Nachricht vom 04.06.2020 | 15:05

InTiCa Systems AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 15.07.2020 in Passau mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

DGAP-News: InTiCa Systems AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
04.06.2020 / 15:05
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.

InTiCa Systems AG

Passau

WKN: 587 484
ISIN: DE0005874846


HINWEIS:

In diesem Jahr findet die Hauptversammlung als virtuelle Versammlung ohne physische Präsenz gemäß § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie statt. Bitte beachten Sie die besonderen Bedingungen zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und der Ausübung Ihres Stimmrechts.

Wir laden hiermit unsere Aktionäre ein zu der

am Mittwoch, 15. Juli 2020, 10.30 Uhr

als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung.


I. TAGESORDNUNG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der InTiCa Systems AG, des Lageberichts, des gebilligten Konzernabschlusses, des Konzernlageberichts, des erläuternden Berichts zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 HGB und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Die genannten Vorlagen sind über die Internet-Seite der Gesellschaft

www.intica-systems.com

zugänglich. Beschlussfassungen sind zu diesem Tagesordnungspunkt nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht erforderlich, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und Konzernabschluss bereits gebilligt hat; der Jahresabschluss ist damit festgestellt.

2.

Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2019 in Höhe von EUR 3.050.920,46 auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht gemäß § 96 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 7 Abs. 1 der Satzung aus drei Mitgliedern, die von der Hauptversammlung zu wählen sind. Die Amtszeit der derzeitigen Mitglieder des Aufsichtsrats endet mit Ablauf der Hauptversammlung vom 15. Juli 2020.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Herren

a)

Diplom-Betriebswirt Udo Zimmer, München, Vorstand der REMA TIP TOP AG in Poing,

b)

Diplom-Betriebswirt (FH) Werner Paletschek, Fürstenzell, Geschäftsführer der OWP Brillen GmbH in Passau,

c)

Diplom-Betriebswirt (FH) Christian Fürst, Thyrnau, Geschäftsführender Gesellschafter der ziel management consulting gmbH in Thyrnau und der Fürst Reisen GmbH & Co. KG in Hutthurm,

für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 beschließt, zu Mitgliedern des Aufsichtsrats zu wählen.

Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.

Über die Besetzung der einzelnen Sitze im Aufsichtsrat wird jeweils getrennt abgestimmt, womit der Empfehlung des Deutschen Corporate Governance Kodex entsprochen wird.

Herr Fürst ist Vorsitzender des Aufsichtsrats der Electrovac AG in Salzweg, Mitglied des Beirats der Eberspächer Gruppe GmbH & Co. KG in Esslingen und Mitglied des Beirats der Firmengruppe Bachl, Röhrnbach. Die Herren Paletschek und Zimmer gehören keinen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren Kontrollgremien anderer Wirtschaftsunternehmen an.

Der Aufsichtsrat hat bei seinen vorstehenden Wahlvorschlägen berücksichtigt, dass der Aufsichtsrat so zusammenzusetzen ist, dass seine Mitglieder insgesamt über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen. Er hat die zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten deshalb anhand vorher festgelegter, objektiver Kriterien und des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium ausgewählt, das auch in der Erklärung zur Unternehmensführung beschrieben ist.

Dabei hat der Aufsichtsrat bei seinem Vorschlag unter anderem die vom Aufsichtsrat für dessen Zusammensetzung gesetzten Ziele und den Kriterienkatalog zugrunde gelegt. Ein maßgebliches Kriterium bei der Auswahl war, dass im Aufsichtsrat Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen zur Verfügung stehen, die für die Beratung und Überwachung der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft insgesamt wichtig sind. Bei der Auswahl wurden u.a. die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potentielle Interessenkonflikte, die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder, die Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und vor allem Qualifikation, fachliche Eignung und Kompetenz berücksichtigt.

Ferner hat der Aufsichtsrat hohe Anforderungen an die Persönlichkeit des Kandidaten gestellt. Wesentlich ist dabei etwa der zu erwartende Einsatz für eine nachhaltige Wertschöpfung der Gesellschaft.

Zudem hat sich der Aufsichtsrat bei allen drei Kandidaten vergewissert, dass sie jeweils den zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen können.

Weitere Angaben zu den vorgeschlagenen Kandidaten finden Sie unter Ziffer 'III. Anhang' dieser Einladung.

