DGAP-HV: Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
2016-04-25 / 15:07
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent verantwortlich.
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Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft
Hamburg
– ISIN DE000HLAG475 – – Wertpapierkennnummer HLAG47 –
Einladung zur Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionäre hiermit zu der am Mittwoch, den 1. Juni 2016, um 10.00 Uhr im Mehr! Theater am Großmarkt, Banksstraße 28, 20097 Hamburg, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft ein.
I. Tagesordnung und Beschlussvorschläge
1. |
Vorlagen an die Hauptversammlung gemäß § 176 Abs. 1 Satz 1 des Aktiengesetzes
Der Vorstand macht gemäß § 176 Abs. 1 Satz 1 des Aktiengesetzes (AktG) der Hauptversammlung die folgenden Vorlagen zugänglich:
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den festgestellten Jahresabschluss der Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft zum 31. Dezember 2015,
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den gebilligten Konzernabschluss zum 31. Dezember 2015,
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den Lagebericht und den Konzernlagebericht für die Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft und den Hapag-Lloyd Konzern, einschließlich
der darin enthaltenen Erläuterungen nach §§ 289 Abs. 4 und 315 Abs. 4 des Handelsgesetzbuchs,
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den Bericht des Aufsichtsrats sowie
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den Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns.
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Sämtliche vorgenannten Unterlagen sind über die Internetadresse
zugänglich und liegen während der Hauptversammlung zur Einsichtnahme aus.
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gemäß § 172 AktG am 23. März
2016 gebilligt. Der Jahresabschluss ist mit seiner Billigung durch den Aufsichtsrat festgestellt. Eine Feststellung des Jahresabschlusses
oder eine Billigung des Konzernabschlusses durch die Hauptversammlung nach § 173 AktG ist somit nicht erforderlich. Die Vorlagen
zu Tagesordnungspunkt 1 sind vielmehr der Hauptversammlung zugänglich zu machen und sollen dieser erläutert werden, ohne dass
es (abgesehen von der Beschlussfassung zu Tagesordnungspunkt 2) nach dem Aktiengesetz einer Beschlussfassung bedarf.
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2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
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Der im Geschäftsjahr 2015 erzielte Bilanzgewinn von 108.403.937,87 Euro wird vollständig auf neue Rechnung vorgetragen.
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3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
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Die im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitglieder des Vorstands werden für diesen Zeitraum entlastet.
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4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
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Die im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats werden für diesen Zeitraum entlastet.
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5. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2016 sowie
des Abschlussprüfers für eine prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts im Geschäftsjahr
2016 und eine etwaige prüferische Durchsicht zusätzlicher unterjähriger Finanzinformationen
Der Aufsichtsrat schlägt, gestützt auf eine entsprechende Empfehlung des Prüfungsausschusses, vor zu beschließen:
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Die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird bestellt
a) |
zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2016,
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b) |
zum Abschlussprüfer für die prüferische Durchsicht von unterjährigen verkürzten Abschlüssen und Zwischenlageberichten für
das Geschäftsjahr 2016 und das erste Quartal 2017, wenn und soweit diese einer prüferischen Durchsicht unterzogen werden.
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Die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, hat gegenüber dem Aufsichtsrat erklärt, dass keine geschäftlichen, finanziellen,
persönlichen oder sonstigen Beziehungen zwischen ihr, ihren Organen und Prüfungsleitern einerseits und dem Unternehmen und
seinen Organmitgliedern andererseits bestehen, die Zweifel an ihrer Unabhängigkeit begründen können.
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6. |
Beschlussfassung über die Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder
Das geltende System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder soll der Hauptversammlung nach § 120 Abs. 4 AktG zur Billigung vorgelegt
werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
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Die Hauptversammlung billigt das geltende System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder, das im Vergütungsbericht dargestellt
ist.
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Der Vergütungsbericht, in dem das geltende System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder dargestellt ist, findet sich als Bestandteil
des Konzernlageberichts der Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft im Geschäftsbericht 2015. Der Geschäftsbericht ist über die Internetadresse
www.hapag-lloyd.com/hv zugänglich und liegt während der Hauptversammlung zur Einsichtnahme aus.
