 94, 94032 Passau,

statt.


Die gesamte Versammlung wird nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten im Wege der elektronischen Zuschaltung (keine elektronische Teilnahme) über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html
 

über das dortige internetgestützte Online-Portal (Aktionärsportal) in Bild und Ton übertragen.

I.
Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der InTiCa Systems AG, des Lageberichts, des gebilligten Konzernabschlusses, des Konzernlageberichts, des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 HGB und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020

Die genannten Unterlagen sind von der Einberufung an über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

zugänglich. Sie können auch von der Einberufung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft am Sitz der InTiCa Systems AG, Spitalhofstr. 94, 94032 Passau, eingesehen werden. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenfrei eine Abschrift erteilt. Beschlussfassungen der Hauptversammlung sind zu diesem Tagesordnungspunkt nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht erforderlich, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und Konzernabschluss bereits gebilligt hat; der Jahresabschluss ist damit festgestellt.

2.

Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2020 in Höhe von EUR 3.592.319,56 auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.

4.

Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die consaris AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Eggenfelden, für das Geschäftsjahr 2021 zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss zu wählen.

6.

Beschlussfassung über die Billigung des Systems zur Vergütung der Mitglieder des Vorstands

Gemäß § 120 Abs. 4 des Aktiengesetzes ('AktG') in seiner bis zum 31. Dezember 2019 geltenden Fassung konnte die Hauptversammlung der InTiCa Systems AG über die Billigung des Systems zur Vergütung der Mitglieder des Vorstands beschließen. Durch das am 19. Dezember 2019 im Bundesgesetzblatt verkündete Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie ('ARUG II') wurde § 120 Abs. 4 AktG gestrichen und ein neuer § 120a AktG eingeführt. § 120a Abs. 1 Satz 1 AktG sieht vor, dass die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft über die Billigung des vom Aufsichtsrat nach Maßgabe des ebenfalls neu eingeführten § 87a AktG beschlossenen und der Hauptversammlung vorgelegten Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems beschließt, mindestens jedoch alle vier Jahre. Die erstmaligen Beschlussfassungen des Aufsichtsrats und der Hauptversammlung haben bis zum Ablauf der ersten ordentlichen Hauptversammlung, die auf den 31. Dezember 2020 folgt, zu erfolgen.

Vor diesem Hintergrund schlägt der Aufsichtsrat vor, wie folgt zu beschließen:

Das nachfolgend unter Abschnitt II. dieser Einladung zur Hauptversammlung wiedergegebene, vom Aufsichtsrat mit Wirkung zum 1. August 2021 beschlossene Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems AG wird gebilligt.

7.

Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats sowie Satzungsänderung

Gemäß § 113 Abs. 3 Satz 1 AktG in der durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) geänderten Fassung ist bei börsennotierten Gesellschaften mindestens alle vier Jahre durch die Hauptversammlung ein Beschluss über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats zu fassen. Die erstmalige Beschlussfassung hat bis zum Ablauf der ersten ordentlichen Hauptversammlung, die auf den 31. Dezember 2020 folgt, zu erfolgen.

Die derzeit geltende, in § 11 der Satzung der Gesellschaft enthaltene Vergütungsregelung für den Aufsichtsrat geht zurück auf einen Beschluss der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft vom 8. Juli 2011 und ist seitdem unverändert. Die bislang geltende Satzungsregelung zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder soll nun auf Basis des nachfolgend unter Abschnitt III. dieser Einladung zur Hauptversammlung dargestellten Systems zur Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats neu gefasst werden. Hierbei sollen im Wesentlichen die folgenden Änderungen vorgenommen werden:

*

Die Vergütung für die Tätigkeit im Aufsichtsrat der Gesellschaft soll mit Wirkung zum 1. Januar 2022 (mit Ausnahme des Sitzungsgeldes) maßvoll erhöht werden, um dem gesteigerten Vorbereitungs- und Arbeitsumfang und dem damit einhergehenden zeitlichen Mehraufwand angemessen gerecht zu werden. Seit dem Beschluss der Hauptversammlung über die bisherige Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats vom 8. Juli 2011 hat sich die Unternehmensgröße und damit sowohl der Arbeitsaufwand wie auch die Verantwortung der Mitglieder des Aufsichtsrats deutlich erhöht. Dies soll in einer maßvoll erhöhten Vergütung entsprechend reflektiert werden. Gemäß der Empfehlung in G.17 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 ('DCGK') soll dabei auch weiterhin der höhere zeitliche Aufwand des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats angemessen berücksichtigt werden.

*

Entsprechend der Anregung in G.18 Satz 1 DCGK soll die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats in Zukunft ausschließlich aus einer Festvergütung bestehen; die bisher vorhandene variable, namentlich erfolgsabhängige Vergütungskomponente für die Mitglieder des Aufsichtsrats soll abgeschafft werden.

*

Im Übrigen soll die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats unverändert bleiben.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

Das nachfolgend unter Ziffer III.1. dieser Einladung zur Hauptversammlung wiedergegebene Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats der InTiCa Systems AG wird mit Wirkung ab dem 1. Januar 2022 beschlossen, § 11 der Satzung der Gesellschaft wird entsprechend, wie unter Ziffer III.2. dieser Einladung zur Hauptversammlung wiedergegeben, neu gefasst und der Vorstand wird, wie unter Ziffer III.3. dieser Einladung zur Hauptversammlung wiedergegeben, im Hinblick auf die Anmeldung der Satzungsänderung zur Eintragung in das Handelsregister entsprechend angewiesen.

8.

Weitere Satzungsänderungen

Die Gesellschaft überprüft ihre Satzung im Sinne einer guten Corporate Governance regelmäßig dahin, ob die einzelnen Satzungsregelungen noch aktuell sowie sach- und zeitgemäß sind. In diesem Zusammenhang hat die Verwaltung einige nachfolgend aufgeführte Satzungsregelungen identifiziert, die geändert, angepasst oder aufgehoben werden sollen. Zudem soll die Satzung vor dem Hintergrund der Erfahrungen mit der COVID-19-Pandemie modernisiert und insbesondere an die fortschreitende Digitalisierung und modernen Kommunikationswege angepasst werden. Nachfolgend werden daher der Hauptversammlung einige entsprechende Satzungsänderungen zur Beschlussfassung vorgeschlagen.

8.1

Beschlussfassung über eine Neufassung des § 9 Abs. 1 der Satzung (Einberufung von Sitzungen des Aufsichtsrats)

§ 9 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft betrifft die Einberufung von Sitzungen des Aufsichtsrats. Die Regelung soll an die mögliche Verwendung moderner Kommunikationsmittel angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

§ 9 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

'(1)

Die Sitzungen des Aufsichtsrats werden vom Vorsitzenden unter Einhaltung einer Frist von mindestens vierzehn Tagen einberufen, wobei der Tag der Absendung der Einladung und der Tag der Sitzung nicht mitgerechnet werden. Die Einberufung kann schriftlich, per Telefax, per E-Mail oder mittels sonstiger gebräuchlicher, auch elektronischer Kommunikationsmittel erfolgen. Der Vorsitzende kann diese Frist in dringenden Fällen abkürzen und die Sitzung mündlich oder fernmündlich einberufen. Im Übrigen gelten hinsichtlich der Einberufung des Aufsichtsrats die gesetzlichen Bestimmungen sowie die Regelungen der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat.'

8.2

Beschlussfassung über eine Neufassung des § 10 der Satzung (Beschlussfassungen im Aufsichtsrat)

§ 10 der Satzung beinhaltet Regelungen zur Beschlussfassung im Aufsichtsrat. Die Vorschrift soll zum einen an marktübliche Regelungen angepasst werden, wonach bei Stimmengleichheit die Stimme des stellvertretenden Vorsitzenden nur dann den Ausschlag gibt, wenn der Vorsitzende verhindert ist. Zum anderen soll die Vorschrift an mögliche Formen der Beschlussfassung im Wege moderner Kommunikationsmittel angepasst werden; dies umfasst auch eine redaktionelle Anpassung der Regelungen zur Dokumentation gefasster Aufsichtsratsbeschlüsse.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

§ 10 der Satzung der Gesellschaft wird insgesamt wie folgt neu gefasst:

'§ 10
Beschlussfassung
(1)

Die Beschlüsse des Aufsichtsrats werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst, sofern das Gesetz nichts anderes bestimmt. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden; ist dieser verhindert, entscheidet die Stimme des stellvertretenden Vorsitzenden.

(2)

Beschlüsse des Aufsichtsrats werden in der Regel in Sitzungen gefasst. Auf Anordnung des Vorsitzenden oder mit Zustimmung aller Mitglieder des Aufsichtsrats können Sitzungen auch in Form einer Telefonkonferenz oder mittels sonstiger elektronischer Kommunikationsmittel (insbesondere Videokonferenz) abgehalten und einzelne Aufsichtsratsmitglieder telefonisch oder mittels elektronischer Kommunikationsmittel (insbesondere Videoübertragung) zugeschaltet werden; in diesen Fällen kann die Beschlussfassung im Wege der Telefonkonferenz oder mittels sonstiger elektronischer Kommunikationsmittel (insbesondere Videokonferenz) erfolgen. Abwesende oder nicht an der Konferenzschaltung teilnehmende oder zugeschaltete Aufsichtsratsmitglieder können auch dadurch an der Beschlussfassung des Aufsichtsrats teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben durch ein anderes Aufsichtsratsmitglied überreichen lassen. Darüber hinaus können sie ihre Stimme auch im Vorfeld der Sitzung, während der Sitzung oder nachträglich innerhalb einer vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu bestimmenden, angemessenen Frist auch mündlich, fernmündlich, per Telefax, per E-Mail oder mittels sonstiger gebräuchlicher, auch elektronischer Kommunikationsmittel abgeben. Ein Recht zum Widerspruch gegen die vom Vorsitzenden angeordnete Form der Beschlussfassung besteht nicht.

(3)

Eine Beschlussfassung über Gegenstände der Tagesordnung, die nicht in der Einladung enthalten waren und auch nicht bis zum dritten Tag vor der Sitzung mitgeteilt worden sind, ist nur zulässig, wenn kein Aufsichtsratsmitglied widerspricht. Abwesenden Mitgliedern ist in einem solchen Fall Gelegenheit zu geben, binnen einer vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu bestimmenden, angemessenen Frist schriftlich, mündlich, fernmündlich, per Telefax, per E-Mail oder mittels sonstiger gebräuchlicher, auch elektronischer Kommunikationsmittel der Beschlussfassung zu widersprechen oder ihre Stimme abzugeben. Der Beschluss wird erst wirksam, wenn kein abwesendes Aufsichtsratsmitglied innerhalb der Frist widersprochen hat. Telefonisch oder mittels elektronischer Kommunikationsmittel zugeschaltete Mitglieder des Aufsichtsrats gelten als anwesend.

(4)

Beschlussfassungen können auch außerhalb von Sitzungen (im Sinne des vorstehenden Absatz 2) schriftlich, per Telefax, per E-Mail oder mittels sonstiger vergleichbarer, insbesondere auch elektronischer Kommunikationsmittel sowie in Kombination der vorgenannten Formen erfolgen, wenn der Vorsitzende des Aufsichtsrats dies unter Beachtung einer angemessenen Frist anordnet oder sich alle Aufsichtsratsmitglieder an der Beschlussfassung beteiligen. Mitglieder, die sich bei der Beschlussfassung der Stimme enthalten, nehmen in diesem Sinne an der Beschlussfassung teil. Ein Recht zum Widerspruch gegen die vom Vorsitzenden angeordnete Form der Beschlussfassung besteht nicht.

(5)

Über die Beschlüsse und Sitzungen des Aufsichtsrats (im Sinne des vorstehenden Absatz 2) sowie über in diesen Sitzungen verabschiedete Beschlüsse sind Niederschriften zu fertigen, die vom Vorsitzenden der Sitzung zu unterzeichnen sind. Beschlüsse außerhalb von Sitzungen (im Sinne im Sinne des vorstehenden Absatz 4) werden vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats schriftlich festgehalten und allen Aufsichtsratsmitgliedern zugeleitet.'

