Nachricht vom 02.09.2020 | 15:06

Eifelhöhen-Klinik Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 15.10.2020 in Bonn mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

DGAP-News: Eifelhöhen-Klinik Aktiengesellschaft / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
02.09.2020 / 15:06
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
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Eifelhöhen-Klinik Aktiengesellschaft

Bonn

Wertpapier-Kenn-Nummer 565 360
ISIN DE0005653604

Sehr geehrte Aktionärinnen, sehr geehrte Aktionäre,

wir laden Sie ein zu unserer

ordentlichen Hauptversammlung

am 15. Oktober 2020, 14.00 Uhr,

Auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 ('COVID-19-Gesetz') findet die ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ("virtuelle Hauptversammlung") statt. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Weitere Angaben zur Einberufung. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ("AktG") ist Kameha Grand Bonn, Am Bonner Bogen 1, 53227 Bonn.

Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung. Die gesamte Versammlung wird auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

in Bild und Ton übertragen; diese Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung i.S.v. § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG.

I. Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts (einschließlich des erläuternden Berichts zu den Angaben nach § 289a Abs. 1 HGB) für das Geschäftsjahr 2019 und des gebilligten Konzernabschlusses, des Konzernlageberichts (einschließlich des erläuternden Berichts zu den Angaben nach § 315a Abs. 1 HGB) für das Geschäftsjahr 2019 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019.

Die genannten Unterlagen werden in der Hauptversammlung zugänglich gemacht und erläutert. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss der Eifelhöhen-Klinik AG zum 31. Dezember 2019 am 29. April 2020 und den Konzernabschluss zum 31.12.2019 in seiner Sitzung am 25. Mai 2020 gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. Einer Feststellung des Jahresabschlusses sowie einer Billigung des Konzernabschlusses durch die Hauptversammlung gemäß § 173 AktG bedarf es daher nicht, so dass zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung erfolgt.

2.

Ergebnisverwendung über den Jahresfehlbetrag des Geschäftsjahres 2019

Der Jahresfehlbetrag des Geschäftsjahres 2019 in Höhe von -1.213.934,28 EUR wird auf neue Rechnung vorgetragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, für die im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Vorstandsmitglieder

a)

Herr Dr. med. Markus-Michael Küthmann

b)

Herr Dipl.-Oec. Lothar Lotzkat

Entlastung zu erteilen. Es ist Einzelentlastung vorgesehen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, für die im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats

a)

Herr Dipl.-Oec. Jörg Karsten Leue

b)

Frau RA Doris Mücke

c)

Herr Dipl.-Oec., Ing. Sigurd Roch

Entlastung zu erteilen. Es ist Einzelentlastung vorgesehen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Franz Reißner Treuhandgesellschaft mbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Prinz-Georg-Str. 15, 40477 Düsseldorf, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

6.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat schlägt vor:

a)

Dipl.-Oec. Jörg Karsten Leue, Geschäftsführer der AKG Reha-Zentrum GmbH & Co KG, Hamburg sowie der Graaler Strandperle GmbH & Co KG, der Seniorenpflege Seeperle GmbH, Hamburg und der Graaler GmbH & Co Immobilien KG, Hamburg, wohnhaft in Hamburg

b)

Klaus Dirks, Geschäftsführer der Jofo Immobilien GmbH, Schloß Holte-Stukenbrock und der ARF Immobilien GmbH, Schloß Holte-Stukenbrock, wohnhaft in Schloß Holte-Stukenbrock und

c)

Doris Mücke, Rechtsanwältin für Medizin- und Versicherungsrecht in eigener Kanzlei in Bad Homburg, wohnhaft in Bad Homburg

zu Aufsichtsratsmitgliedern der Gesellschaft zu wählen.