Für den Fall, dass die Hauptversammlung die vorgeschlagenen Herren zu Mitgliedern des Aufsichtsrats wählt, ist vorgesehen, Herrn Zimmer in der konstituierenden Sitzung des Aufsichtsrats zum Aufsichtsratsvorsitzenden zu wählen.

6.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die consaris AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Eggenfelden, für das Geschäftsjahr 2020 zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss zu wählen.

7.

Satzungsänderung

§ 13 Abs. 6 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft hat derzeit folgenden Wortlaut:

'Zum Nachweis der Berechtigung gemäß Absatz (5) reicht ein durch das depotführende Institut erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes aus, der sich auf den im Aktiengesetz hierfür vorgesehenen Zeitpunkt beziehen muss.'

Ab 03.09.2020 ist bei der Einberufung von Hauptversammlungen ein neuer § 67c Abs. 3 AktG anzuwenden, der folgenden Wortlaut hat:

'(3) Der Letztintermediär hat dem Aktionär für die Ausübung seiner Rechte in der Hauptversammlung auf Verlangen über dessen Anteilsbesitz unverzüglich einen Nachweis in Textform gemäß den Anforderungen nach Artikel 5 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 auszustellen oder diesen nach Absatz 1 der Gesellschaft zu übermitteln.'

Um Widersprüche zwischen der Satzung der Gesellschaft und der genannten gesetzlichen Bestimmung zu vermeiden, schlagen Vorstand und Aufsichtsrat vor, folgende Beschlüsse zu fassen:

a)

§ 13 Abs. 6 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

'Zum Nachweis der Berechtigung gemäß Absatz (5) reicht ein gemäß § 67c Absatz 3 AktG erteilter Nachweis des Anteilsbesitzes aus, der sich auf den im Aktiengesetz hierfür vorgesehenen Zeitpunkt beziehen muss.'

b)

Der Vorstand stellt sicher, dass diese Satzungsänderung nicht vor dem 03.09.2020 in das Handelsregister eingetragen wird.

II. WEITERE ANGABEN ZUR EINBERUFUNG

1.

Hauptversammlung ohne physische Anwesenheit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

Auf der Grundlage von § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie ('COVID-19-Gesetz'), veröffentlicht als Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt, Teil I, vom 27. März 2020 und im Hinblick auf die fortdauernde COVID-19-Pandemie hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Die Hauptversammlung findet damit nur unter physischer Anwesenheit von Versammlungsleiter, Mitgliedern des Vorstands, des Aufsichtsrats und des mit der Niederschrift beauftragten Notars sowie des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Spitalhofstr. 94, D-94032 Passau, statt. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Die gesamte Hauptversammlung wird jedoch im Wege der Bild- und Tonübertragung über das Aktionärsportal der Gesellschaft im Internet übertragen und den Aktionären nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen die Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung, zur Stellung von Fragen und zum Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung eingeräumt.

Da die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten auf der Grundlage des COVID-19-Gesetzes zu einigen wesentlichen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung und bei der Ausübung der Aktionärsrechte führt, bitten wir unsere Aktionäre um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise, insbesondere zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton und zur Ausübung des Stimmrechts, des Fragerechts sowie weiterer Aktionärsrechte.

2.

Zahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung besteht das Grundkapital der Gesellschaft aus 4.287.000 Aktien ohne Nennbetrag (Stückaktien). Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme; die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt damit 4.287.000.

Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 64.430 eigene Aktien, die kein Stimmrecht gewähren.

3.

Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung

Die gesamte Hauptversammlung kann von den Aktionären, die sich rechtzeitig unter Nachweis ihrer Berechtigung angemeldet haben (dazu nachfolgend Ziffer II.5), über die Bild- und Tonübertragung im Internet über das Aktionärsportal der Gesellschaft verfolgt werden. Diese Übertragung im Internet stellt jedoch keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG dar.

4.

Internetgestütztes Aktionärsportal

Unter der Internetadresse

www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

steht den Aktionären der Gesellschaft ab dem 24. Juni 2020 ein internetgestütztes Online-Portal (Aktionärsportal) zur Verfügung. Über das Aktionärsportal können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) unter anderem ihr Stimmrecht ausüben und Vollmachten erteilen. Die Einreichung von Fragen und die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars ist nur im Wege der elektronischen Kommunikation über die von der Gesellschaft bereitgestellten E-Mail-Adressen möglich. Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen sich die Aktionäre dort mit Zugangscode und Passwort, die sie mit ihrer Onlinezugangskarte erhalten, einloggen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung ihrer Rechte erscheinen dann in Form von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche des Aktionärsportals.