8.3

Beschlussfassung über die Einfügung eines neuen § 13 Abs. 9, Abs. 10 und Abs. 11 der Satzung (Online-Hauptversammlung, Briefwahl und Online-Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats)

Die Gesellschaft soll in Zukunft die Möglichkeit erhalten, eine sogenannte 'Online-Hauptversammlung' durchzuführen sowie den Aktionären die Abgabe ihrer Stimmen im Rahmen der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation zu ermöglichen (Briefwahl); auch soll die Satzung in Zukunft vorsehen, dass die Mitglieder des Aufsichtsrats in bestimmten Fällen im Wege der Bild- und Tonübertragung an der Hauptversammlung teilnehmen dürfen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

§ 13 der Satzung der Gesellschaft wird um einen jeweils neu einzufügenden Absatz 9, Absatz 10 und Absatz 11 wie folgt ergänzt:

'(9)

Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass die Aktionäre an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können (Online-Teilnahme). Der Vorstand ist auch ermächtigt, Bestimmungen zu Umfang und Verfahren der Teilnahme und Rechtsausübung nach Satz 1 zu treffen.

(10)

Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass Aktionäre ihre Stimmen, auch ohne an der Versammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben dürfen (Briefwahl). Der Vorstand ist auch ermächtigt, Bestimmungen zum Umfang und Verfahren der Rechtsausübung nach Satz 1 zu treffen.

(11)

Mitgliedern des Aufsichtsrats ist in Abstimmung mit dem Versammlungsleiter die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege der Ton- und Bildübertragung in den Fällen ausnahmsweise gestattet, in denen sie aus gesundheitlichen Gründen oder dienstlich bedingt verhindert sind oder mit erheblichem Zeit- oder Kostenaufwand verbundene Reisen zum Ort der Hauptversammlung in Kauf nehmen müssten.'

8.4

Beschlussfassung über eine Neufassung des § 18 der Satzung (Veröffentlichungen)

Die in § 18 der Satzung enthaltene Regelung über die Bekanntmachungen und Veröffentlichungen der Gesellschaft soll aktualisiert und insbesondere an die modernen Kommunikationswege angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

§ 18 der Satzung der Gesellschaft wird insgesamt wie folgt neu gefasst:

'§ 18
Veröffentlichungen

Die Bekanntmachungen der Gesellschaft erfolgen im Bundesanzeiger. Die Gesellschaft kann Informationen oder Mitteilungen an die Aktionäre sowie an Intermediäre, Vereinigungen von Aktionären und sonstige Dritte, soweit gesetzlich zulässig, auch im Wege der Datenfernübertragung übermitteln. Gleiches gilt für die Übermittlung derartiger Informationen oder Mitteilungen an die Aktionäre durch Intermediäre, Vereinigungen von Aktionären und sonstige Dritte.'

II.
Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems AG

Der Aufsichtsrat der InTiCa Systems AG hat das derzeit geltende System für die Vergütung der Mitglieder des Vorstands weiterentwickelt und den Vorgaben des ARUG II sowie den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 ('DCGK') angepasst. Der Aufsichtsrat hat hierbei insbesondere die folgenden Änderungen vorgenommen und Neuregelungen getroffen:

*

Die variable Vergütung der Mitglieder des Vorstands wird in Zukunft unterteilt in kurzfristig variable Vergütungsbestandteile und langfristig variable Vergütungsbestandteile.

*

Die kurzfristig variable Vergütung der Mitglieder des Vorstands wird im Wesentlichen in Abhängigkeit von dem im jeweils vorangegangenen Geschäftsjahr erzielten EBIT des InTiCa Systems-Konzerns und im Übrigen auf Grundlage einer jährlich mit dem jeweiligen Vorstandsmitglied zu treffenden Zielvereinbarung gewährt.

*

Die langfristig variable Vergütung entspricht im Wesentlichen der bereits bisher für die Mitglieder des Vorstands geltenden Tantiemeregelung. Insofern wird auch die langfristig variable Vergütung in Abhängigkeit von dem in einem Geschäftsjahr (Referenzjahr) erzielten EBIT des InTiCa Systems-Konzerns gewährt, namentlich der insoweit erzielten EBIT-Marge. Der jeweilige Betrag der langfristig variablen Vergütung wird sodann in drei unterschiedlich hohen Tranchen jeweils nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat in bar an das Vorstandsmitglied ausgezahlt, und zur Hälfte wiederum nur dann, wenn sich in dem der Auszahlung der jeweiligen Tranche vorangegangenen Geschäftsjahr die EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns gegenüber dem Referenzjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat.

*

Neu abzuschließende oder zu verlängernde Anstellungsverträge von Mitgliedern des Vorstands enthalten zukünftig sogenannte Malus- und Claw Back-Regelungen, die die Gesellschaft insbesondere berechtigen, variable Vergütungsbestandteile im Falle eines schwerwiegenden Verstoßes des jeweiligen Vorstandsmitglieds gegen unternehmensinterne Verhaltensrichtlinien oder gesetzliche Pflichten ganz oder teilweise einzubehalten oder zurückzufordern.

I.

Wesentliche Grundsätze des Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems AG

Das Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands leistet einen wesentlichen Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Entwicklung der InTiCa Systems AG. Durch die Ausgestaltung der Vergütung als Festvergütung einerseits sowie als kurzfristig variable und langfristig variable Vergütung andererseits schafft das Vergütungssystem einen Anreiz für eine ergebnisorientierte und nachhaltige Unternehmensführung. Die Vergütung der Mitglieder des Vorstands orientiert sich an der Leistung des Gesamtvorstands sowie an dem Beitrag der einzelnen Vorstandsmitglieder zur Förderung der Unternehmensziele und an dem Geschäftserfolg der InTiCa Systems AG. Namentlich hängt die vollständige Auszahlung der langfristig variablen Vergütung für das jeweilige Geschäftsjahr davon ab, dass sich während des darauffolgenden und des übernächsten Geschäftsjahres die EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns nicht um mehr als 25 % gegenüber dem Referenzjahr verschlechtert hat, und verknüpft hierdurch die Interessen der Vorstandsmitglieder mit denen der Aktionäre. Die Integration von nichtfinanziellen und insbesondere Environmental-Social-Governance- ('ESG-') Zielen als feste Bestandteile der Vergütungsstruktur incentiviert zudem ein nachhaltiges und zukunftsorientiertes Handeln und strebt eine Wertschaffung für sämtliche Mitarbeiter und Aktionäre der InTiCa Systems AG sowie der InTiCa Systems-Gruppe und für die Gemeinschaft an.

Bei der Ausgestaltung des Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands hat sich der Aufsichtsrat insbesondere an den folgenden Grundsätzen orientiert:

*

Förderung der Umsetzung der langfristigen Geschäfts- und Unternehmensstrategie der InTiCa Systems AG;

*

Incentivierung der langfristigen und nachhaltigen Entwicklung der InTiCa Systems AG und der InTiCa Systems-Gruppe;

*

Sicherstellung einer angemessenen, marktüblichen und zugleich wettbewerbsfähigen Vergütung für die Mitglieder des Vorstands;

*

angemessene Berücksichtigung und Honorierung der Leistungen der Vorstandsmitglieder ('Pay for Performance') sowie

*

Berücksichtigung von Nachhaltigkeits- und ESG-Aspekten zur Sicherstellung eines gesellschafts- und zukunftsorientierten Handelns.

Das System zur Vergütung der Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems AG ist klar und verständlich ausgestaltet. Es entspricht den Vorgaben des im Rahmen des ARUG II neu eingefügten § 87a AktG und den Empfehlungen des DCGK, soweit jeweils keine Abweichung von diesen Empfehlungen erklärt wird. Ziel des Aufsichtsrats ist es, den Mitgliedern des Vorstands innerhalb dieser regulatorischen Rahmenbedingungen und unter Beachtung der vorstehenden Grundsätze für die Gestaltung des Vergütungssystems ein marktübliches und zugleich wettbewerbsfähiges Vergütungspaket anzubieten, und sich gleichzeitig ausreichend Flexibilität zu bewahren, um auf strukturelle Änderungen und unterschiedliche Marktgegebenheiten reagieren zu können.

II.

Verfahren zur Fest- und Umsetzung sowie zur Überprüfung des Vergütungssystems

Das Vergütungssystem für den Vorstand der InTiCa Systems AG wird gemäß § 87a Abs. 1 Satz 1 AktG vom Aufsichtsrat beschlossen. Der Aufsichtsrat entwickelt das Vergütungssystem basierend auf den unter obenstehender Ziffer I. dargestellten Grundsätzen sowie unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und der Empfehlungen des DCGK in seiner jeweils gültigen Fassung. Das System zur Vergütung der Mitglieder des Vorstands wird sodann vom Aufsichtsrat abschließend beraten und im Wege der Beschlussfassung im Gesamtgremium verabschiedet.

Der Aufsichtsrat kann bei Bedarf einen externen Vergütungsexperten zur Entwicklung des Vergütungssystems und zur Beurteilung der Angemessenheit der Vergütung hinzuziehen. Bei der Mandatierung eines externen Vergütungsexperten achtet der Aufsichtsrat auf dessen Unabhängigkeit vom Vorstand und vom Unternehmen. Bislang hat der Aufsichtsrat keinen externen Vergütungsexperten im Hinblick auf das Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands beigezogen.

Das Vergütungssystem wird vom Aufsichtsrat regelmäßig überprüft. Es wird bei jeder wesentlichen Änderung, mindestens jedoch alle vier Jahre, der Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt. Sollte die Hauptversammlung das vorgelegte Vergütungssystem nicht billigen, wird spätestens in der darauffolgenden ordentlichen Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem zur Beschlussfassung vorgelegt. Während des gesamten Verfahrens zur Fest- und Umsetzung sowie zur Überprüfung des Vergütungssystems werden die Vorgaben des Aktiengesetzes sowie die Empfehlungen des DCGK zur Vermeidung und zur Behandlung von Interessenkonflikten eingehalten.

Das Vergütungssystem gilt für alle ab dem 1. August 2021 neu abzuschließenden oder zu verlängernden Vorstandsanstellungsverträge. Für die bestehenden Anstellungsverträge der Mitglieder des Vorstands gilt im Einklang mit den Vorgaben des § 26j Abs. 1 EGAktG und der Begründung des DCGK die bisherige Vergütungsstruktur fort.

III.

Vergütungsstruktur

Der Aufsichtsrat legt auf Basis und im Rahmen des Vergütungssystems jeweils für das bevorstehende Geschäftsjahr die konkrete Höhe der Ziel-Gesamtvergütung für jedes Vorstandsmitglied fest. Die Ziel-Gesamtvergütung setzt sich aus der Summe aller festen und variablen Vergütungsbestandteile eines Jahres für den Fall einer einhundertprozentigen Zielerreichung zusammen. Die für jedes Vorstandsmitglied festzulegende konkrete Ziel-Gesamtvergütung steht in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des jeweiligen Vorstandsmitglieds und zur Lage des Unternehmens. Der Aufsichtsrat achtet außerdem auf die Angemessenheit und Marktüblichkeit der Vergütung.

1.

Horizontalvergleich

Die InTiCa Systems AG verfolgt eine marktorientierte Vergütungsphilosophie. Für die Beurteilung der Marktüblichkeit der Vergütung der einzelnen Vorstandsmitglieder zieht der Aufsichtsrat zunächst einen Horizontalvergleich zur Vorstandsvergütung einer vom Aufsichtsrat festzulegenden Gruppe vergleichbarer mittelständischer börsennotierter und nicht börsennotierter Unternehmen heran, wobei er insbesondere die Marktstellung der InTiCa Systems AG sowie die wirtschaftliche Gesamtsituation und die jeweiligen Marktgegebenheiten berücksichtigt ('Peer Group'). Der Aufsichtsrat kann zudem im Rahmen des Horizontalvergleichs weitere Unternehmen vergleichbarer Größe berücksichtigen.

2.