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7. |
Beschlussfassung über die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern
Der Aufsichtsrat der Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft setzt sich gegenwärtig nach § 96 Abs. 1 und 2, § 101 Abs. 1 AktG und §
7 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 MitbestG in Verbindung mit § 9.1 der Satzung der Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft aus je sechs Mitgliedern
der Anteilseigner und der Arbeitnehmer zusammen.
Die gegenwärtige Amtszeit der von der Hauptversammlung gewählten Aufsichtsratsmitglieder Horst Baier, Karl Gernandt und Dr.
Rainer Klemmt-Nissen endet mit Ablauf der Hauptversammlung am 1. Juni 2016.
Der Aufsichtsrat schlägt vor zu beschließen:
a) |
Frau Nicola Gehrt, Leiterin Investor Relations TUI Group, wohnhaft in Hannover, für die Zeit ab Beendigung der Hauptversammlung
am 1. Juni 2016 bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das vierte Geschäftsjahr
nach dem Beginn der Amtszeit beschließt, als Vertreterin der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen. Das Geschäftsjahr,
in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet.
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b) |
Herrn Karl Gernandt, Präsident des Verwaltungsrats Kühne + Nagel International AG, wohnhaft in Hamburg, für die Zeit ab Beendigung
der Hauptversammlung am 1. Juni 2016 bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für
das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt, als Vertreter der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet.
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c) |
Herrn Dr. Rainer Klemmt-Nissen, Geschäftsführer HGV Hamburger Gesellschaft für Vermögens- und Beteiligungsmanagement mbH,
wohnhaft in Hamburg, für die Zeit ab Beendigung der Hauptversammlung am 1. Juni 2016 bis zur Beendigung der Hauptversammlung,
die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt, als Vertreter
der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet.
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Die Wahlvorschläge beruhen auf entsprechenden Vorschlägen des Nominierungsausschusses des Aufsichtsrats. Die Vorschläge wurden
auf der Grundlage der Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex und unter Berücksichtigung der vom Aufsichtsrat
für seine Zusammensetzung benannten Ziele abgegeben.
Von den vom Aufsichtsrat Vorgeschlagenen erfüllt Frau Gehrt in Anbetracht ihrer langjährigen beruflichen Praxis und aufgrund
ihrer Unabhängigkeit die Voraussetzungen als unabhängige Finanzexpertin gemäß § 100 Abs. 5 AktG.
Es ist geplant, die Hauptversammlung über die Wahlvorschläge einzeln abstimmen zu lassen (Einzelwahl).
Angaben zu Tagesordnungspunkt 7 gemäß § 124 Abs. 2 Satz 2 AktG:
Im Aufsichtsrat müssen bei seiner gegenwärtigen Größe (zwölf Mitglieder) mindestens vier Sitze von Frauen und vier Sitze von
Männern besetzt sein, um das Mindestanteilsgebot nach § 96 Abs. 2 Sätze 1 und 2 AktG (das heißt Zusammensetzung des Aufsichtsrats
zu mindestens 30 Prozent aus Frauen und zu mindestens 30 Prozent aus Männern) zu erfüllen.
Derzeit gehören dem Aufsichtsrat auf der Seite der Anteilseignervertreter sechs Männer und keine Frau und auf der Seite der
Arbeitnehmervertreter zwei Frauen und vier Männer an. Mit Beendigung der Hauptversammlung am 1. Juni 2016 werden aufgrund
der bereits erfolgten Neuwahl der Arbeitnehmervertreter dem Aufsichtsrat auf der Seite der Arbeitnehmervertreter drei Frauen
und drei Männer angehören. In der Hauptversammlung am 1. Juni 2016 ist danach für die Zeit ab Beendigung dieser Hauptversammlung
mindestens eine Frau als Vertreterin der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen, um bei der gegenwärtigen Größe des Aufsichtsrats
das Mindestanteilsgebot nach § 96 Abs. 2 Sätze 1 und 2 AktG zu erfüllen. Der Gesamterfüllung wurde nicht nach § 96 Abs. 2
Satz 3 AktG widersprochen.
