identity Trust Management AG
Düsseldorf
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020
Wir berufen hiermit unsere
ordentliche Hauptversammlung
der identity Trust Management AG in Düsseldorf am Mittwoch, dem 12.08.2020, 12:00 Uhr, als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ein.
Tagesordnung
1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019
Der vom Vorstand am 26.06.2020 aufgestellte Jahresabschluss ist vom Aufsichtsrat am 29.06.2020 gemäß § 172 Satz 1 AktG gebilligt
worden; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Einer Beschlussfassung der Hauptversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses
bedarf es deshalb nicht. Die vorgenannten Unterlagen sind der Hauptversammlung nach § 176 Abs. 1 Satz 1 AktG lediglich zugänglich
zu machen, ohne dass es einer Beschlussfassung hierzu bedarf.
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2. |
Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.
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3. |
Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für das Geschäftsjahr 2019 zu erteilen.
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4. |
Aufsichtsratswahl
Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Personen für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung zu Mitgliedern des Aufsichtsrats
der identity Trust Management AG zu bestellen, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2020 beschließt:
a) |
Herrn Prof. Dr. jur. Wolfram Wrabetz, wohnhaft in Bad Soden,
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b) |
Frau Evelyn Taylor, Vice-President der SAP SE, wohnhaft in Rülzheim, sowie
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c) |
Herrn Daniel Goldscheider, CEO der Yes International AG, Schweiz, wohnhaft in Lachen, Schweiz
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Der Aufsichtsrat der identity Trust Management AG setzt sich nach § 103 Abs. 1 AktG ausschließlich aus Mitgliedern zusammen,
die von der Hauptversammlung gewählt werden. Die Hauptversammlung ist nicht an Wahlvorschläge gebunden.
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Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre; Nachweis des Aktienbesitzes
Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht
zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats
entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung
abgehalten wird und die Aktionäre ihre Stimmen in der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation abgeben. Die
Hauptversammlung findet unter persönlicher Anwesenheit von Mitgliedern des Vorstands und Aufsichtsrats, namentlich des Vorsitzenden
des Aufsichtsrats, in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Düsseldorf, Lierenfelder Straße 51, 40231 Düsseldorf, statt.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes
führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird
vollständig in Bild und Ton im Internet unter
https://identity.tm/jhv
übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre (Briefwahl) sowie die Vollmachtserteilung wird über elektronische Kommunikation
ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die
ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben.
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts (inklusive der Ausübung des Stimmrechts
mittels elektronischer Briefwahl oder durch einen Bevollmächtigten) sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft
zuvor in geeigneter Weise ihren Aktienbesitz an der Gesellschaft nachgewiesen haben. Um ihren Aktionären diesen Nachweis zu
erleichtern, geht die Gesellschaft davon aus, dass ein Aktionär über denselben Aktienbesitz verfügt, mit dem er ausweislich
des Teilnehmerverzeichnisses der letzten ordentlichen Hauptversammlung 2019 erschienen bzw. vertreten war, sofern sich der
Aktionär gegenüber der Gesellschaft zu Nachweiszwecken auf das Teilnehmerverzeichnis der ordentlichen Hauptversammlung 2019
beruft und der Gesellschaft keine Anhaltspunkte bekannt sind, die dieser Vermutung entgegenstehen könnten.
Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich ausschließlich nach dem vor der virtuellen Hauptversammlung
nachgewiesenen Aktienbesitz des Aktionärs.
Damit Aktionäre über das Online-Portal unter
https://identity.tm/jhv
die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung verfolgen können, sind der vorherige Nachweis des Aktienbesitzes und die
vorherige Onlineanmeldung erforderlich.
Übertragung der Hauptversammlung im Internet
Die Hauptversammlung wird über das passwortgeschützte Online-Portal unter
https://identity.tm/jhv
übertragen. Diejenigen Aktionäre, die den Ablauf der Hauptversammlung verfolgen möchten, erhalten die für ihre Online-Anmeldung
benötigten Zugangsdaten und ein Passwort, nachdem sie ihren Aktienbesitz der Gesellschaft rechtzeitig vor der Hauptversammlung
nachgewiesen haben, per E-Mail an diejenige E-Mail-Adresse, die sie der Gesellschaft dafür im Zuge des Nachweises ihres Anteilsbesitzes
mitgeteilt haben.