Herr Leue und Frau Mücke gehören keinen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten bzw. vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen an. Herr Dirks ist Verwaltungsratsvorsitzender der Kreissparkasse Rheda-Wiedenbrück

Gleichzeitig schlägt der Aufsichtsrat vor, für zwei der vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitglieder jeweils ein Ersatzmitglied zu wählen:

d)

Dipl.-Ing. Roland Krüger, Schiffbauingenieur bei Starcruise Deutschland GmbH; Wismar, wohnhaft in Buchholz i. d. Nordheide als Ersatzmitglied für Herrn Leue

Herr Krüger gehört keinen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten bzw. vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen an.

e)

Heiner Großekämper, freiberuflicher Berater Controlling u. Financial Reporting, wohnhaft in Paderborn als Ersatzmitglied für Herrn Dirks

Herr Großekämper gehört als stellvertretender Aufsichtsratsvorsitzender der Synaxon AG, Schloß Holte-Stukenbrock an.

Die Wahl soll als Einzelwahl durchgeführt werden.

Gemäß Ziffer 5.4.1 Abs. 4 bis 7 DCGK ist zu den Aufsichtsratskandidaten Folgendes offenzulegen:

Herr Leue ist Geschäftsführer der Graaler Strandperle GmbH & Co KG. Herr Leue ist zudem Geschäftsführer der Seniorenpflege Seeperle GmbH, Hamburg und der Graaler GmbH & Co Immobilien KG, Hamburg. Die Graaler Strandperle GmbH & Co KG hält direkt 19,87 % an der Eifelhöhen-Klinik AG, die Seniorenpflege Seeperle GmbH hält direkt 8,74 % an der Eifelhöhen-Klinik AG.

Über eine Beteiligung an den vorgenannten Gesellschaften hält Herr Leue eine direkte Beteiligung in Höhe von 0,06% sowie eine indirekte Beteiligung in Höhe von 1,23% an der Eifelhöhen-Klinik AG.

Herr Krüger hat eine direkte und indirekte Beteiligung an der Graaler Strandperle GmbH & Co KG, die direkt 19,87% und an der Seniorenpflege Seeperle GmbH, die direkt 8,74 % an der Eifelhöhen-Klinik AG hält.

Herr Dirks ist Geschäftsführer der Jofo Immobilien GmbH und der ARF Immobilien GmbH, die 100 % Tochtergesellschaften der ARF Holding GmbH sind. Die ARF Holding GmbH hält direkt 25,13 % Anteile an der Eifelhöhen-Klinik AG.

Die übrigen Aufsichtsratskandidaten haben keine persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen angegeben, die gemäß Ziffer 5.4.1 Abs. 4 bis 7 DCGK offenzulegen wären.

Gemäß Ziffer 5.4.3 Satz 3 DCGK wird bekannt gegeben, dass Herr Leue als Kandidat für den Aufsichtsratsvorsitz vorgeschlagen ist.

Ein Lebenslauf der zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten kann auf der Internetseite der Gesellschaft

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

eingesehen und heruntergeladen werden.

Die virtuelle Hauptversammlung ist nicht an Wahlvorschläge gebunden.

Der Aufsichtsrat hat sich bei den Aufsichtsratskandidaten vergewissert, dass sie den für das Mandat zu erwartenden Zeitaufwand erbringen können.

7.

Neufassung des § 23 der Satzung (Recht zur Teilnahme an der Hauptversammlung)

Die Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts wurden durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) geändert. Bei Inhaberaktien börsennotierter Gesellschaften soll nach dem geänderten § 123 Absatz 4 Satz 1 AktG zukünftig für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts der Nachweis des Letztintermediärs gemäß dem neu eingefügten § 67c Absatz 3 AktG ausreichen. Nach § 23 der Satzung der Gesellschaft ist entsprechend den Vorgaben der derzeit geltenden Fassung des § 123 Absatz 4 Satz 1 AktG zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ein in Textform und in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut erforderlich.