Angaben zu Tagesordnungspunkt 7 gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG sowie gemäß Ziffer 5.4.1 Abs. 5 bis 7 des Deutschen Corporate
Governance Kodex:
Frau Gehrt ist Mitglied in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:
TUI Deutschland GmbH
Herr Gernandt ist nicht Mitglied in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten.
Herr Gernandt ist Mitglied in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien der folgenden Wirtschaftsunternehmen:
Kühne + Nagel International AG
Kühne Holding AG
HSV Fußball AG
Kühne Logistics University
Herr Dr. Klemmt-Nissen ist Mitglied in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten der folgenden Gesellschaften:
Hamburger Hochbahn AG
HSH Nordbank AG
Vattenfall Wärme Hamburg GmbH
Herr Dr. Klemmt-Nissen ist Mitglied in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien:
HMC Hamburg Messe und Congress GmbH
Nach Einschätzung des Aufsichtsrats bestehen über die nachfolgend genannten Beziehungen hinaus keine für die Wahlentscheidung
der Hauptversammlung maßgebenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zwischen den vom Aufsichtsrat zur Wahl als Mitglieder
des Aufsichtsrats vorgeschlagenen Personen und den Gesellschaften des Hapag-Lloyd Konzerns, den Organen der Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft
oder einem direkt oder indirekt mit mehr als 10 Prozent der stimmberechtigten Aktien an der Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft
beteiligten Aktionär andererseits:
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Frau Nicola Gehrt ist Leiterin Investor Relations der TUI Group. Die TUI Group ist wesentlich an der Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft
beteiligt.
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* |
Herr Karl Gernandt ist Delegierter des Verwaltungsrats der Kühne Holding AG. Die Kühne Holding AG ist wesentlich an der Hapag-Lloyd
Aktiengesellschaft beteiligt.
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* |
Herr Dr. Klemmt-Nissen ist Geschäftsführer der HGV Hamburger Gesellschaft für Vermögens- und Beteiligungsmanagement mbH. Die
HGV Hamburger Gesellschaft für Vermögens- und Beteiligungsmanagement mbH ist wesentlich an der Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft
beteiligt.
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8. |
Beschlussfassung über die Änderung der Vergütung des Aufsichtsrats und Satzungsänderung
Damit die Gesellschaft auch in Zukunft ausreichend qualifizierte Mitglieder für den Aufsichtsrat gewinnen kann, ist die Arbeit
im Aufsichtsrat angemessen zu vergüten. Vor dem Hintergrund der gewachsenen Aufgaben und der Verantwortung des Aufsichtsrats
soll die derzeitige in der Satzung vorgesehene Vergütungsstruktur an die gestiegenen Anforderungen bei einer börsennotierten
Gesellschaft angepasst werden und den Aufsichtsratsmitgliedern eine marktübliche Vergütung gewährt werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
§ 12.1 der Satzung wird mit Wirkung auf den Zeitpunkt der Eintragung der hier vorgeschlagenen Satzungsänderung in das Handelsregister
aufgehoben und wie folgt neu gefasst:
‘Jedes Mitglied des Aufsichtsrats erhält als Vergütung für jedes volle Geschäftsjahr Euro 50.000. Für den Aufsichtsratsvorsitzenden
beträgt die Jahresvergütung das Dreifache, für die stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden das Eineinhalbfache des in
Satz 1 genannten Betrages. Zusätzlich zu der in Satz 1 festgelegten Vergütung erhalten Mitglieder eines Ausschusses, mit Ausnahme
des Nominierungsausschusses und des Ausschusses gemäß § 27 Abs. 3 des Gesetzes über die Mitbestimmung der Arbeitnehmer, Euro
10.000 und Vorsitzende eines Ausschusses Euro 20.000 für jedes volle Geschäftsjahr ihrer Mitgliedschaft in dem jeweiligen
Ausschuss. Soweit Aufsichtsratsmitglieder für eine Tätigkeit im Aufsichtsrat einer Tochtergesellschaft der Hapag-Lloyd AG
eine Vergütung erhalten, ist diese Vergütung auf die Vergütung nach den vorstehenden Sätzen 1 bis 3 anzurechnen.’