Bitte beachten Sie auch die technischen Hinweise am Ende dieser Einladungsbekanntmachung.

5.

Voraussetzungen für die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte sowie Nachweisstichtag

Zur Verfolgung der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung im Internet über das Aktionärsportal und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung in Textform (§ 126 b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung nachweisen (stimmberechtigte Aktionäre).

Zum Nachweis der Berechtigung reicht ein durch das depotführende Institut erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes aus, der sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf Mittwoch, 24. Juni 2020, 00:00 Uhr, (Nachweisstichtag) beziehen muss.

Der Nachweis der Berechtigung und die Anmeldung müssen spätestens am Mittwoch, 8. Juli 2020, bei der Gesellschaft unter ausschließlich folgender Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse eingehen:

InTiCa Systems AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über das Aktionärsportal und die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, als Aktionär nur, wer sich fristgerecht angemeldet und die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung nachgewiesen hat. Die Berechtigung zur Teilnahme, zur Ausübung von Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem im besonderen Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung der Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme, die Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme, die Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht berechtigt (insbesondere nicht stimmberechtigt). Der Nachweisstichtag ist im Übrigen kein relevantes Datum für die Dividendenberechtigung.

Den Aktionären, die ihre Anmeldung und den genannten Nachweis ihres Anteilsbesitzes form- und fristgerecht übermittelt haben, werden anstelle der herkömmlichen Eintrittskarten Onlinezugangskarten für die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die Hauptversammlung übersandt. Die Aktionäre werden darum gebeten, möglichst frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des genannten Nachweises zu sorgen, damit der rechtzeitige Zugang der Onlinezugangskarten sichergestellt ist. Die Onlinezugangskarte enthält unter anderem Zugangscode und Passwort, mit denen die Aktionäre das unter der Internetadresse

www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

zugängliche internetgestützte Aktionärsportal der Gesellschaft nutzen können.

6.

Ausübung des Stimmrechts und Vollmachtserteilung

Stimmberechtigte Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Briefwahl (schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation) oder über Vollmachtserteilung (an Dritte oder an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) ausüben (vgl. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 COVID-19-Gesetz). Für beide Arten der Stimmrechtsausübung ist die ordnungsgemäße Anmeldung nebst ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes zur Hauptversammlung erforderlich.

6.1

Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl

Stimmberechtigte Aktionäre können ihre Stimmen schriftlich oder im Wege der elektronischen Kommunikation abgeben (Briefwahl).

Dafür steht den stimmberechtigten Aktionären vor und während der Hauptversammlung für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Kommunikation (elektronische Briefwahl) das unter der Internetadresse

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

erreichbare Aktionärsportal der Gesellschaft zur Verfügung. Die elektronische Briefwahl über das Aktionärsportal ist ab dem 24. Juni 2020 bis zum Beginn der Abstimmungen während der Hauptversammlung möglich. Über das Aktionärsportal können die stimmberechtigten Aktionäre auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung etwaige zuvor im Wege der Briefwahl oder über das Aktionärsportal vorgenommene Stimmabgaben ändern oder widerrufen.

Vor der Hauptversammlung steht den Aktionären zur Stimmrechtsausübung darüber hinaus das mit der Onlinezugangskarte übermittelte Briefwahlformular zur Verfügung. Soweit ein Aktionär das Briefwahlformular verwendet, ist dieses ausschließlich an die nachfolgende Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zu übermitteln und muss dort bis spätestens zum Ablauf des Dienstag, 14. Juli 2020 (Datum des Eingangs), zugehen:

InTiCa Systems AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de

Briefwahlformulare, die an eine andere Adresse übermittelt werden oder der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse verspätet, d.h. nach Ablauf des 14. Juli 2020 zugehen, können bei der Abstimmung aus organisatorischen Gründen nicht berücksichtigt werden.

Briefwahlstimmen, die einer ordnungsgemäßen Anmeldung nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, werden nicht berücksichtigt.

Weitere Hinweise zur Briefwahl erhalten Sie mit der Onlinezugangskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen.