Vertikalvergleich

Der Aufsichtsrat berücksichtigt bei der Festsetzung der Ziel-Gesamtvergütung ferner die Höhe der Vergütung der Mitglieder des Vorstands im Verhältnis zur Vergütungsstruktur innerhalb der InTiCa Systems-Gruppe, wobei er für die Mitglieder des Vorstands die jährliche Grundvergütung sowie die variable Vergütung bei (unterstellter) einhundertprozentiger Zielerreichung zugrunde legt. Im Rahmen dieses Vertikalvergleichs zieht der Aufsichtsrat die durchschnittliche Vergütung der Führungsebene unterhalb des Vorstands der InTiCa Systems AG heran; bei der InTiCa Systems AG besteht unterhalb des Vorstands nur eine Führungsebene, diejenige der Bereichsleiter. Ferner berücksichtigt der Aufsichtsrat auch die durchschnittliche Vergütung der Gesamtbelegschaft der InTiCa Systems-Gruppe im Zeitverlauf. Im Falle wesentlicher Verschiebungen der Relation zwischen der Vergütung der Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems AG und der Vergütung der vertikalen Vergleichsgruppen prüft der Aufsichtsrat die Ursachen für die Verschiebung.

3.

Differenzierung nach unterschiedlichen Anforderungen an die einzelnen Vorstandspositionen

Der Aufsichtsrat ist berechtigt, bei der Festsetzung der Höhe der Ziel-Gesamtvergütung der einzelnen Vorstandsmitglieder im Hinblick auf unterschiedliche Anforderungen der jeweiligen Vorstandstätigkeit, Marktgegebenheiten oder die Qualifikation und Erfahrung der einzelnen Vorstandsmitglieder zu differenzieren. Er kann bei der Festsetzung der Höhe der Ziel-Gesamtvergütung daher insbesondere Abstufungen abhängig von der Funktion der Vorstandsmitglieder (Vorstandsvorsitzender oder einfaches Vorstandsmitglied), von den verwalteten Vorstandsressorts oder von der Erfahrung oder Zugehörigkeit zum Vorstand vornehmen.

4.

Bestandteile und Struktur der Ziel-Gesamtvergütung

Das Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems AG setzt sich aus festen, erfolgsunabhängigen und variablen, erfolgsabhängigen Vergütungsbestandteilen zusammen, deren Summe die Gesamtvergütung der einzelnen Vorstandsmitglieder bildet.

Die feste, erfolgsunabhängige Vergütung besteht aus einer fixen Grundvergütung und Nebenleistungen, die je nach Anlass und Vorstandsmitglied unterschiedlich hoch ausfallen können. Darüber hinaus gewährt die Gesellschaft den Mitgliedern jeweils einen Zuschuss zur Altersversorgung.

Die variable, erfolgsabhängige Vergütung besteht aus einem kurzfristig variablen Vergütungsbestandteil in Form einer jährlichen Bonuszahlung und einem langfristig variablen Vergütungsbestandteil, der jeweils nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat an die Vorstandsmitglieder in bar in drei unterschiedlich hohen Tranchen ausgezahlt wird, und zur Hälfte wiederum nur dann, wenn sich in dem der Auszahlung der jeweiligen Tranche vorangegangenen Geschäftsjahr die EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns gegenüber dem Referenzjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat.

5.

Zusammensetzung der Ziel-Gesamtvergütung

Das Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands gestattet es dem Aufsichtsrat, Differenzierungen bei der Bemessung der Ziel-Gesamtvergütung abhängig von der Funktion des jeweiligen Vorstandsmitglieds (Vorstandsvorsitzender oder einfaches Vorstandsmitglied), von den verwalteten Vorstandsressorts oder von der Erfahrung oder Zugehörigkeit zum Vorstand vorzunehmen. Zudem kann der Aufsichtsrat im Rahmen der jährlichen Überprüfung der Vergütung der Vorstandsmitglieder unter Berücksichtigung der Marktüblichkeit und der Angemessenheit einzelne Vergütungsbestandteile anpassen. Im Übrigen bezieht der Aufsichtsrat bei der Berechnung der Ziel-Gesamtvergütung für ein Geschäftsjahr auch etwaige Konzernbezüge einzelner Vorstandsmitglieder ein. Vor diesem Hintergrund setzt sich die Ziel-Gesamtvergütung für die Mitglieder des Vorstands wie folgt zusammen:

Zusammensetzung der Ziel-Gesamtvergütung
für die Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems AG
Fixe Grundvergütung ca. 45 %
Kurzfristig variable, erfolgsabhängige Vergütung ca. 10 %
Langfristig variable, erfolgsabhängige Vergütung ca. 38 %
Nebenleistungen und Versorgungsaufwand ca. 7 %
Ziel-Gesamtvergütung 100 %

Entsprechend der Empfehlung G.6 des DCGK achtet der Aufsichtsrat bei der Festsetzung der Ziel-Gesamtvergütung darauf, dass die variable Vergütung, die sich aus dem Erreichen langfristig orientierter Ziele ergibt, den Anteil der variablen Vergütung aus kurzfristig orientierten Zielen übersteigt. Hierdurch wird sichergestellt, dass das Vergütungssystem auf die langfristige Entwicklung und Umsetzung der Geschäftsziele der InTiCa Systems AG fokussiert ist, ohne jedoch das Erreichen kurzfristiger, insbesondere operativer Ziele aus den Augen zu verlieren.

6.

Höchstgrenzen und Maximalvergütung

Zur Erzielung eines ausgewogenen Chancen-Risiko-Profils und einer entsprechenden Anreizwirkung des Vergütungssystems sind die variablen Vergütungsbestandteile so ausgestaltet, dass der Auszahlungsbetrag Null betragen kann. Ferner sehen sowohl die jährliche Bonuszahlung (kurzfristig variable Vergütung) als auch die langfristig variable Vergütung eigenständige Höchstgrenzen (sogenannte 'Caps') vor.

Der Aufsichtsrat legt zudem gemäß § 87a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG eine Maximalvergütung, bestehend aus der Summe der festen, erfolgsunabhängigen Vergütung einschließlich der Nebenleistungen und der Zuschüsse zur Altersversorgung sowie der Höchstbeträge der kurzfristig und langfristig variablen Vergütung für die Vorstandsmitglieder fest. Insoweit kommt es nicht darauf an, wann das entsprechende Vergütungselement ausgezahlt, sondern für welches Geschäftsjahr es gewährt wird. Die Höhe der Maximalvergütung prüft der Aufsichtsrat hierbei auf ihre Angemessenheit. Diese Angemessenheitsprüfung erfolgt im Zusammenhang mit dem oben dargestellten Horizontal- und Vertikalvergleich und beinhaltet sowohl die Nebenleistungen als auch die Zuschüsse zur Altersversorgung in der jeweiligen maximalen, pauschal ermittelten Höhe. Der Aufsichtsrat bezieht zudem auch etwaige Konzernbezüge einzelner Vorstandsmitglieder in die Berechnung der Maximalvergütung ein.

Die Maximalvergütung für ein Geschäftsjahr - unabhängig davon, ob sie in dem betreffenden Geschäftsjahr oder zu einem späteren Zeitpunkt ausgezahlt wird, und unter Zugrundelegung der jeweiligen Höchstgrenzen für die kurzfristig und langfristig variable Vergütung - beträgt für den Vorstandsvorsitzenden EUR 490.000,00 und für die übrigen Vorstandsmitglieder jeweils EUR 460.000,00.

Die Maximalvergütung stellt nicht die vom Aufsichtsrat angestrebte oder für angemessen erachtete Vergütungshöhe dar, sondern lediglich eine absolute Höchstgrenze, die allenfalls bei vollständiger Zielerreichung erreicht werden kann.

IV.

Die einzelnen Vergütungsbestandteile im Detail

1.

Feste Vergütungsbestandteile

Die feste Vergütung der Mitglieder des Vorstands setzt sich aus einer fixen Grundvergütung und individuell vereinbarten Nebenleistungen sowie den Zuschüssen zur Altersversorgung zusammen.

a.

Grundvergütung

Jedes Vorstandsmitglied erhält eine individualvertraglich vereinbarte, feste Grundvergütung, die in der Regel in zwölf gleichen Teilbeträgen ausgezahlt wird. Die Angemessenheit und Höhe der Grundvergütung werden durch den Aufsichtsrat laufend, mindestens einmal jährlich, überprüft und, sofern aus Sicht des Aufsichtsrats erforderlich, der Entwicklung des Unternehmens angepasst. Als Vergleichsmaßstab dient insoweit die individuelle Geschäftsentwicklung der InTiCa Systems-Gruppe gegenüber den Unternehmen der Peer Group.

b.

Nebenleistungen

Darüber hinaus erhalten die Vorstandsmitglieder übliche Nebenleistungen, die im Wesentlichen die dienstliche und private Nutzung von Firmenwägen und Smartphones sowie weitere Leistungen, etwa Zuschüsse zur, eine Kostenerstattung für oder den Abschluss von Kranken-, Pflege-, Sozial-, Unfall-, Berufsunfähigkeits- und sonstigen Versicherungen sowie sonstige Aufwandsentschädigungen umfassen können. Die InTiCa Systems AG hat außerdem eine 'Directors' and Officers' Insurance' (D&O-Versicherung) mit einem Selbstbehalt in Höhe von mindestens 10 % des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung für jedes Vorstandsmitglied geschlossen. Reisekosten und sonstige Aufwendungen, die von den Mitgliedern des Vorstands im Interesse der Gesellschaft getätigt werden, werden ihnen auf Nachweis erstattet.

Ebenso wie die Grundvergütung, wird auch die Angemessenheit und Höhe der einzelnen Nebenleistungen durch den Aufsichtsrat laufend, mindestens einmal jährlich, überprüft und, sofern aus Sicht des Aufsichtsrats erforderlich, der Entwicklung des Unternehmens im Vergleich zu den Unternehmen der Peer Group angepasst.

c.

Versorgungsaufwand (Zuschüsse zur Altersversorgung)

Die Mitglieder des Vorstands erhalten jeweils einen Zuschuss zur Altersversorgung in Höhe des Arbeitgeberanteils für einen gesetzlich versicherten Angestellten in der gesetzlichen Rentenversicherung.

d.

Sonstige Leistungen

Schließlich kann der Aufsichtsrat in Ausnahmefällen Sondervergütungen für außerordentliche Leistungen eines Vorstandsmitglieds mit dem jeweiligen Vorstandsmitglied im Rahmen der festgelegten Maximalvergütung individuell vereinbaren.

2.

Variable Vergütungsbestandteile

Die variable Vergütung der Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems AG setzt sich aus einem kurzfristig orientierten und einem langfristig orientierten Vergütungsbestandteil zusammen. Die variable Vergütung leistet einen wesentlichen Beitrag zur langfristigen und nachhaltigen Entwicklung der InTiCa Systems AG. Die Gewährung der variablen Vergütung hängt von der Erreichung bestimmter finanzieller und nichtfinanzieller Leistungskriterien ab; für die Bemessung der kurzfristig variablen Vergütung werden zudem ESG-Ziele berücksichtigt.

a.

Jährliche Bonuszahlung (kurzfristig variabler Vergütungsbestandteil)

(i)

Grundzüge der jährlichen Bonuszahlung

Die Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems AG erhalten eine kurzfristig variable, erfolgsabhängige Vergütung in Form einer jährlichen Bonuszahlung, die namentlich die operative Umsetzung der Unternehmensstrategie der InTiCa Systems-Gruppe während des abgelaufenen Geschäftsjahres honoriert. Die Höhe der jährlichen Bonuszahlung bemisst sich jeweils nach der Erreichung finanzieller und nichtfinanzieller Leistungskriterien sowie von ESG-Zielen. Die Auszahlung des Bonus erfolgt jeweils im Folgegeschäftsjahr in bar kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses.