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II. Weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung
1. |
Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind gemäß § 15 Abs. 3 der
Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister eingetragen sind und sich rechtzeitig, das heißt
spätestens bis Mittwoch, den 25. Mai 2016, 24.00 Uhr (MESZ),
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bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache unter der nachfolgenden Adresse
Hapag-Lloyd AG
c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH
Postfach 57 03 64
22772 Hamburg
Telefax-Nummer: +49 (0)69 256270-49
E-Mail-Adresse: hv-service.hapag-lloyd@adeus.de
angemeldet haben. Für die Fristwahrung ist jeweils der Zugang der Anmeldung maßgeblich.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nach § 67 Abs. 2 Satz 1 des Aktiengesetzes (AktG) als Aktionär nur, wer als solcher im
Aktienregister eingetragen ist. Das Teilnahme- und Stimmrecht setzt demgemäß auch voraus, dass eine Eintragung als Aktionär
im Aktienregister noch am Tag der Hauptversammlung besteht. Hinsichtlich der Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten in der
Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand
maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden allerdings in der Zeit von Donnerstag, den 26. Mai 2016 bis zum Tag
der Hauptversammlung, also bis Mittwoch, den 1. Juni 2016 (je einschließlich) keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen.
Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung
am Mittwoch, den 25. Mai 2016 (sogenannter Technical Record Date).
Kreditinstitute, die den Kreditinstituten nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Aktionärsvereinigungen und Personen sowie
die den Kreditinstituten nach § 135 Abs. 10 in Verbindung mit § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Institute und Unternehmen
dürfen das Stimmrecht für Namensaktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen
sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben. Einzelheiten zu dieser Ermächtigung finden sich in § 135 AktG.
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2. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
a) |
Möglichkeit der Bevollmächtigung, Formulare
Aktionäre haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten – zum Beispiel ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung,
einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder eine andere Person ihrer Wahl – ausüben zu lassen. Auch in
diesem Fall ist eine ordnungsgemäße Anmeldung (siehe oben unter Ziffer 1 [Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung
des Stimmrechts]) erforderlich. Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung zulässig
und kann schon vor der Anmeldung erfolgen. Zur Vollmachtserteilung kommen sowohl Erklärungen gegenüber dem zu Bevollmächtigenden
als auch gegenüber der Gesellschaft in Betracht.
Der an der Hauptversammlung teilnehmende Bevollmächtigte kann, soweit nicht das Gesetz, der Vollmachtgeber oder der Bevollmächtigte
Einschränkungen oder sonstige Besonderheiten vorsieht, das Stimmrecht in der gleichen Weise ausüben, wie es der Aktionär selbst
könnte.
Weder vom Gesetz noch von der Satzung noch sonst seitens der Gesellschaft wird für die Erteilung der Vollmacht die Nutzung
bestimmter Formulare verlangt. Jedoch bitten wir im Interesse einer reibungslosen Abwicklung, bei Vollmachtserteilungen, wenn
sie durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen, stets die bereitgestellten Formulare zu verwenden. Formulare, die
zu einer bereits im Rahmen des Anmeldevorgangs erfolgenden Vollmachtserteilung verwendet werden können, werden den Aktionären
mit Übermittlung der Einladung zur Hauptversammlung zugänglich gemacht. Den Aktionären wird dabei namentlich ein Anmelde-
und Vollmachtsformular zugänglich gemacht, das unter anderem im Rahmen von nachfolgendem Buchstaben b) bzw. d) zur Eintrittskartenbestellung
für einen Bevollmächtigten oder zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
verwendet werden kann.
Zudem kann für die Erteilung einer Vollmacht auch das auf der Eintrittskarte enthaltene Vollmachtsformular genutzt werden.
In den Stimmunterlagen, die die an der Hauptversammlung teilnehmenden Aktionäre beim Einlass zur Hauptversammlung erhalten,
befinden sich Belege für die Vollmachts- und gegebenenfalls Weisungserteilung während der Hauptversammlung.