6.2

Vollmachtserteilung an Dritte

Aktionäre, die ihre Anmeldung und den Nachweis ihres Anteilsbesitzes form- und fristgerecht übermittelt haben und nicht selbst die virtuelle Hauptversammlung verfolgen oder ihre Aktionärsrechte ausüben wollen, können sich bei der Ausübung des Stimmrechts sowie sonstiger Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten, auch z.B. Kreditinstitute, Intermediäre, Aktionärsvereinigungen oder Stimmrechtsberater, vertreten lassen. Handelt es sich bei dem Bevollmächtigten um einen Intermediär, ein Kreditinstitut oder einen anderen in § 135 AktG genannten Aktionärsvertreter, gelten für die Form und den Nachweis der Vollmacht die gesetzlichen Bestimmungen. Für alle übrigen Bevollmächtigten gelten die nachfolgenden Regelungen.

Die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung und die Ausübung von Aktionärsrechten durch den Bevollmächtigen über das Aktionärsportal setzen voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber den mit der Onlinezugangskarte versendeten Zugangscode erhält. Die Nutzung des Zugangscodes durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.

Alternativ kann die Erteilung der Vollmacht gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Vollmachtgeber oder der Bevollmächtigte den Nachweis (z. B. die Vollmacht im Original oder in Kopie bzw. als Scan) wahlweise an die nachfolgende Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse übermittelt, wobei die Übermittlung aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 14. Juli 2020 erfolgen soll:

InTiCa Systems AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de

Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar der Gesellschaft gegenüber erklärt werden.

Erteilung, Widerruf, Änderung und Nachweis einer Vollmacht nach Ablauf des 14. Juli 2020 kann aus organisatorischen Gründen nur via E-Mail an

InTiCa-HV@gfei.de

oder über das Aktionärsportal erfolgen.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereitstellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären zusammen mit der Onlinezugangskarte zugesandt und kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

heruntergeladen werden. Per E-Mail an

InTiCa-HV@gfei.de

oder über das Aktionärsportal können Vollmachten auch nach Ablauf des 14. Juli 2020 noch bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung erteilt, geändert und widerrufen werden. Nähere Informationen erhalten die Aktionäre im Internet unter

www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

Vollmachten, die einem ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, werden nicht berücksichtigt. Soweit für die Bevollmächtigung nicht das mit der Onlinezugangskarte übermittelte Formular verwendet oder die Vollmacht nicht elektronisch über das Aktionärsportal erteilt wird, achten Sie deshalb bitte darauf, dass zusammen mit der Vollmacht auch die Angaben zum Aktionär, der die Vollmacht erteilt hat Nummer der Onlinezugangskarte oder Name, Geburtsdatum und Anschrift) mit übermittelt werden.

6.3

Vollmachtserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären ferner die Möglichkeit, sich durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter als Bevollmächtigten bei der Ausübung des Stimmrechts vertreten zu lassen.

Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter übt im Fall der Bevollmächtigung das Stimmrecht ausschließlich weisungsgebunden aus. Bei fehlenden oder nicht eindeutig erteilten Weisungen wird sich der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft der Stimme enthalten. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt keine Vollmachten und Aufträge zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über das Aktionärsportal der Gesellschaft erteilt, geändert und widerrufen werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung.

Alternativ können Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung des mit der Onlinezugangskarte übermittelten Vollmachtsformulars erteilt werden. Die ausgefüllten Vollmachtsformulare müssen in diesem Fall aus organisatorischen Gründen aber spätestens bis zum Ablauf des 14. Juli 2020 bei der Gesellschaft unter der folgenden Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse eingegangen sein, damit sie vom Stimmrechtsvertreter berücksichtigt werden können:

InTiCa Systems AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de

Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ergeben sich aus den Hinweisen, die den Aktionären zusammen mit der Onlinezugangskarte zugehen.

7.

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals der Gesellschaft oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden (vgl. § 122 Abs. 2 AktG). Das Verlangen ist an den Vorstand der InTiCa Systems AG zu richten, und zwar per Post oder per Boten (Spitalhofstraße 94, 94032 Passau), per Telefax (0851/9 66 92 15) oder per E-Mail (investor.relations@intica-systems.com) und muss - ohne Berücksichtigung des Tages der Hauptversammlung und des Zugangstages - mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am Sonntag, 14. Juni 2020, eingehen. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Der oder die Antragsteller haben nachzuweisen, dass er/sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs seines/ihres Verlangens Inhaber der Aktien ist/sind und dass er/sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag hält/halten.