(ii)

Leistungskriterien

Die jährliche Bonuszahlung spiegelt den wirtschaftlichen Erfolg der InTiCa Systems AG während eines Geschäftsjahres wider. Sie erfolgt daher im Wesentlichen in Abhängigkeit von dem im jeweils vorangegangenen Geschäftsjahr erzielten EBIT des InTiCa Systems-Konzerns. Im Übrigen wird die Bonuszahlung auf Grundlage einer jährlich mit dem jeweiligen Vorstandsmitglied zu treffenden Zielvereinbarung gewährt, die insbesondere nichtfinanzielle und ESG-Ziele beinhaltet. Die Leistungskriterien für die kurzfristig variable Vergütung setzen sich damit insgesamt aus unternehmensbezogenen, finanziellen und nichtfinanziellen Leistungskriterien sowie aus ESG-Zielen zusammen. Die Festlegung sowohl finanzieller wie auch nichtfinanzieller Leistungskriterien und von ESG-Zielen honoriert die Umsetzung der Geschäftsstrategie der InTiCa Systems AG und schafft einen Anreiz für ein nachhaltiges und auf die Zukunft ausgerichtetes Handeln der Vorstandsmitglieder.

Wesentliches Leistungskriterium für die jährliche Bonuszahlung ist das (um Sondereffekte bereinigte) EBIT des InTiCa Systems-Konzerns während des abgelaufenen Geschäftsjahres entsprechend dem vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschluss. Die weiteren für das betreffende Geschäftsjahr maßgeblichen Ziele - insbesondere nichtfinanzielle Leistungskriterien und ESG-Ziele - werden vom Aufsichtsrat jeweils vor Beginn des Geschäftsjahres für jedes Vorstandsmitglied definiert und in der Zielvereinbarung festgelegt. Der Aufsichtsrat setzt insoweit ambitionierte, qualitative Ziele fest, die sich neben operativen vor allem auch an strategischen Zielsetzungen orientieren und die sich sowohl auf die InTiCa Systems AG wie auch auf die InTiCa Systems-Gruppe beziehen können. In diesem Rahmen vereinbart der Aufsichtsrat für jedes Vorstandsmitglied - neben dem EBIT des InTiCa Systems-Konzerns - grundsätzlich bis zu zwei weitere relevante Leistungskriterien und deren Gewichtung zueinander. Die Kriterien werden vom Aufsichtsrat aus den Bereichen 'Umsetzung der Unternehmensstrategie' und 'ESG' ausgewählt. Hierzu werden aus den für das betreffende Geschäftsjahr gesetzten Fokusthemen für jedes Vorstandsmitglied - soweit möglich klar definierte und messbare - individuelle Ziele innerhalb des jeweiligen Vorstandsressorts abgeleitet, an deren Erreichung die Vorstandsmitglieder gemessen werden. Die Ziele können auch für alle Vorstandsmitglieder einheitlich festgelegt werden, wenn dies aus Sicht des Aufsichtsrates sinnvoll und im Sinne einer entsprechenden Incentivierung angemessen erscheint.

Die Ziele orientieren sich unter anderem an den operativen Aspekten der Umsetzung der Unternehmensstrategie, etwa der Geschäftsentwicklung, der Umsetzung von Großprojekten, der Optimierung von Prozessen oder der Effizienzsteigerung. Daneben erfolgt eine Orientierung an ESG-Aspekten, etwa der Kundenzufriedenheit, der Mitarbeiterzufriedenheit oder der Compliance sowie an Diversitätszielen und Zielen betreffend Energie und Umwelt.

Der Aufsichtsrat ist berechtigt, auch andere relevante Ziele auszuwählen, wenn diese nach seiner Einschätzung besser geeignet sind, eine angemessene Incentivierung der Mitglieder des Vorstands zu gewährleisten. In Ausnahmefällen kann im Rahmen der 'Umsetzung der Unternehmensstrategie' auch ein geeignetes (weiteres) finanzielles Leistungskriterium zur Anwendung kommen, das sich jedoch inhaltlich nicht mit dem Leistungskriterium des EBIT überschneiden darf.

(iii)

Bemessung der jährlichen Bonuszahlung und Cap

Für die Bemessung der jährlichen Bonuszahlung legt der Aufsichtsrat für jedes Vorstandsmitglied in der Zielvereinbarung für das betreffende Geschäftsjahr einen Zielbetrag (der Bonuszahlung) für den Fall der einhundertprozentigen Zielerreichung fest.

Zudem legt der Aufsichtsrat in der Zielvereinbarung für das bevorstehende Geschäftsjahr für jedes relevante Leistungskriterium - das EBIT des InTiCa Systems-Konzerns und im Übrigen die vereinbarten weiteren, insbesondere nichtfinanziellen und ESG-Ziele - einen Zielwert fest, der einer Zielerreichung von 100 % entspricht. Ferner definiert der Aufsichtsrat in der Zielvereinbarung für jedes Leistungskriterium einen Minimalwert, bei dem die Zielerreichung 0 % beträgt, einen Maximalwert, bei dem die Zielerreichung 150 % beträgt, sowie die Zielerreichungskurve zwischen dem Minimalwert und dem Maximalwert; eine Zielerreichung über 150 % ist nicht möglich (Cap).

Bei der Festlegung der Zielwerte für die einzelnen Leistungskriterien orientiert sich der Aufsichtsrat insbesondere auch am aktuellen Markt- und Wettbewerbsumfeld. Er kann auch Werte der vorangegangenen Geschäftsjahre, Budgetwerte oder die kurz- und mittelfristigen Unternehmensziele der InTiCa Systems AG heranziehen. Der Aufsichtsrat stellt dabei stets sicher, dass die für die einzelnen Leistungskriterien festgelegten Zielwerte ambitioniert sind und gleichzeitig eine angemessene Anreizfunktion für die Mitglieder des Vorstands entfalten. Der Aufsichtsrat achtet zudem darauf, dass die festgelegten Werte transparent, nachvollziehbar und individuell messbar sind.

Zu Beginn des jeweiligen Folgegeschäftsjahres, jedenfalls im Zusammenhang mit der Prüfung und Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses, bemisst der Aufsichtsrat die prozentuale Zielerreichung für jedes relevante Leistungskriterium zwischen 0 % und 150 %. Auf Basis der so errechneten Zielerreichungsgrade für jedes Leistungskriterium errechnet der Aufsichtsrat den Gesamtzielerreichungsgrad für das vorherige Geschäftsjahr in Prozent, wobei das Leistungskriterium 'EBIT des InTiCa Systems-Konzerns' grundsätzlich mit 80 % und im Übrigen die für das betreffende Geschäftsjahr im Rahmen der Zielvereinbarung festgelegten weiteren, insbesondere nichtfinanziellen und ESG-Ziele grundsätzlich insgesamt mit 20 % - und innerhalb dieses Anteils in der vom Aufsichtsrat festgelegten Gewichtung - gewertet werden. Der Aufsichtsrat ist berechtigt, in Ausnahmefällen eine andere Gewichtung zwischen einerseits dem EBIT des InTiCa Systems-Konzerns und andererseits den weiteren vereinbarten Leistungskriterien vorzunehmen, wenn dies aus seiner Sicht sinnvoll und im Hinblick auf die konkreten Ziele und maßgeblichen Umstände angemessen erscheint.

Anhand des auf diese Weise vom Aufsichtsrat errechneten Gesamtzielerreichungsgrads ermittelt sich die Höhe der jährlichen Bonuszahlung für jedes Vorstandsmitglied individuell wie folgt:

Der errechnete Gesamtzielerreichungsgrad wird mit dem für das Vorstandsmitglied in der Zielvereinbarung festgelegten Zielbetrag (für die Höhe der Bonuszahlung) multipliziert. Der sich hieraus ergebende Betrag ist der Betrag der jährlichen Bonuszahlung für das abgelaufene Geschäftsjahr, allerdings ist der sich aus der Berechnung ergebene Auszahlungsbetrag jeweils auf 150 % des individuellen Zielbetrages begrenzt. Die Auszahlung der jährlichen Bonuszahlung für das abgelaufene Geschäftsjahr erfolgt jeweils kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses. Bei unterjährigem Ausscheiden aus dem Vorstand wird die Höhe der Bonuszahlung nach dem Ende des Geschäftsjahres nach den vorstehenden Grundsätzen zeitanteilig ermittelt und zu dem üblichen Auszahlungstermin gewährt; für den Fall der Abberufung oder Kündigung des Anstellungsvertrages aus wichtigem Grund gelten abweichende Regelung (unten, V.1.).

Die vom Aufsichtsrat in der Zielvereinbarung - neben dem EBIT des InTiCa Systems-Konzerns - festgelegten weiteren Leistungskriterien für ein Geschäftsjahr und ihre Gewichtung zueinander für die Bemessung der Gesamtzielerreichung werden im Vergütungsbericht für das entsprechende Geschäftsjahr veröffentlicht.

b.

Langfristig variabler Vergütungsbestandteil

(i)

Grundzüge der langfristig variablen Vergütung

Die langfristig variable Vergütung der Mitglieder des Vorstands bemisst sich anhand der während des abgelaufenen Geschäftsjahres erzielten EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns. Erreicht die EBIT-Marge für das betreffende Geschäftsjahr (Referenzjahr) einen bestimmten Schwellenwert, wird ein Grundbetrag der langfristig variablen Vergütung fällig, der sich in Form eines prozentualen Anteils (Eingangs-Tantiemesatz) der fixen Grundvergütung des jeweiligen Vorstandsmitglieds errechnet. Sofern und soweit die EBIT-Marge den Schwellenwert übersteigt, erhöht sich entsprechend der Tantiemesatz. Der jeweilige Betrag der langfristig variablen Vergütung wird sodann jeweils nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat in drei unterschiedlich hohen Tranchen in bar ausgezahlt, und zur Hälfte wiederum nur dann, wenn sich in dem der Auszahlung der jeweiligen Tranche vorangegangenen Geschäftsjahr die EBIT-Marge gegenüber dem Referenzjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat.

(ii)

Leistungskriterien

Gemäß der Empfehlung G.10 Satz 1 des DCGK sollen variable Vergütungsbestandteile für Mitglieder des Vorstands unter Berücksichtigung der jeweiligen steuerlichen Situation überwiegend in Aktien der Gesellschaft angelegt oder entsprechend aktienbasiert gewährt werden, etwa in Form von Aktienoptionen oder in wirtschaftlich vergleichbaren Gestaltungen.

Allerdings ist vorliegend eine Ausgestaltung insbesondere der langfristig variablen Vergütung als aktienkursabhängiges Modell nach Ansicht des Aufsichtsrats nicht sinnvoll. Vor dem Hintergrund des nur sehr geringen Handelsvolumens der InTiCa Systems-Aktie, der entsprechend niedrigen Liquidität des Aktienkurses und - angesichts der bestehenden Aktionärsstruktur der InTiCa Systems AG - des nur relativ kleinen 'echten' Free Float-Anteils der Aktie stellt der Börsenkurs der Gesellschaft kein geeignetes Leistungskriterium für die Bemessung der langfristig variablen Vergütung dar. Insbesondere erlaubt der Börsenkurs der InTiCa Systems-Aktie keinen aussagekräftigen Vergleich mit anderen börsennotierten Unternehmen aus der Peer Group. Namentlich die sonst einer positiven oder negativen Unternehmensentwicklung folgende Preisbildung an der Börse ist daher vorliegend aus Sicht des Aufsichtsrats für die Bestimmung der langfristig variablen Vergütung nicht gegeben. Entgegen der Empfehlung G.10 Satz 1 des DCGK wird daher die langfristig variable Vergütung für die Mitglieder des Vorstands nicht überwiegend in Aktien der Gesellschaft angelegt oder entsprechend aktienbasiert gewährt, vielmehr erfolgt auch die Auszahlung der langfristig variablen Vergütung an die Mitglieder des Vorstands in bar; insofern wird die Gesellschaft in einer aktualisierten Entsprechenserklärung eine Abweichung von der genannten Empfehlung des DCGK offenlegen und erläutern.