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b) |
Form der Vollmacht
Wenn die Erteilung der Vollmacht nicht dem Anwendungsbereich des § 135 AktG unterliegt (also wenn die Vollmacht nicht [i]
einem Kreditinstitut, [ii] einer einem Kreditinstitut nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Aktionärsvereinigung oder Person
oder [iii] einem Institut oder Unternehmen, das einem Kreditinstitut nach § 135 Abs. 10 in Verbindung mit § 125 Abs. 5 AktG
gleichgestellt ist, erteilt wird und die Erteilung der Vollmacht auch nicht sonst dem Anwendungsbereich des § 135 AktG unterliegt),
gilt: Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen
gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG der Textform (§ 126b BGB). Erfolgt die Erteilung der Vollmacht oder deren Widerruf durch eine
Erklärung gegenüber der Gesellschaft, so kann diese unter der oben in Ziffer 1 (Voraussetzungen für die Teilnahme und die
Ausübung des Stimmrechts) genannten Postadresse, Telefax-Nummer bzw. E-Mail-Adresse abgegeben werden. Bei einer Übermittlung
per E-Mail ist gewährleistet, dass als Anlage zu einer E-Mail (unbeschadet der Möglichkeit, die Vollmacht unmittelbar in einer
E-Mail zu erteilen) Dokumente in den Formaten ‘Word’, ‘PDF’, ‘JPG’, ‘TXT’ und ‘TIF’ Berücksichtigung finden können. Die per
E-Mail übermittelte Vollmacht kann der Anmeldung nur dann eindeutig zugeordnet werden, wenn der E-Mail (bzw. deren Anhang)
entweder Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs oder die Aktionärsnummer zu entnehmen ist. Für die Bevollmächtigung
der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gelten die unter nachfolgendem Buchstaben d) beschriebenen Besonderheiten.
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c) |
Besonderheiten bei der Erteilung einer Vollmacht im Anwendungsbereich des § 135 AktG
Für den Fall, dass die Erteilung der Vollmacht dem Anwendungsbereich des § 135 AktG unterliegt (also für den Fall, dass [i]
einem Kreditinstitut, [ii] einer einem Kreditinstitut nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Aktionärsvereinigung oder Person
oder [iii] einem Institut oder Unternehmen, das einem Kreditinstitut nach § 135 Abs. 10 in Verbindung mit § 125 Abs. 5 AktG
gleichgestellt ist, Vollmacht erteilt wird oder sonst die Erteilung der Vollmacht dem Anwendungsbereich des § 135 AktG unterliegt),
wird weder von § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG Textform (§ 126b BGB) verlangt noch enthält die Satzung für diesen Fall eine besondere
Regelung. Deshalb können die Kreditinstitute, die den Kreditinstituten nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Aktionärsvereinigungen
und Personen sowie die den Kreditinstituten nach § 135 Abs. 10 in Verbindung mit § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Institute
und Unternehmen für ihre Bevollmächtigung Formen vorsehen, die allein den für diesen Fall der Vollmachtserteilung geltenden
gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere denen in § 135 AktG, genügen müssen. Auf das besondere Verfahren nach § 135 Abs. 1
Satz 5 AktG wird hingewiesen.
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d) |
Von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
Die Hinweise in vorstehendem Buchstaben a) gelten mit folgenden Besonderheiten auch für den Fall einer Bevollmächtigung der
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter: Wenn die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt
werden, werden diese das Stimmrecht nur ausüben, soweit ihnen eine ausdrückliche Weisung vorliegt. Dabei sind nur Weisungen
zu vor der Hauptversammlung seitens der Gesellschaft bekannt gemachten Beschlussvorschlägen der Verwaltung, jedoch einschließlich
eines etwaigen in der Hauptversammlung entsprechend der Bekanntmachung angepassten Gewinnverwendungsvorschlags sowie zu vor
der Hauptversammlung seitens der Gesellschaft aufgrund eines Verlangens einer Minderheit nach § 122 Abs. 2 AktG, als Gegenantrag
nach § 126 Abs. 1 AktG oder als Wahlvorschlag nach § 127 AktG bekannt gemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären möglich.
Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen, wenn sie nicht in der Hauptversammlung
erteilt werden, bis zum Ablauf des Dienstags, 31. Mai 2016 (24.00 Uhr MESZ), bei der Gesellschaft eingegangen sein. Entsprechendes
gilt für die Änderung bereits erteilter Weisungen.
Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden von einer ihnen erteilten Vollmacht insoweit keinen Gebrauch
machen und die betreffenden Aktien nicht vertreten, als die betreffenden Aktien durch einen anderen in der Hauptversammlung
Anwesenden (den Aktionär selbst oder dessen Vertreter) vertreten werden.
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e) |
Nachweis der Bevollmächtigung
Wird die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt, ist ein zusätzlicher Nachweis der Bevollmächtigung
nicht erforderlich. Wird hingegen die Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt, kann die Gesellschaft
einen Nachweis der Bevollmächtigung verlangen, soweit sich nicht – das betrifft den Fall von vorstehendem Buchstaben c) –
aus § 135 AktG etwas anderes ergibt. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann etwa dadurch geführt werden, dass
der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die formgerechte Vollmachtserteilung an der Einlasskontrolle vorweist oder
der Nachweis der Bevollmächtigung (durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten) der Gesellschaft bereits vor der Hauptversammlung
übermittelt wird. Die Übermittlung kann an die in Ziffer 1 (Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts)
angegebene Postadresse bzw. Telefax-Nummer erfolgen. Für eine Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung (durch den
Aktionär oder den Bevollmächtigten) bieten wir gemäß § 134 Abs. 3 Satz 4 AktG folgenden Weg elektronischer Kommunikation an:
Der Nachweis über die Bestellung eines Bevollmächtigten kann der Gesellschaft an die E-Mail-Adresse hv-service.hapag-lloyd@adeus.de
übermittelt werden. Dabei ist gewährleistet, dass als Anlage zu einer E-Mail (unbeschadet der Möglichkeit, eine vorhandene
E-Mail weiterzuleiten) Dokumente in den Formaten ‘Word’, ‘PDF’, ‘JPG’, ‘TXT’ und ‘TIF’ Berücksichtigung finden können. Der
per E-Mail übermittelte Nachweis der Bevollmächtigung kann der Anmeldung nur dann eindeutig zugeordnet werden, wenn ihm bzw.
der E-Mail entweder Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs oder die Aktionärsnummer zu entnehmen ist. Von dem Vorstehenden
unberührt bleibt, dass vollmachtsrelevante Erklärungen (Erteilung, Widerruf), wenn sie gegenüber der Gesellschaft erfolgen,
und Nachweise gegenüber der Gesellschaft insbesondere an die für die Anmeldung angegebene Postadresse bzw. Telefax-Nummer
übermittelt werden können. Der Nachweis der Bevollmächtigung sollte, wenn er nicht in der Hauptversammlung erbracht werden
soll, aus organisatorischen Gründen bis zum Ablauf des Dienstags, 31. Mai 2016 (24.00 Uhr MESZ), bei der Gesellschaft eingegangen
sein.
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f) |
Mehrere Bevollmächtigte
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG die Gesellschaft eine oder mehrere
von diesen zurückweisen.
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3. |
Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 und § 131 Abs. 1 AktG
a) |
Tagesordnungsergänzungsverlangen nach § 122 Abs. 2 AktG
Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil (5 Prozent) des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von 500.000,- Euro erreichen (Letzteres entspricht 500.000 Aktien), verlangen, dass Gegenstände auf die
Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft spätestens am Sonntag,
den 1. Mai 2016, 24.00 Uhr (MESZ), zugehen. Es kann wie folgt adressiert werden:
Hapag-Lloyd AG
– Vorstand –
z. Hd. Herrn Henrik Schilling – Senior Director Investor Relations
Ballindamm 25
20095 Hamburg
§ 142 Abs. 2 Satz 2 AktG, wonach die Antragsteller nachzuweisen haben, dass sie seit mindestens drei Monaten vor dem Tag der
Hauptversammlung Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über den Antrag halten, findet gemäß
§ 122 Abs. 2 Satz 1, Abs. 1 Satz 3 AktG in der nach § 26h Abs. 4 des Einführungsgesetzes zum AktG für diese Hauptversammlung
noch maßgeblichen Fassung entsprechende – das heißt in angepasster Form – Anwendung. Die Gesellschaft wird insoweit den Nachweis
genügen lassen, dass die Antragsteller mindestens seit dem Beginn des 1. März 2016 Inhaber der Aktien sind und diese Aktien
jedenfalls bis zum Beginn des Tags der Absendung des Tagesordnungsergänzungsverlangens halten. Bestimmte Aktienbesitzzeiten
Dritter werden dabei gemäß § 70 AktG angerechnet.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht werden
– unverzüglich nach ihrem Eingang bei der Gesellschaft im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung
zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten.