Das ARUG II ist zum 1. Januar 2020 in Kraft getreten. Die Änderungen des § 123 Absatz 4 Satz 1 AktG und der neu vorgesehene § 67c AktG finden erst ab dem 3. September 2020 und erstmals auf Hauptversammlungen Anwendung, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden. Sie werden damit bereits vor der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft im Jahr 2021 anwendbar sein. Um ein Abweichen der Regelungen zu diesem Nachweis für die Teilnahme an der Hauptversammlung der Gesellschaft oder der Regelungen zur Ausübung des Stimmrechts in Satzung und Gesetz zu vermeiden, soll bereits jetzt die Anpassung der Satzung beschlossen werden. Durch die Anmeldung zur Eintragung im Handelsregister nach Beschlussfassung im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung ist sichergestellt, dass die Satzungsänderung erst nach dem 3. September 2020 wirksam wird.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, § 23 der Satzung wie folgt neu zu fassen:

'§ 23
Recht zur Teilnahme an der Hauptversammlung
(1)

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes zur Hauptversammlung angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse in Textform und in deutscher oder englischer Sprache mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind.

(2)

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts ist nachzuweisen. Hierfür ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Der Nachweis kann entweder durch den Letztintermediär gemäß den Anforderungen des § 67 c Absatz 3 Aktiengesetz oder durch den Letztintermediär anderweitig in Textform in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder für die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis form- und fristgerecht erbracht hat.'

II. Weitere Angaben zur Einberufung

1.

Durchführung der Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ("virtuelle Hauptversammlung")

Auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, eine Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten ("virtuelle Hauptversammlung").

Die virtuelle Hauptversammlung wird für alle Interessierten live auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

übertragen.

Über den passwortgeschützten Internetservice können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten) gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen, Anträge stellen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.

2.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung

Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung hat die Gesellschaft 3.120.000 auf den Inhaber lautende nennwertlose Stückaktien. Die Anzahl der Stimmrechte zu diesem Zeitpunkt beträgt 3.120.000. Teilnahmeberechtigt sind 3.017.424 Stückaktien, da 102.576 Stückaktien von der Gesellschaft gehalten werden; aus ihnen stehen der Gesellschaft keine Rechte zu.

3.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts (mit Nachweisstichtag nach § 123 Absatz 4 Satz 2 Aktiengesetz und dessen Bedeutung)

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nach den unten näher ausgeführten Regelungen sind nur diejenigen Personen berechtigt, die zu Beginn des 21. Tages vor der virtuellen Hauptversammlung, d. h. am Donnerstag, den 24. September 2020, 00:00 Uhr (Nachweisstichtag), Aktionäre der Gesellschaft sind (Berechtigung) und sich zur virtuellen Hauptversammlung unter Nachweis ihrer Berechtigung anmelden. Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung bedürfen der Textform und müssen in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Der Nachweis der Berechtigung ist durch einen in Textform erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut zu führen. Die Anmeldung und der auf den Nachweisstichtag bezogene Nachweis des Anteilsbesitzes müssen spätestens bis Donnerstag, den 24. September 2020, 24.00 Uhr, bei der nachstehend genannten Anmeldestelle eingehen.

Anmeldestelle:

Eifelhöhen-Klinik Aktiengesellschaft
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München oder
Telefax: +49 89 889 690 633 oder
E-Mail: anmeldung@better-orange.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im Falle der vollständigen oder teilweisen Veräußerung der Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag ist im Übrigen kein relevantes Datum für die Dividendenberechtigung.

Nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Anmeldestelle werden den Aktionären Anmeldebestätigungen für die virtuelle Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Anmeldebestätigungen sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes an die Anmeldestelle unter der vorgenannten Adresse Sorge zu tragen. Die Anmeldebestätigung enthält die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

Die Ausübung sowohl des Fragerechts als auch des Widerspruchsrechts sind ausschließlich über den passwortgeschützten Internetservice möglich.

4.