Allerdings greift der Aufsichtsrat im Rahmen des Vorstandsvergütungssystems die insbesondere im DCGK zum Ausdruck kommende Verpflichtung auf, im Einklang mit den Prinzipien der sozialen Marktwirtschaft unter Berücksichtigung der Belange der Aktionäre, der Belegschaft und der sonstigen mit dem Unternehmen verbundenen Gruppen für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen. Das dahingehende Unternehmensinteresse beruht aus Sicht des Aufsichtsrats zuvörderst auf zukunftsfähigem Wirtschaften durch die Mitglieder der Verwaltung und insbesondere der Schaffung von Wert durch eine bestmögliche Nutzung der vorhandenen Ressourcen des Unternehmens.

Als Berechnungsgrundlage für die langfristig variable Vergütung dient insofern - wie auch für die kurzfristig variable Vergütung - das während eines Geschäftsjahres erzielte EBIT des InTiCa Systems-Konzerns, hier in Form der erzielten EBIT-Marge, jeweils entsprechend dem vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschluss und bereinigt um Sondereffekte. Allerdings wird die langfristig variable Vergütung (im Gegensatz zur kurzfristig variablen Vergütung) über einen mehrjährigen Zeitraum in drei unterschiedlich hohen Tranchen an die Mitglieder des Vorstands ausgezahlt, und zur Hälfte wiederum nur dann, wenn sich in dem der Auszahlung der jeweiligen Tranche vorangegangenen Geschäftsjahr die EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns gegenüber dem Referenzjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat. Maßgebliches Leistungskriterium für die langfristig variable Vergütung ist damit eine strategisch motivierte, wertorientierte Unternehmensführung der InTiCa Systems AG, die sich auf Grundlage des operativen Ergebnisses des InTiCa Systems-Konzerns bemisst: Die gestreckte Auszahlung der langfristig variablen Vergütung über mehrere Jahre bei gleichzeitig nicht wesentlicher Verschlechterung der Ergebnissituation des Konzerns dient einer ergebnisorientierten, nachhaltigen Unternehmensführung und strebt insofern eine Wertschaffung für sämtliche Mitarbeiter und Aktionäre der InTiCa Systems AG sowie der InTiCa Systems-Gruppe und für die Gemeinschaft an.

Vor diesem Hintergrund erfolgt die Berechnung der langfristig variablen Vergütung der Mitglieder des Vorstands nach Maßgabe der folgenden Methodik:

(iii)

Berechnung der langfristig variablen Vergütung

*

Schwellenwert und Grundbetrag der langfristig variablen Vergütung

Die langfristig variable Vergütung hängt zunächst davon ab, dass die während des betreffenden Geschäftsjahres erzielte EBIT-Marge einen bestimmten Schwellenwert erreicht. In diesem Fall wird ein Grundbetrag der langfristig variablen Vergütung fällig. Dieser errechnet sich unter Anwendung des relevanten Eingangs-Tantiemesatzes auf die fixe Grundvergütung des jeweiligen Vorstandsmitglieds. Erreicht die EBIT-Marge nicht den Schwellenwert, wird keine langfristig variable Vergütung fällig.

Maßgeblich sind die folgenden Sätze:

Schwellenwert EBIT-Marge (in % des Konzernumsatzes): 4,00
Eingangs-Tantiemesatz (in %) 20,00

Hiernach errechnet sich die langfristig variable Vergütung wie folgt:

Beispiel 1:

Konzernumsatz (in Mio. EUR): 75,00
EBIT (in Mio. EUR): 2,75
EBIT-Marge (in % des Konzernumsatzes): 3,67
Fixe Grundvergütung des betreffenden Vorstandsmitglieds (in EUR): 200.000,00

In dem vorstehenden Beispiel 1 erreicht die EBIT-Marge (3,67 %) nicht den maßgeblichen Schwellenwert (4,00 %); es wird keine langfristig variable Vergütung fällig.

Beispiel 2:

Konzernumsatz (in Mio. EUR): 75,00
EBIT (in Mio. EUR): 3,00
EBIT-Marge (in % des Konzernumsatzes): 4,00
Fixe Grundvergütung des betreffenden Vorstandsmitglieds (in EUR): 200.000,00

Im Beispiel 2 erreicht die EBIT-Marge (4,00 %) den Schwellenwert (4,00 %). Der hiernach fällige Betrag der langfristig variablen Vergütung errechnet sich durch die Anwendung des Eingangs-Tantiemesatzes (20,00 %) auf die fixe Grundvergütung des Vorstandsmitglieds wie folgt:

EUR 200.000,00 x 20,00 % = EUR 40.000,00

*

Erhöhung des Eingangs-Tantiemesatzes entsprechend höherer EBIT-Marge

Mit jedem Zehntel-Prozentpunkt, um den die EBIT-Marge (kaufmännisch gerundet auf zwei Nachkommastellen) den Schwellenwert (4,00 %) übersteigt, erhöht sich der Eingangs-Tantiemesatz jeweils um ein Zehntel-Prozentpunkt, multipliziert mit dem Faktor 10.

Beispiel 3:

Konzernumsatz (in Mio. EUR): 75,00
EBIT (in Mio. EUR): 4,85
EBIT-Marge (in % des Konzernumsatzes): 6,50 (kaufmännisch gerundet)
Fixe Grundvergütung des betreffenden Vorstandsmitglieds (in EUR): 200.000,00

Im vorstehenden Beispiel 3 übersteigt die EBIT-Marge (6,50 %) den Schwellenwert (4,00 %). Der Tantiemesatz erhöht sich demnach (ausgehend von dem Eingangs-Tantiemesatz von 20,00 %) wie folgt:

20,00 % + [(6,50 % - 4,00 %) x 10] = 45,00 %

Der hiernach fällige Betrag der langfristig variablen Vergütung des Vorstandsmitglieds errechnet sich durch die Anwendung des erhöhten Tantiemesatzes (45,00 %) auf die fixe Grundvergütung wie folgt:

EUR 200.000,00 x 45,00 % = EUR 90.000,00

Allerdings ist der Auszahlungsbetrag der langfristig variablen Vergütung auf den Betrag der jährlichen fixen Grundvergütung des betreffenden Vorstandsmitglieds begrenzt (Cap). Ein erhöhter Tantiemesatz aufgrund einer höheren EBIT-Marge führt nicht dazu, dass der Auszahlungsbetrag den Betrag der jährlichen fixen Grundvergütung übersteigt. Auf Basis der vorstehend dargestellten Methodik greift der beschriebene Cap bei einer EBIT-Marge von mehr als 12,00 % (und einem entsprechend erhöhten Tantiemesatz von mehr als 100 %) ein:

20,00 % + [(12,00 % - 4,00 %) x 10] = 100,00 %

Auch bei einem erhöhten Tantiemesatz von mehr als 100,00 % (aufgrund einer EBIT-Marge von mehr als 12,00 %) ist der Auszahlungsbetrag der langfristig variablen Vergütung in dem vorstehenden Beispiel 3 auf den Betrag von EUR 200.000,00 begrenzt.

Im Falle eines unterjährigen Ausscheidens aus dem Vorstand wird die langfristig variable Vergütung des betreffenden Vorstandsmitglieds für das Jahr des Ausscheidens zeitanteilig berechnet.

(iv)

Auszahlung

Die sich für das jeweilige Geschäftsjahr ergebende langfristig variable Vergütung wird in drei unterschiedlich hohen Tranchen wie folgt an die Mitglieder des Vorstands in bar ausgezahlt:

*

Ein Anteil von 50 % der sich nach Maßgabe der vorstehenden Methodik ergebenden langfristig variablen Vergütung wird kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat für das betreffende Geschäftsjahr (Referenzjahr) ausgezahlt.

*

Ein Anteil von 30 % der sich für das betreffende Geschäftsjahr (Referenzjahr) ergebenden langfristig variablen Vergütung wird kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat für das darauffolgende Geschäftsjahr ausgezahlt, wenn sich in diesem Geschäftsjahr die EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns gegenüber dem Referenzjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat.

*

Ein Anteil von 20 % der sich für das betreffende Geschäftsjahr (Referenzjahr) ergebenden langfristig variablen Vergütung wird kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat für das übernächste Geschäftsjahr ausgezahlt, wenn sich in diesem Geschäftsjahr die EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns gegenüber dem Referenzjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat.

Beispiel:

Für das Referenzjahr (Jahr 1) ergibt sich für das betreffende Vorstandsmitglied ein Betrag der langfristig variablen Vergütung von EUR 100.000,00. Der Betrag wird wie folgt ausgezahlt:

*

Ein Betrag von EUR 50.000,00 wird kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat für das Referenzjahr ausgezahlt.

*

Ein Betrag von EUR 30.000,00 wird kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat für das darauffolgende Geschäftsjahr (Jahr 2) ausgezahlt, wenn sich im Jahr 2 die EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns gegenüber dem Referenzjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat.

*

Ein Betrag von EUR 20.000,00 wird kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat für das übernächste Geschäftsjahr (Jahr 3) ausgezahlt, wenn sich im Jahr 3 die EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns gegenüber dem Referenzjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat.

Bei unterjährigem Ausscheiden wird die langfristig variable Vergütung wie folgt ausgezahlt:

*

Langfristig variable Vergütungsbeträge für Geschäftsjahre (jeweiliges Referenzjahr), die bereits vor dem Jahr des Ausscheidens abgelaufen sind, werden kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat für das Jahr des Ausscheidens vollständig ausgezahlt, wenn sich im Jahr des Ausscheidens die EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns gegenüber dem jeweiligen Referenzjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat.

*

Die zeitanteilig zu ermittelnde, langfristig variable Vergütung für das Jahr des Ausscheidens wird kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat für das Jahr des Ausscheidens vollständig ausgezahlt, wenn sich im Jahr des Ausscheidens die EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns gegenüber dem dem Ausscheiden vorangegangenen Geschäftsjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat.

Für den Fall der Abberufung oder Kündigung des Anstellungsvertrages aus wichtigem Grund gelten abweichende Regelung (unten, V.1.).

V.

Vergütungsbezogene Rechtsgeschäfte

Die Anstellungsverträge der Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems AG werden jeweils für die Dauer ihrer Bestellung geschlossen. Sie enden jeweils mit Ablauf des entsprechenden Zeitraums, ohne dass es einer Kündigung bedarf, spätestens jedoch mit Erreichen des gesetzlichen Rentenalters des betreffenden Vorstandsmitglieds.

1.

Vorzeitige Beendigung des Anstellungsvertrags

Die Anstellungsverträge der Mitglieder des Vorstands können aus wichtigem Grund gekündigt werden. Für den Fall, dass ein Mitglied des Vorstands vor dem Ende des Anstellungsvertrages als Mitglied des Vorstands gemäß § 84 Abs. 3 AktG abberufen wird, ohne dass ein wichtiger Grund für die außerordentliche Kündigung des Anstellungsvertrages vorliegt, hat das Vorstandsmitglied Anspruch auf eine entsprechend zeitanteilige Gewährung der fixen Grundvergütung, der Nebenleistungen und des Zuschusses zur Altersversorgung bis zur Beendigung des Anstellungsvertrages sowie der Fortzahlung der Bezüge bei unverschuldeter Dienstunfähigkeit nach Maßgabe der allgemeinen Regeln. Die Abberufung eines Vorstandsmitglieds gilt zugleich als Kündigung des Anstellungsvertrags unter Einhaltung der gesetzlichen Fristen zum Monatsende, soweit nicht der Anstellungsvertrag ohnehin eine kürzere Laufzeit vorsieht. In diesem Fall gilt die Kündigung zum Ende der vertraglichen Laufzeit.

Zahlungen an ein Vorstandsmitglied bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit dürfen den Wert von zwei Jahresvergütungen nicht überschreiten (Abfindungs-Cap) und nicht mehr als die Restlaufzeit des Anstellungsvertrags vergüten. Für die Berechnung des Abfindungs-Caps soll auf die Gesamtvergütung des vorherigen vollen Geschäftsjahrs und gegebenenfalls auch auf die voraussichtliche Gesamtvergütung für das laufende Geschäftsjahr abgestellt werden.