8.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG

Gegenanträge zu einem Vorschlag der Verwaltung und Wahlvorschläge richten Sie bitte unter Beifügung Ihrer Aktionärslegitimation (Nummer der Onlinezugangskarte oder Name, Geburtsdatum und Anschrift des Aktionärs) ausschließlich an die InTiCa Systems AG, Vorstand, Spitalhofstraße 94, 94032 Passau, Telefax: 0851/9 66 92 15 oder E-Mail:

investor.relations@intica-systems.com

Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft - ohne Berücksichtigung des Tages der Hauptversammlung und des Zugangstages - mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am Dienstag, 30. Juni 2020, zugehen und die Voraussetzungen des § 126 bzw.§ 127 AktG erfüllen, werden auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer eventuellen Stellungnahme der Verwaltung veröffentlicht sowie den in § 125 Abs. 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter den dort genannten Voraussetzungen zugänglich gemacht. Ein Gegenantrag und/oder dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt.

Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG brauchen nicht begründet zu werden. Wahlvorschläge werden nur zugänglich gemacht, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person und im Fall einer Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthalten. Nach § 127 Satz 1 AktG i.V.m. § 126 Abs. 2 AktG gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht zugänglich gemachten werden müssen. Im Übrigen gelten die Voraussetzungen und Regelungen für das Zugänglichmachen von Anträgen entsprechend; insbesondere gilt auch hier Dienstag, 30. Juni 2020, 24:00 Uhr, als letztmöglicher Termin, bis zu dem Wahlvorschläge bei der nachfolgend genannten Adresse eingegangen sein müssen, um noch zugänglich gemacht zu werden.

Wir müssen unsere Aktionäre aber auf Folgendes hinweisen:

Da diese Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung nur mit Briefwahl (einschließlich Vollmachtsstimmrecht), aber ohne physische Präsenz der Aktionäre durchgeführt wird, können Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären mangels physischer Anwesenheit in der Hauptversammlung nicht gestellt werden.

Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag wird im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung aber als gestellt berücksichtigt, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Die Aktionäre der Gesellschaft werden deshalb aufgefordert, auch wenn sie ihre Stimmen bereits bis zum Ablauf des 30. Juni 2020 im Wege der elektronischen Briefwahl über das Aktionärsportal oder der Briefwahl abgegeben haben, sich ab dem 03. Juli 2020, 14:00 Uhr, im Aktionärsportal der Gesellschaft zu informieren, ob aufgrund von solchen als gestellt zu berücksichtigenden Anträgen oder Wahlvorschlägen von Aktionären weitere Abstimmungsmöglichkeiten (weitere Anträge oder Wahlvorschläge) hinzugekommen sind, zu denen sie über die vorstehend Ziffer II.6 dargestellten Möglichkeiten ebenfalls ihr Stimmrecht ausüben oder Vollmachten erteilen können.

9.

Auskunftsrecht/Fragemöglichkeit der Aktionäre im Wege elektronischer Kommunikation

In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär vom Vorstand Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist (vgl. § 131 Abs. 1 AktG). Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen. Von der Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aber aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen. Auf der Grundlage von § 1 Abs. 2 Satz1 Nr. 3, Satz 2 Halbsatz 2 des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass Aktionäre ihre Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation bei der Gesellschaft einreichen müssen. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet (§ 1 Abs. 2 Satz 2 Halbsatz 1 COVID-19-Gesetz).

Nur ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen einreichen. Die Fragen müssen der Gesellschaft bis spätestens Montag, den 13. Juli 2020, 24:00 Uhr, ausschließlich über folgende E-Mail-Adresse:

InTiCaFragenHV2020@gfei.de

zugehen. Nach Ablauf dieser Frist können eingereichte Fragen nicht mehr berücksichtigt werden.

Fragen können nur berücksichtigt werden, wenn mit der Frage bzw. den Fragen auch ein Nachweis der Aktionärseigenschaft mitgeteilt wird, indem entweder Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs oder die Nummer der Onlinezugangskarte angegeben werden.