Die Hauptversammlung findet in Anwesenheit des Aufsichtsratsvorsitzenden als Versammlungsleiter in den Geschäftsräumen der
Gesellschaft (Lierenfelder Straße 51, 40231 Düsseldorf) ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung statt. Bitte beachten
Sie, dass Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten die virtuelle Hauptversammlung nicht vor Ort in den Geschäftsräumen der Gesellschaft
verfolgen können.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch dies setzt den Nachweis des Aktienbesitzes
voraus. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedarf
der Textform (auch De-Mail).
Die Vollmacht, ihr Widerruf bzw. ihr Nachweis können gegenüber der Gesellschaft unter der Post-Anschrift: identity Trust Management
AG, ‘ordentliche Hauptversammlung 2020’, Lierenfelder Straße 51, 40231 Düsseldorf, oder der E-Mail-Adresse
vorstand@identity.tm
erklärt bzw. erbracht werden. Bevollmächtigungen bzw. Vollmachtsnachweise können nur bis spätestens zur Schließung der Abstimmungen
in der virtuellen Hauptversammlung erteilt werden.
Stimmrechtsausübung durch elektronische Briefwahl
Die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht nur durch elektronische Briefwahl ausüben. Voraussetzung dafür
ist, dass der Gesellschaft zuvor der Aktienbesitz des betreffenden Aktionärs nachgewiesen wurde. Die Briefwahlstimmen können
ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse abgegeben werden:
vorstand@identity.tm
Sie können auf diesem Wege bis zur Schließung der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt oder geändert
bzw. widerrufen werden.
Wir weisen darauf hin, dass in der virtuellen Hauptversammlung mangels persönlicher Teilnahme der Aktionäre bzw. ihrer Bevollmächtigten
keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden können. Dies hat zur Folge, dass in der virtuellen Hauptversammlung
nicht über Gegenanträge oder Wahlvorschläge abgestimmt werden wird.
Fragemöglichkeit der Aktionäre
Für die diesjährige virtuelle Hauptversammlung richtet sich das Fragerecht der Aktionäre nach den Vorschriften des COVID-19-Gesetzes.
Den Aktionären wird daher nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 des COVID-19-Gesetzes eine Fragemöglichkeit
im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Demgemäß hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats vorgegeben,
dass ein Fragerecht der Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung selbst nicht besteht. Vielmehr sind Fragen von Aktionären
bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung ausschließlich per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse
vorstand@identity.tm
einzureichen. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.
Ein Recht zur Einreichung von Fragen besteht nur für Aktionäre, die den Nachweis ihres Anteilsbesitzes erbracht haben.
Der Vorstand wird gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 des COVID-19- Gesetzes nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche
Fragen er wie beantwortet.
Widerspruch gegen Hauptversammlungsbeschlüsse
Den Aktionären wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 des COVID-19-Gesetzes die Möglichkeit zum Widerspruch gegen einen
Beschluss der Hauptversammlung eingeräumt. Ein Widerspruch kann ausschließlich per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse
vorstand@identity.tm
und nur durch diejenigen Aktionäre erklärt werden, die ihr Stimmrecht selbst oder durch einen Bevollmächtigten im Wege der
Briefwahl ausgeübt haben; ein Widerspruch ist ab dem Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch
den Versammlungsleiter möglich.
Hinweise zum Datenschutz
Im Rahmen der Hauptversammlung der identity Trust Management AG werden personenbezogene Daten verarbeitet. Einzelheiten dazu
können unseren Datenschutzinformationen im Online-Portal der Gesellschaft unter
https://identity.tm/jhv
entnommen werden. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigten, werden gebeten, diesen über die Datenschutzinformationen
zu informieren.
Düsseldorf, den 10. Juli 2020
identity Trust Management AG
Der Vorstand
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