Wird der Anstellungsvertrag aus einem von dem Vorstandsmitglied zu vertretenden wichtigen Grund beendet, erfolgen keine Zahlungen an das Vorstandsmitglied. Insbesondere wird für das Jahr der Vertragsbeendigung keine kurzfristig oder langfristig variable Vergütung gewährt; etwaige noch nicht ausgezahlte variable Vergütungsbeträge aus vorangegangenen Geschäftsjahren werden nicht ausgezahlt, sondern verfallen ersatzlos.

2.

Unverschuldete Dienstunfähigkeit

Bei unverschuldeter Dienstunfähigkeit eines Mitglieds des Vorstands werden die Bezüge für die Dauer von sechs Wochen fortgezahlt. Für den Fall, dass die Dienstunfähigkeit länger dauert, erhält das Vorstandsmitglied insoweit den Differenzbetrag zwischen dem von der Krankenversicherung erhaltenen Krankengeld und den bisherigen Nettobezügen; der Zuschuss kann für die Dauer von bis zu 16 Wochen gezahlt werden, höchstens jedoch bis zur Beendigung des Anstellungsvertrages.

3.

Kontrollwechsel

Die Anstellungsverträge der Mitglieder des Vorstands beinhalten keine Regelungen für eine Amtsniederlegung oder eine Beendigung oder Kündigung des Anstellungsvertrages durch das Vorstandsmitglied für den Fall eines Kontrollwechsels.

4.

Dauernde Berufsunfähigkeit

Im Falle einer dauernden Berufsunfähigkeit eines Vorstandsmitglieds endet der Anstellungsvertrag des betreffenden Vorstandsmitglieds zwei Monate nach dem Ende des Monats, in dem die dauernde Berufsunfähigkeit festgestellt worden ist.

VI.

Nachvertragliches Wettbewerbsverbot

Die Anstellungsverträge der Mitglieder des Vorstands sehen in der Regel ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot für die Dauer von zwei Jahren vor. In diesem Fall leistet die InTiCa Systems AG an das jeweilige Vorstandsmitglied eine Karenzentschädigung in Höhe von 100 % der jährlichen fixen Grundvergütung. Auf die Karenzentschädigung wird eine eventuelle Abfindungszahlung angerechnet. Die Gesellschaft kann vor Beendigung des Anstellungsverhältnisses auf die Einhaltung des Wettbewerbsverbots verzichten mit der Wirkung, dass sie nach Ablauf von sechs Monaten seit dem Verzicht von der Verpflichtung zur Zahlung der Karenzentschädigung frei wird.

VII.

Malus - und Claw Back -Regelungen

Neu abzuschließende oder zu verlängernde Anstellungsverträge von Mitgliedern des Vorstands enthalten zukünftig Regelungen für den Einbehalt oder die Rückforderung der kurzfristig und/oder langfristig variablen Vergütung. Hiernach kann der Aufsichtsrat bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen schwerwiegenden Verstößen eines Vorstandsmitglieds gegen unternehmensinterne Verhaltensrichtlinien oder gesetzliche Pflichten die kurzfristig variable Vergütung ganz oder teilweise einbehalten oder die langfristig variable Vergütung ganz oder teilweise ersatzlos verfallen lassen (Malus). Ferner kann der Aufsichtsrat in diesen Fällen eine bereits ausgezahlte variable Vergütung ganz oder teilweise zurückfordern (Claw Back). Wurden variable Vergütungsbestandteile, die an das Erreichen bestimmter Ziele anknüpfen, auf der Grundlage falscher Daten zu Unrecht ausbezahlt, ist der Aufsichtsrat ferner berechtigt, den sich aus der Neuberechnung ergebenden, zu Unrecht ausbezahlten Unterschiedsbetrag zurückzufordern. Die Rückforderungsmöglichkeiten bestehen auch dann, wenn das Amt oder das Anstellungsverhältnis mit dem Vorstandsmitglied zum Zeitpunkt der Rückforderung bereits beendet ist.

VIII.

Nebentätigkeiten der Mitglieder des Vorstands

Sofern für konzerninterne Aufsichtsratsmandate eine gesonderte Vergütung gezahlt wird, wird diese auf die Festvergütung des jeweiligen Vorstandsmitglieds angerechnet. Über die Anrechnung der Vergütung konzernfremder Aufsichtsratsmandate auf die Festvergütung entscheidet der Aufsichtsrat.

IX.

Außerordentliche Entwicklungen

Im Falle außerordentlicher Entwicklungen ist der Aufsichtsrat berechtigt, die Höhe der einzelnen Vergütungsbestandteile einschließlich der angestrebten Ziel-Gesamtvergütung für die variablen Vergütungsbestandteile, das Verhältnis der einzelnen Vergütungsbestandteile zueinander, die Kriterien für die Zielerreichung, die jeweiligen Auszahlungsbeträge und die Auszahlungszeitpunkte anzupassen, sofern die jeweiligen Obergrenzen für die variable Vergütung und die festgelegte Maximalvergütung nicht überschritten werden.

Außerordentliche Entwicklungen liegen vor, wenn Umstände eingetreten sind oder mit überwiegender Wahrscheinlichkeit eintreten werden, die bei der Festlegung der Ziele für die variablen Vergütungsbestandteile nicht vorhergesehen werden konnten und die sich erheblich auf die Gesamtvergütung der Mitglieder des Vorstands auswirken. In Betracht kommen insbesondere wesentliche Akquisitionen, der Verkauf wesentlicher Teile der InTiCa Systems AG, wesentliche Änderungen der zugrundeliegenden Rechnungslegungsstandards oder Steuervorschriften, Naturkatastrophen, Pandemien oder vergleichbare Tatbestände. Bei seiner Entscheidung berücksichtigt der Aufsichtsrat unter anderem, inwieweit die InTiCa Systems AG oder die InTiCa Systems-Gruppe, die Aktionäre und die Mitarbeiter von den außergewöhnlichen Entwicklungen betroffen sind oder betroffen sein werden.

X.

Vorübergehende Abweichungen

Der Aufsichtsrat kann vorübergehend von dem Vergütungssystem und seinen Bestandteilen abweichen, wenn dies im Interesse des langfristigen Wohlergehens der InTiCa Systems AG oder der InTiCa Systems-Gruppe notwendig ist, so etwa im Falle einer Wirtschafts- oder Unternehmenskrise, im Falle der Notwendigkeit einer Anpassung des Vergütungssystems bei einer erheblichen Veränderung der Unternehmensstrategie zur Sicherstellung einer angemessenen Anreizsetzung oder im Falle von Änderungen in den regulatorischen Rahmenbedingungen.

Die Bestandteile des Vergütungssystems, von denen abgewichen werden kann, sind das Verfahren, die Vergütungsstruktur, die Höhe der Vergütung und die Höhe der einzelnen Vergütungsbestandteile. Der Aufsichtsrat kann in diesen Fällen auch neue Vergütungsbestandteile einführen. Die Abweichung vom Vergütungssystem erfordert einen Beschluss des Aufsichtsrats, der auch die zur Abweichung führenden Umstände feststellt.

III.
Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats der InTiCa Systems AG; Satzungsänderung

1.

System zur Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats ab dem 1. Januar 2022

Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats steht in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder und zur Lage der Gesellschaft und berücksichtigt darüber hinaus die Vergütung von Aufsichtsratsmitgliedern in vergleichbaren börsennotierten Gesellschaften. Die Vergütung ist marktüblich ausgestaltet und erlaubt es der Gesellschaft zugleich, die besten Kandidaten für eine Position als Mitglied des Aufsichtsrats zu gewinnen und hierdurch eine unabhängige und sachgerechte Überwachung und Beratung des Vorstands zu gewährleisten. Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats trägt damit auch nachhaltig zur Förderung der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft bei. Das System zur Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats entspricht den gesetzlichen Vorgaben sowie den Empfehlungen und der entsprechenden Anregung des DCGK.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats der Gesellschaft sollen in Zukunft - anders als bisher, und in Übereinstimmung mit der Anregung in G.18 Satz 1 DCGK - eine reine Festvergütung erhalten, um der Funktion des Aufsichtsrats als unabhängiges Beratungs- und Überwachungsorgan gerecht zu werden und sicherzustellen, dass sämtliche Aufsichtsratsmitglieder ihre Entscheidungen neutral und objektiv treffen. Eine variable, namentlich erfolgsabhängige Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats ist daher in Zukunft nicht mehr vorgesehen. Die feste Grundvergütung für ein Mitglied des Aufsichtsrats soll sich in Zukunft auf EUR 15.000,00 pro Jahr belaufen. Zusätzlich zu ihrer Festvergütung erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats wie bisher ein Sitzungsgeld in Höhe von EUR 750,00 für jede Sitzung des Aufsichtsrats, an der sie teilnehmen; dies gilt auch für Aufsichtsratssitzungen, die nicht als Präsenzsitzung, sondern in Form einer Telefonkonferenz oder mittels sonstiger elektronischer Kommunikationsmittel (insbesondere Videokonferenz) abgehalten werden.

Entsprechend der Empfehlung in G.17 DCGK soll der höhere zeitliche Aufwand des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats auch weiterhin angemessen berücksichtigt werden. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats soll daher zusätzlich EUR 5.000,00 zur Grundvergütung eines einfachen Mitglieds des Aufsichtsrats erhalten, sein Stellvertreter zusätzlich EUR 2.500,00 zur Grundvergütung. Der aus drei Personen bestehende Aufsichtsrat der InTiCa Systems AG hat keine Ausschüsse gebildet, eine besondere Vergütung für die Mitglieder oder den Vorsitzenden von Ausschüssen ist daher nicht erforderlich.

Die Vergütung soll jeweils nach Ablauf eines Geschäftsjahres und im Falle eines unterjährigen Eintritts oder Ausscheidens oder der Übernahme des Vorsitzes oder des stellvertretenden Vorsitzes zeitanteilig gezahlt werden.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats können ferner in eine im Interesse und auf Kosten der Gesellschaft von dieser in angemessener Höhe unterhaltene Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung ('D&O-Versicherung') einbezogen werden, soweit eine solche besteht. Die Prämien hierfür entrichtet die Gesellschaft. Die Gesellschaft erstattet zudem den Aufsichtsratsmitgliedern ihre im Zusammenhang mit der Aufsichtsratstätigkeit anfallenden Auslagen sowie eine auf die Vergütung etwa anfallende Umsatzsteuer. Soweit die Mitglieder des Aufsichtsrats entsprechend der Empfehlung in D.12 DCGK die für ihre Aufgaben erforderlichen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen wahrnehmen, werden ihnen die hierfür anfallenden Kosten ebenfalls von der Gesellschaft erstattet.

Die Struktur und die Höhe der Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats wird regelmäßig vom Aufsichtsrat überprüft. Hierbei kann auch ein externer Vergütungsexperte hinzugezogen werden, der von Zeit zu Zeit gewechselt wird; bislang wurde kein externer Vergütungsexperte im Hinblick auf das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats beigezogen.

Die Hauptversammlung beschließt mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder, wobei das jeweils bestehende Vergütungssystem bestätigt oder ein neuer Beschluss gefasst werden kann. Hierfür werden Vorstand und Aufsichtsrat entsprechend der gesetzlichen Kompetenzverteilung der Hauptversammlung einen Beschlussvorschlag unterbreiten. Die Entscheidung über das Vergütungssystem ist der Hauptversammlung zugewiesen.

Das vorstehend beschriebene System zur Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats gilt mit Wirkung ab dem 1. Januar 2022.

2.

Satzungsänderung: Neufassung von § 11 der Satzung der Gesellschaft

§ 11 der Satzung der Gesellschaft wird insgesamt wie folgt neu gefasst:

'§ 11
Vergütung des Aufsichtsrats; D&O-Versicherung

(1)

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten für jedes volle Geschäftsjahr ihrer Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat eine feste Vergütung von jeweils EUR 15.000,00. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält für jedes volle Geschäftsjahr eine feste Vergütung von EUR 20.000,00. Der stellvertretende Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält für jedes volle Geschäftsjahr eine feste Vergütung von EUR 17.500,00.