Bei der Beantwortung von Fragen während der Hauptversammlung wird der Name des Fragestellers nur offengelegt (soweit Fragen individuell beantwortet werden), wenn mit der Übermittlung der Frage ausdrücklich das Einverständnis zur Offenlegung des Namens erklärt wurde. Gleiches gilt für eine etwaige Vorabveröffentlichung von Fragen und gegebenenfalls Antworten auf der Internetseite der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung: Auch in diesem Fall wird der Name des Fragestellers nur offengelegt, wenn er mit Übersendung der Frage ausdrücklich sein Einverständnis mit der Offenlegung seines Namens erklärt hat.

10.

Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Aktionäre, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl (schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation) oder über die Erteilung von Vollmachten ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen die Beschlüsse der Hauptversammlung bei dem mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notar zu erklären. Die Widerspruchseinlegung ist dem Notar elektronisch über die E-Mail-Adresse

InTiCaWiderspruchHV2020@gfei.de

zu übermitteln und ist ab der Eröffnung der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Mit der Erklärung ist ein Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder die Nummer der Onlinezugangskarte oder Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs angegeben werden.

11.

Datenschutz

Im Rahmen der Hauptversammlung der InTiCa Systems AG werden personenbezogene Daten verarbeitet. Einzelheiten dazu mit den Hinweisen der Gesellschaft zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre durch die Gesellschaft und zu den den Aktionären nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechten entnehmen Sie bitte der Internetseite der Gesellschaft unter

www.intica-systems.com

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen, werden gebeten, diesen über die Datenschutzinformationen der Gesellschaft zu informieren.

12.

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des Aktionärsportals und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät sowie gegebenenfalls einen E-Mail-Zugang. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.

Für den Zugang zum internetgestützten Aktionärsportal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Onlinezugangskarte, welche Sie nach ordnungsgemäßer Anmeldung unaufgefordert übersendet bekommen. Auf dieser Onlinezugangskarte finden sich Ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie sich im Aktionärsportal anmelden können.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen - soweit möglich - die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben. Im Aktionärsportal ist die Ausübung des Stimmrechts ab dem 24. Juni 2020 möglich.

13.

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung über das Aktionärsportal per Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des internetgestützten Aktionärsportals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum Aktionärsportal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für die Durchführung der Hauptversammlung über das Internet eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die Durchführung der Hauptversammlung zu unterbrechen.

III. ANHANG

Zu Punkt 5 der Tagesordnung
Beschlussfassung über die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Weitere Angaben zu den Kandidaten:
 

a)

Herr Udo Zimmer, München


Persönliche Daten

Geburtsdatum: 08. Oktober 1962
Geburtsort: Trier, Deutschland
Staatsangehörigkeit: deutsch


Ausbildung

Betriebswirt


Beruflicher Werdegang

seit März 2016 Mitglied des Vorstands/Bereich Finanzen der REMA TIP TOP AG, Poing (2018-2019: Vorsitzender des Vorstands)
2008 bis 2016 Management Consultant/Interim Manager
Übernahme von CFO- und CEO-Funktionen bei mittelständischen Unternehmen in Restrukturierungs-, Spezial- und Sondersituationen
2007 bis 2008 Managing Partner Caesar Special Opportunities, Luxemburg
1996 bis 2007 Mitglied des Vorstands Augusta Technologie AG
(Börsennotierung)
1992 bis 1996 Kaufmännische Führungsfunktionen in Industrieunternehmen
1982 bis 1992 Deutsche Bundeswehr


Weitere wesentliche Tätigkeiten

Keine

Relevante Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen

Herr Zimmer verfügt aufgrund seiner langjährigen Tätigkeit als Vorstandsvorsitzender und Finanzvorstand und -verantwortlicher von Industrieunternehmen unterschiedlicher Branchen über umfassende Erfahrungen in strategischer und operativer Unternehmensführung. Er bringt weitreichende Erfahrungen aus langjähriger Tätigkeit bei börsen- und kapitalmarktorientierten Unternehmen mit und hat damit wertvolle Kenntnisse in der Gremienarbeit und auf dem Gebiet der Corporate Governance.

Herr Zimmer erfüllt die Anforderungen des § 100 Abs. 5 Halbsatz 1 AktG an Sachverstand auf den Gebieten der Rechnungslegung oder Abschlussprüfung.