Etwaige nach der Einberufung der Hauptversammlung bei der Gesellschaft eingehende bekannt zu machende Tagesordnungsergänzungsverlangen
werden außerdem unverzüglich nach ihrem Eingang bei der Gesellschaft über die Internetadresse
zugänglich gemacht und den Aktionären mitgeteilt.
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b) |
Gegenanträge und Wahlvorschläge nach § 126 Abs. 1 und § 127 AktG
Aktionäre können in der Hauptversammlung Anträge und gegebenenfalls auch Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie
zur Geschäftsordnung stellen, ohne dass es hierfür vor der Hauptversammlung einer Ankündigung, Veröffentlichung oder sonstigen
besonderen Handlung bedarf.
Gegenanträge im Sinn des § 126 AktG und Wahlvorschläge im Sinn des § 127 AktG werden einschließlich des Namens des Aktionärs,
der Begründung, die allerdings für Wahlvorschläge nicht erforderlich ist, und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung
sowie, im Fall von Vorschlägen eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern, den Angaben nach § 127 Satz 4 AktG unter
der Internetadresse
zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft
spätestens bis Dienstag, den 17. Mai 2016, 24.00 Uhr (MESZ),
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unter der Adresse
Hapag-Lloyd AG
– Vorstand –
z. Hd. Herrn Henrik Schilling – Senior Director Investor Relations
Ballindamm 25
20095 Hamburg
oder per Telefax unter der Nummer +49 (0)40 3001-73490
oder per E-Mail unter der E-Mail-Adresse hv-gegenantraege@hlag.com
zugehen und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung nach § 126 bzw. § 127 AktG
erfüllt sind.
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c) |
Auskunftsrecht der Aktionäre nach § 131 Abs. 1 AktG
Gemäß § 131 Abs. 1 AktG ist jedem Aktionär auf ein in der Hauptversammlung gestelltes Verlangen vom Vorstand Auskunft über
Angelegenheiten der Gesellschaft, einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem
verbundenen Unternehmen, der Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen, zu geben, soweit
sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht.
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d) |
Weitergehende Erläuterungen
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 und § 131 Abs. 1 AktG, insbesondere
Angaben zu weiteren über die Einhaltung maßgeblicher Fristen hinausgehenden Voraussetzungen, finden sich unter der Internetadresse
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4. |
Hauptversammlungsunterlagen, Internetseite mit den Informationen nach § 124a AktG
Der Inhalt der Einberufung, eine Erläuterung, warum zu Tagesordnungspunkt 1 kein Beschluss gefasst werden soll, die der Hauptversammlung
zugänglich zu machenden Unterlagen, die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung sowie etwaige
Tagesordnungsergänzungsverlangen im Sinn des § 122 Abs. 2 AktG sind über die Internetadresse
zugänglich. Die Einberufung mit der vollständigen Tagesordnung und den Beschlussvorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat
wurde am 25. April 2016 im Bundesanzeiger bekannt gemacht und zudem solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen
davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten.
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5. |
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Die Gesamtzahl der ausgegebenen Aktien, die sämtlich mit jeweils einem Stimmrecht versehen sind, beträgt zum Zeitpunkt der
Einberufung der Hauptversammlung 118.110.917 (Angabe gemäß § 30b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Alt. 2 des Wertpapierhandelsgesetzes).
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Hamburg, im April 2016
Hapag-Lloyd AG
Der Vorstand
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