(2)

Zusätzlich erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats ein Sitzungsgeld in Höhe von EUR 750,00 für jede Sitzung des Aufsichtsrats, an der sie teilnehmen; dies gilt auch für Aufsichtsratssitzungen, die nicht als Präsenzsitzung, sondern in Form einer Telefonkonferenz oder mittels sonstiger elektronischer Kommunikationsmittel (insbesondere Videokonferenz) abgehalten werden.

(3)

Die Vergütung wird jeweils nach Ablauf des Geschäftsjahres gezahlt. Im Falle eines unterjährigen Eintritts oder Ausscheidens in den oder aus dem Aufsichtsrat oder der Übernahme des Vorsitzes oder des stellvertretenden Vorsitzes wird die entsprechende Vergütung zeitanteilig, ebenfalls nach Ablauf des Geschäftsjahres, gezahlt.

(4)

Eine auf die vorstehend genannte Vergütung etwa anfallende Umsatzsteuer wird den Aufsichtsratsmitgliedern von der Gesellschaft erstattet.

(5)

Die Gesellschaft erstattet den Aufsichtsratsmitgliedern ihre im Zusammenhang mit der Aufsichtsratstätigkeit anfallenden Auslagen gegen Nachweis und in Übereinstimmung mit den jeweils maßgeblichen Richtlinien der InTiCa Systems-Gruppe. Soweit die Mitglieder des Aufsichtsrats entsprechend den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex die für ihre Aufgaben erforderlichen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen wahrnehmen, werden ihnen die hierfür anfallenden Kosten ebenfalls von der Gesellschaft erstattet.

(6)

Die Mitglieder des Aufsichtsrats können in eine im Interesse und auf Kosten der Gesellschaft von dieser in angemessener Höhe unterhaltene Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung (D&O-Versicherung) einbezogen werden, soweit eine solche besteht. Die Prämien hierfür entrichtet die Gesellschaft.'

3.

Anweisung an den Vorstand zur Anmeldung der Satzungsänderung zum Handelsregister

Die Neufassung des § 11 der Satzung der Gesellschaft gemäß vorstehender Ziffer 2. ist ab dem 1. Januar 2022 anzuwenden und ersetzt ab diesem Zeitpunkt die bisherige Satzungsregelung. Der Vorstand wird daher angewiesen, die Satzungsänderung gemäß vorstehender Ziffer 2. dergestalt zur Eintragung in das Handelsregister des für die Gesellschaft zuständigen Amtsgerichts Passau anzumelden, dass sie nicht vor dem 1. Januar 2022 eingetragen und dadurch wirksam wird.

IV.
Weitere Angaben zur Einberufung

1.

Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß den Regelungen des Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (BGBl. I S. 569), namentlich gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie, dessen Geltung durch die Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 20. Oktober 2020 (BGBl. I S. 2258) bis zum 31. Dezember 2021 verlängert wurde, in seiner durch das Gesetz zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (BGBl. I S. 3328) geänderten Fassung ('COVID-19-Gesetz'), entschieden, dass im Hinblick auf die fortdauernde COVID-19-Pandemie auch die diesjährige Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung ausschließlich im Wege elektronischer Zuschaltung (keine elektronische Teilnahme) ('Teilnahme im Wege elektronischer Zuschaltung') abgehalten wird und dass die Stimmrechtsausübung der Aktionäre nur über schriftliche oder elektronische Briefwahl sowie Vollmachtserteilung, nicht hingegen über eine elektronische Teilnahme, möglich ist.

Die Hauptversammlung findet damit nur unter physischer Anwesenheit von Versammlungsleiter, Mitgliedern des Vorstands, des Aufsichtsrats und des mit der Niederschrift beauftragten Notars sowie des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Spitalhofstr. 94, 94032 Passau, statt. Die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können nicht physisch, sondern nur im Wege elektronischer Zuschaltung an der Hauptversammlung teilnehmen. Die gesamte Hauptversammlung wird zu diesem Zweck im Wege der Bild- und Tonübertragung über das Aktionärsportal der Gesellschaft im Internet übertragen und den Aktionären nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen die Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung sowie das Recht zur Stellung von Fragen und die Möglichkeit zum Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung eingeräumt.

Da die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten auf der Grundlage des COVID-19-Gesetzes zu einigen wesentlichen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung und bei der Ausübung der Aktionärsrechte führt, bitten wir unsere Aktionäre und deren Bevollmächtigte um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise, insbesondere zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts, des Fragerechts sowie weiterer Aktionärsrechte.

2.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 4.287.000,00. Es ist eingeteilt in 4.287.000 Aktien ohne Nennbetrag (Stückaktien). Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme.

Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 64.430 eigene Aktien, aus denen ihr gemäß § 71b AktG keine Rechte, insbesondere kein Stimmrecht, zustehen. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt somit zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 4.222.570 Stück.

3.

Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung

Die gesamte Hauptversammlung kann von den Aktionären, die sich rechtzeitig unter Nachweis ihrer Berechtigung formgerecht angemeldet haben (dazu nachfolgend Ziffer IV.5.), oder von deren Bevollmächtigten über die Bild- und Tonübertragung im Internet über das Aktionärsportal der Gesellschaft im Wege der elektronischen Zuschaltung verfolgt werden. Diese Übertragung im Internet stellt jedoch keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG und keine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2, 2. Alt. des COVID-19-Gesetzes dar.

4.

Internetgestütztes Online-Portal (Aktionärsportal)

Unter der Internetadresse

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

steht den Aktionären der Gesellschaft ab dem 25. Juni 2021, 0:00 Uhr - entsprechend dem Nachweisstichtag gemäß nachfolgender Ziffer IV.5. -, ein internetgestütztes Online-Portal (Aktionärsportal) zur Verfügung. Über das Aktionärsportal können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und gegebenenfalls deren Bevollmächtigte) unter anderem ihr Stimmrecht ausüben und Vollmachten erteilen.

Die Ausübung des Fragerechts und die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars ist nur im Wege der elektronischen Kommunikation über die von der Gesellschaft hierfür bereitgestellten E-Mail-Adressen möglich (hierzu im Einzelnen nachfolgend unter Ziffern IV.9. und IV.10.).

Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen sich die Aktionäre oder deren Bevollmächtigte dort mit Zugangscode und Passwort, die sie mit ihrer Onlinezugangskarte erhalten, einloggen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung ihrer Rechte erscheinen dann in Form von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche des Aktionärsportals.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die technischen Hinweise am Ende dieser Einladung zur Hauptversammlung.

5.

Voraussetzungen für die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Zuschaltung und die Ausübung der Aktionärsrechte sowie Nachweisstichtag

Zur Verfolgung der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung im Internet über das Aktionärsportal, mithin zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung, und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind gemäß § 13 Abs. 5 Satz 1 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung nachweisen (stimmberechtigte Aktionäre).

Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zugehen. Zum Nachweis der Berechtigung reicht ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus, der sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf

Freitag, 25. Juni 2021, 00:00 Uhr,
(Nachweisstichtag, Record Date)

beziehen muss.

Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des

Freitag, 9. Juli 2021
(24:00 Uhr),

ausschließlich unter folgender Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse in Textform zugehen:

InTiCa Systems AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de

Die GFEI Aktiengesellschaft ist für die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes die Empfangsbevollmächtigte der Gesellschaft.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über das Aktionärsportal, also für die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung, und die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, als Aktionär nur, wer sich fristgerecht angemeldet und die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung nachgewiesen hat. Die Berechtigung zur Teilnahme im Wege elektronischer Zuschaltung, zur Ausübung von Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem in dem genannten Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung von Aktien der Gesellschaft nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme im Wege elektronischer Zuschaltung, die Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung, die Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht berechtigt (insbesondere nicht stimmberechtigt). Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für eine Dividendenberechtigung.

Den Aktionären, die ihre Anmeldung und den Nachweis ihres Anteilsbesitzes form- und fristgerecht übermittelt haben, werden von der Gesellschaft Onlinezugangskarten für die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die Hauptversammlung übersandt. Die Aktionäre werden darum gebeten, möglichst frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes zu sorgen, damit der rechtzeitige Zugang der Onlinezugangskarten sichergestellt ist. Die Onlinezugangskarte enthält unter anderem einen Zugangscode und ein Passwort, mit denen die Aktionäre und gegebenenfalls deren Bevollmächtigte das unter der Internetadresse

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

zugängliche internetgestützte Online-Portal (Aktionärsportal) der Gesellschaft nutzen können.

6.

Ausübung des Stimmrechts und Vollmachtserteilung

Stimmberechtigte Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Briefwahl (schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation) oder über Vollmachtserteilung (an Dritte oder an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) ausüben (vgl. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 des COVID-19-Gesetzes). Für beide Arten der Stimmrechtsausübung ist die ordnungsgemäße Anmeldung nebst ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes zur Hauptversammlung erforderlich (vgl. vorstehende Ziffer IV.5.).

6.1

Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl

Stimmberechtigte Aktionäre können ihre Stimmen schriftlich oder im Wege der elektronischen Kommunikation abgeben (Briefwahl).

Dafür steht den stimmberechtigten Aktionären vor und während der Hauptversammlung für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Kommunikation (elektronische Briefwahl) das unter der Internetadresse

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

erreichbare Aktionärsportal der Gesellschaft zur Verfügung. Die elektronische Briefwahl über das Aktionärsportal ist ab dem 25. Juni 2021, 0:00 Uhr - entsprechend dem Nachweisstichtag gemäß vorstehender Ziffer IV.5. -, also bereits vor dem Beginn der Hauptversammlung am 16. Juli 2021, bis zum Beginn der Abstimmung während der Hauptversammlung nach entsprechender Ankündigung durch den Versammlungsleiter möglich. Über das Aktionärsportal können die stimmberechtigten Aktionäre auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung nach entsprechender Ankündigung durch den Versammlungsleiter etwaige zuvor im Wege der Briefwahl oder über das Aktionärsportal vorgenommene Stimmabgaben ändern oder widerrufen.

Vor der Hauptversammlung am 16. Juli 2021 steht den Aktionären zur Stimmrechtsausübung darüber hinaus das mit der Onlinezugangskarte übermittelte Briefwahlformular zur Verfügung. Soweit ein Aktionär das Briefwahlformular verwendet, ist dieses ausschließlich an die nachfolgende Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zu übermitteln und muss dort aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 15. Juli 2021 (24:00 Uhr) (Datum des Eingangs) zugehen:

InTiCa Systems AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de

Briefwahlformulare, die an eine andere Adresse übermittelt werden oder der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse verspätet, d.h. nach Ablauf des 15. Juli 2021 (24:00 Uhr) zugehen, können bei der Abstimmung aus organisatorischen Gründen nicht berücksichtigt werden.

Briefwahlstimmen, die einer ordnungsgemäßen Anmeldung nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, werden nicht berücksichtigt.

Weitere Hinweise zur Briefwahl erhalten Sie mit der Onlinezugangskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen.

6.2

Vollmachtserteilung an Dritte

Aktionäre, die ihre Anmeldung und den Nachweis ihres Anteilsbesitzes form- und fristgerecht übermittelt haben (vgl. vorstehende Ziffer IV.5.) und nicht selbst die virtuelle Hauptversammlung verfolgen oder ihre Aktionärsrechte ausüben wollen, können sich bei der Ausübung des Stimmrechts sowie sonstiger Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten, insbesondere durch Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl vertreten lassen. Handelt es sich bei dem Bevollmächtigten um einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einen anderen in § 135 AktG genannten möglichen Aktionärsvertreter, gelten für die Form und den Nachweis der Vollmacht die gesetzlichen Bestimmungen. Für alle übrigen Bevollmächtigten gelten die nachfolgenden Regelungen.

Die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung, mithin die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung, und die Ausübung von Aktionärsrechten durch den Bevollmächtigten über das Aktionärsportal setzen voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber den mit der Onlinezugangskarte versendeten Zugangscode erhält. Die Nutzung des Zugangscodes durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.