Nach Einschätzung des Aufsichtsrates steht Herr Zimmer in keiner nach Ziffern 5.4.1 und 5.4.2 des Deutschen Corporate Governance Kodex 2017 oder nach Ziffern C.6, C13 des Deutschen Corporate Governance Kodex 2020 offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur InTiCa Systems AG, deren Konzernunternehmen, deren Organen, einem kontrollierenden Aktionär oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen und ist damit als unabhängig zu qualifizieren.
 

b)

Herr Werner Paletschek, Fürstenzell


Persönliche Daten

Geburtsdatum: 02. Januar 1968
Geburtsort: Passau, Deutschland
Staatsangehörigkeit: deutsch


Ausbildung

1987 bis 1992 Studium der Betriebswirtschaftslehre an der FH Regensburg

Schwerpunkt: Außenwirtschaft und Marketing
Abschluss: Dipl. Betriebswirt (FH)


Beruflicher Werdegang

OWP Brillen Gruppe

1999 bis heute CEO OWP Brillen GmbH
2007 bis heute President OWP USA Inc.
1998 bis heute Gérant OWP France S.à.r.l.
1995 bis 1998 Leitung MaCom & Produktentwicklung
1992 bis 1995 Assistenz MaCom


Weitere wesentliche Tätigkeiten

Keine


Relevante Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen

Herr Paletschek verfügt über seine langjährige Tätigkeit als Geschäftsführer über fundierte Kenntnisse und Erfahrungen sowohl in strategischer als auch in operativer Unternehmensleitung.

Infolge der globalen Ausrichtung seiner Tätigkeit, speziell beim Aufbau und der Entwicklung von Auslandsmärkten, bringt er wertvolle Kenntnisse im Bereich Internationalisierung ein.

Im Rahmen seiner langjährigen Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat der InTiCa Systems hat er wesentlich am strategischen Umbau der Gesellschaft in den letzten 10 Jahren mitgewirkt und sich in dieser Zeit ein fundiertes Branchenwissen erworben.

Herr Paletschek erfüllt die Anforderungen des § 100 Abs. 5 Halbsatz 1 AktG an Sachverstand auf den Gebieten der Rechnungslegung oder Abschlussprüfung.

Herr Paletschek ist Geschäftsführer (CEO) der OWP Brillen GmbH und übt auch Funktionen bei deren Tochtergesellschaften aus. Die OWP Brillen GmbH wird vom wesentlichen Aktionär der Gesellschaft, Herrn Dr. Dr. Axel Diekmann, beherrscht.
 

c)

Herr Christian Fürst, Thyrnau


Persönliche Daten

Geburtsdatum: 01. September 1964
Geburtsort: Passau, Deutschland
Staatsangehörigkeit: deutsch


Ausbildung

1986 Bankkaufmann
1991 Dipl. Betriebswirt (FH)
1997 Bilanzbuchhalter (IHK)


Beruflicher Werdegang

Seit 2019 Geschäftsführender Gesellschafter Fürst Reisen GmbH & Co. KG
Seit 1999 Geschäftsführender Gesellschafter z.i.e.l. management consulting GmbH Unternehmensberatung
2000 bis 2005 Geschäftsführender Gesellschafter Wundsam Bau GmbH, Hauzenberg
1996 bis 1999 Kaufmännischer Leiter ES Plastik GmbH & Co. KG, Hutthurm
1993 bis 1995 Beratungsleiter PST Software NZ Ltd., Auckland Neuseeland
1991 bis 1993 Berater PST Software GmbH, Haar


Weitere wesentliche Tätigkeiten

Keine


Relevante Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen

Herr Fürst verfügt aufgrund seiner langjährigen Tätigkeiten als Geschäftsführer und Berater in unterschiedlichen Branchen über tiefgreifende Kenntnisse und Erfahrungen u.a. in den Bereichen strategische und operative Unternehmensführung, Umstrukturierungen, Unternehmenstransaktionen und Projektleitung im nationalen und internationalen Bereich.

Nach Einschätzung des Aufsichtsrates steht Herr Fürst in keiner nach Ziffern 5.4.1 und 5.4.2 des Deutschen Corporate Governance Kodex 2017 oder nach Ziffern C.6, C13 des Deutschen Corporate Governance Kodex 2020 offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur InTiCa Systems AG, deren Konzernunternehmen, deren Organen, einem kontrollierenden Aktionär oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen und ist damit als unabhängig zu qualifizieren.

 

Passau, im Juni 2020

Der Vorstand



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