Alternativ kann die Erteilung der Vollmacht gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Vollmachtgeber oder der Bevollmächtigte den Nachweis (z.B. die Vollmacht im Original oder in Kopie oder als Scan) wahlweise an die nachfolgende Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse übermittelt, wobei die Übermittlung aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 15. Juli 2021 (24:00 Uhr) erfolgen soll:

InTiCa Systems AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de

Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar der Gesellschaft gegenüber erklärt werden.

Die Erteilung, der Widerruf, die Änderung und der Nachweis einer Vollmacht nach Ablauf des 15. Juli 2021 (24:00 Uhr) können aus organisatorischen Gründen nur via E-Mail an

InTiCa-HV@gfei.de

oder über das Aktionärsportal erfolgen.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereitstellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären zusammen mit der Onlinezugangskarte zugesandt und kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

heruntergeladen werden. Per E-Mail an die E-Mail-Adresse

InTiCa-HV@gfei.de

oder über das Aktionärsportal können Vollmachten auch nach Ablauf des 15. Juli 2021 (24:00 Uhr) noch bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung nach entsprechender Ankündigung durch den Versammlungsleiter erteilt, geändert und widerrufen werden. Nähere Informationen erhalten die Aktionäre im Internet unter

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

Vollmachten, die einem ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, werden nicht berücksichtigt. Soweit für die Bevollmächtigung nicht das mit der Onlinezugangskarte übermittelte Formular verwendet oder die Vollmacht nicht elektronisch über das Aktionärsportal erteilt wird, achten Sie deshalb bitte darauf, dass zusammen mit der Vollmacht auch die Angaben zum Aktionär, der die Vollmacht erteilt hat (Nummer der Onlinezugangskarte oder Name, Geburtsdatum und Anschrift) mit übermittelt werden.

6.3

Vollmachtserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären ferner die Möglichkeit, sich durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter als Bevollmächtigten bei der Ausübung des Stimmrechts vertreten zu lassen.

Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter übt im Fall der Bevollmächtigung das Stimmrecht ausschließlich weisungsgebunden aus. Bei fehlenden oder nicht eindeutig erteilten Weisungen wird sich der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft der Stimme enthalten. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt weder im Vorfeld, noch während der Hauptversammlung Vollmachten und Aufträge zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zu Wortmeldungen, zur Ausübung des Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über das Aktionärsportal der Gesellschaft erteilt, geändert und widerrufen werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung nach entsprechender Ankündigung durch den Versammlungsleiter.

Alternativ können Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung des mit der Onlinezugangskarte übermittelten Vollmachtsformulars erteilt werden. Die ausgefüllten Vollmachtsformulare müssen in diesem Fall aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 15. Juli 2021 (24:00 Uhr) bei der Gesellschaft unter der folgenden Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse eingegangen sein, damit sie vom Stimmrechtsvertreter berücksichtigt werden können:

InTiCa Systems AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de

Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ergeben sich aus den Hinweisen, die den Aktionären zusammen mit der Onlinezugangskarte zugehen.

7.

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals der Gesellschaft oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 am Grundkapital (letzteres entspricht 500.000 Aktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden (vgl. § 122 Abs. 2 AktG). Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft unter folgender Adresse zu richten:

InTiCa Systems AG
- Vorstand -
Spitalhofstraße 94
94032 Passau

Das Verlangen muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des Dienstag, 15. Juni 2021 (24:00 Uhr), zugehen. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Der oder die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens bei der Gesellschaft im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

zugänglich gemacht.

8.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Jeder Aktionär hat das Recht, der Gesellschaft Gegenanträge gegen Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten gemäß § 126 Abs. 1 AktG sowie Wahlvorschläge zu Wahlen gemäß § 127 AktG zu übersenden.

Gegenanträge gegen Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat und Wahlvorschläge richten Sie bitte unter Beifügung Ihrer Aktionärslegitimation (Nummer der Onlinezugangskarte oder Name, Geburtsdatum und Anschrift des Aktionärs) ausschließlich an die Gesellschaft unter einer der nachfolgenden Kontaktmöglichkeiten:

InTiCa Systems AG
- Vorstand -
Spitalhofstraße 94
94032 Passau
Telefax: 0851/9 66 92 15
E-Mail: investor.relations@intica-systems.com

Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des Donnerstag, 1. Juli 2021 (24:00 Uhr), unter einer der genannten Kontaktmöglichkeiten zugehen und die die Voraussetzungen des § 126 Abs. 1 AktG oder des § 127 AktG erfüllen, werden auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung veröffentlicht sowie den in § 125 Abs. 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter den dort genannten Voraussetzungen zugänglich gemacht. Ein Gegenantrag und dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlussgründe gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt.

Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG brauchen nicht begründet zu werden. Sie brauchen außer in den Fällen des §§ 127 Satz 1, 126 Abs. 2 AktG auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person und bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern die zusätzlichen Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthalten. Im Übrigen gelten die Voraussetzungen und Regelungen für das Zugänglichmachen von Gegenanträgen entsprechend; insbesondere gilt auch hier der Ablauf des Donnerstag, 1. Juli 2021 (24:00 Uhr), als letztmöglicher Termin, bis zu dem Wahlvorschläge unter einer der vorstehend genannten Kontaktmöglichkeiten bei der Gesellschaft eingegangen sein müssen, um zugänglich gemacht zu werden.

Da die Hauptversammlung am 16. Juli 2021 als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durchgeführt wird, können Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären mangels physischer Anwesenheit in der Hauptversammlung nicht gestellt werden. Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten jedoch gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 des COVID-19-Gesetzes als in der Versammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

9.

Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes/Fragerecht der Aktionäre

Das Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG ist im Falle einer virtuellen Hauptversammlung nach § 1 Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes eingeschränkt. Danach haben die Aktionäre lediglich das Recht, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 des COVID-19-Gesetzes). Der Vorstand kann zudem festlegen, dass Fragen spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung einzureichen sind (§ 1 Abs. 2 Satz 2, 2. Halbsatz des COVID-19-Gesetzes). Hiervon hat der Vorstand der InTiCa Systems AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht.

Auf der Grundlage von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2, 2. Halbsatz des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass Aktionäre ihre Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation bei der Gesellschaft einreichen müssen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet (§ 1 Abs. 2 Satz 2, 1. Halbsatz des COVID-19-Gesetzes).

Nur ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre (vgl. hierzu vorstehende Ziffer IV.5.) haben das Recht, Fragen einzureichen. Die Fragen müssen der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des Mittwoch, 14. Juli 2021 (24:00 Uhr), ausschließlich über folgende E-Mail-Adresse

InTiCaFragenHV2021@gfei.de

zugehen. Fragen sind ausschließlich in deutscher Sprache einzureichen. Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist oder nicht in deutscher Sprache eingereichte Fragen werden nicht berücksichtigt.

Fragen können nur berücksichtigt werden, wenn mit der Frage oder den Fragen auch ein Nachweis der Aktionärseigenschaft mitgeteilt wird, indem entweder Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs oder die Nummer der Onlinezugangskarte angegeben werden.

Die Beantwortung eingereichter Fragen erfolgt in der Hauptversammlung am 16. Juli 2021. Es ist möglich, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen. Die Beantwortung häufig gestellter Fragen (Frequently Asked Questions, FAQ) bereits vorab auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

bleibt vorbehalten.

10.

Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl (schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation) oder über die Erteilung von Vollmachten ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung bei dem mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notar zu erklären. Die Widerspruchseinlegung ist dem Notar elektronisch ausschließlich über die E-Mail-Adresse

InTiCaWiderspruchHV2021@gfei.de

zu übermitteln und ist ab der Eröffnung der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Mit der Erklärung ist ein Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder die Nummer der Onlinezugangskarte oder Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs angegeben werden. Ein persönliches Erscheinen von Aktionären in der Hauptversammlung ist für die Einlegung eines Widerspruchs nicht erforderlich und auch nicht möglich.

V.
Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Die Einberufung dieser Hauptversammlung, der Hauptversammlung zugänglich zu machende Unterlagen, die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung, die Formulare, die für die Erteilung einer Vollmacht für die Hauptversammlung verwendet werden können, etwaige zugänglich zu machende Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären, weitergehende Erläuterungen zu den oben dargestellten Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 des COVID-19-Gesetzes und weitere Informationen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html
 

zugänglich. Dort werden nach der Hauptversammlung auch die festgestellten Abstimmungsergebnisse veröffentlicht.

VI.
Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und deren Bevollmächtigte

Die InTiCa Systems AG verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung ('DSGVO') personenbezogene Daten (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Anmeldebestätigung) der Aktionäre sowie gegebenenfalls von deren gesetzlichen oder rechtsgeschäftlichen Vertretern auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen. Die Daten erhält die InTiCa Systems AG direkt vom Aktionär oder von dessen depotführender Bank. Die Daten werden nur verarbeitet, um den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen und die gesetzlichen Bestimmungen einer Hauptversammlung einzuhalten, einschließlich der Bestimmungen des COVID-19-Gesetzes zur Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Wir erlauben uns, die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeiteten personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren zu speichern, soweit nicht im Falle eines gerichtlichen oder außergerichtlichen Streitfalls anlässlich der Hauptversammlung ein berechtigtes Interesse besteht, die Daten länger zu speichern. Nach Ablauf der Speicherdauer werden die Daten entweder anonymisiert oder gelöscht.

Die Dienstleister oder Berater, welche zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten jeweils nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung ihrer Tätigkeit erforderlich sind; die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach Weisung der InTiCa Systems AG.

Im Fall von Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG sowie im Fall von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären werden diese gemeinsam mit dem Namen des das Ergänzungsverlangen oder den Gegenantrag stellenden beziehungsweise des den Wahlvorschlag unterbreitenden Aktionärs öffentlich zugänglich gemacht (hierzu vorstehend Ziffern IV.7. und IV.8.). Sofern Aktionäre von dem Recht Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung Fragen einzureichen, erfolgt die Behandlung der Fragen in der Hauptversammlung gegebenenfalls unter Nennung ihres Namens (hierzu vorstehend Ziffer IV.9.). Dieser kann von anderen Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung durch Nennung des Namens des jeweiligen Aktionärs ist zur Wahrung des berechtigten Interesses der Gesellschaft, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen, erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG ist in der Hauptversammlung ein Verzeichnis der erschienenen oder vertretenen Aktionäre und der Vertreter von Aktionären mit Angabe ihres Namens und Wohnorts sowie der Zahl der von jedem vertretenen Aktien aufzustellen, das die entsprechenden personenbezogenen Daten enthält.

Jeder Aktionär hat - bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen - das Recht auf Auskunft über die erhobenen personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung der Daten gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung der Daten gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DSGVO, Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten gemäß Art. 20 DSGVO und Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.

Für diese und weitere Anfragen steht unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung:

Bugl & Kollegen GmbH
Herr Alexander Bugl
Sedanstraße 7
93055 Regensburg
Telefon: +49 941 630 49 789
kontakt@buglundkollegen.de

Weitere Informationen in Bezug auf den Datenschutz, die damit zusammenhängende Verarbeitung von Aktionärsdaten und zu Ihren Rechten finden Sie auf unserer Internetseite:

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html
 

VII.
Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des Aktionärsportals und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät sowie gegebenenfalls einen E-Mail-Zugang. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.

Für den Zugang zum internetgestützten Aktionärsportal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Onlinezugangskarte, welche Sie nach ordnungsgemäßer Anmeldung unaufgefordert zugesandt bekommen. Auf dieser Onlinezugangskarte finden sich Ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie sich im Aktionärsportal anmelden können.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen - soweit möglich - die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben. Im Aktionärsportal ist die Ausübung des Stimmrechts bereits ab dem 25. Juni 2021, 0:00 Uhr, möglich (vgl. vorstehend Ziffer IV.6.1).

VIII.
Hinweise zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung über das Aktionärsportal per Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des internetgestützten Aktionärsportals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum Aktionärsportal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen.

Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für die Durchführung der Hauptversammlung über das Internet eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die Durchführung der virtuellen Hauptversammlung zu unterbrechen.

 

Passau, im Juni 2021

Der Vorstand



07.06.2021 Die DGAP Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
Medienarchiv unter http://www.dgap.de



show this