Bevollmächtigung

Aktionäre können sich in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut oder einen Intermediär, einen Stimmrechtsberater oder eine Aktionärsvereinigung, vertreten lassen und ihr Stimmrecht durch den Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch dann sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn keine Vollmacht nach § 135 Aktiengesetz erteilt wird. Aktionäre können für die Erteilung der Vollmacht das Vollmachtsformular benutzen, das sie zusammen mit der Anmeldebestätigung erhalten; möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht in Textform ausstellen. Darüber hinaus kann ein Formular auch im Internet unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

abgerufen werden. Das Formular wird auf Verlangen auch jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos übermittelt. Das Verlangen ist an die folgende Adresse zu richten:

Eifelhöhen-Klinik Aktiengesellschaft
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München oder
Telefax: +49 89 889 690 655 oder
E-Mail: eifelhoehen-klinik@better-orange.de

Die Aktionäre werden gebeten, Vollmachten vorzugsweise über den passwortgeschützten Internetservice unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

oder mittels des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Vollmachtsformulars zu erteilen.

Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung, ihre Änderung oder ihr Widerruf kann der Gesellschaft bis spätestens Mittwoch, den 14. Oktober 2020, 24:00 Uhr, unter der nachstehenden Adresse:

Eifelhöhen-Klinik Aktiengesellschaft
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München oder
Telefax: +49 89 889 690 655 oder
E-Mail: eifelhoehen-klinik@better-orange.de

oder über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt werden.

Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Bitte stimmen Sie sich daher in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht ab.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Bevollmächtigte können ebenfalls nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre daher lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von Unter-Vollmachten an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gemäß den nachfolgenden Bestimmungen ausüben.

5.

Stimmabgabe im Wege der Briefwahl (auch mittels elektronischer Kommunikation) durch die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten

Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihre Stimmen im Wege der Briefwahl (auch mittels elektronischer Kommunikation) abgeben. Auch dafür sind eine ordnungsgemäße Anmeldung und der Nachweis der Teilnahmeberechtigung nach den vorstehenden Bestimmungen unter II.3. erforderlich.

Briefwahlstimmen können bis spätestens Mittwoch, den 14. Oktober 2020, 24:00 Uhr, per Post, per Fax oder per E-Mail unter der nachstehenden Adresse abgegeben, geändert oder widerrufen werden:

Eifelhöhen-Klinik Aktiengesellschaft
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München oder
Telefax: +49 89 889 690 655 oder
E-Mail: eifelhoehen-klinik@better-orange.de

Darüber hinaus können Briefwahlstimmen bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Diejenigen, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl ausüben wollen, werden gebeten, hierzu den passwortgeschützten Internetservice unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

oder das gemeinsam mit den Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice übersandte Briefwahlformular zu verwenden. Das Briefwahlformular wird den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

abrufbar.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige Personen nach § 135 Absatz 8 Aktiengesetz, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können sich der Briefwahl bedienen.

Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Briefwahlstimmen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. über den passwortgeschützten Internetservice, 2. per E-Mail, 3. per Telefax und 4. auf dem Postweg übersandte Erklärungen.

6.

Stimmrechtsausübung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Zusätzlich bieten wir unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter mit der Ausübung ihres Stimmrechts zu bevollmächtigen. Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Wird zu einem Tagesordnungspunkt keine eindeutige Weisung erteilt, werden die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sich zum jeweiligen Beschlussgegenstand enthalten. Auch im Falle einer Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ist der fristgerechte Zugang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen über die Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts erforderlich.

Darüber hinaus weisen wir darauf hin, dass die Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegennehmen können. Ebenso wenig können die Stimmrechtsvertreter Aufträge zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegennehmen.

Aktionäre werden gebeten, Vollmachten mit Weisungen an die weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter wahlweise per Post, per Telefax oder elektronisch (per E-Mail oder unter Nutzung des nachfolgend genannten Internetservice für Aktionäre) bis Mittwoch, den 14. Oktober 2020, 24:00 Uhr, an folgende Adresse zu übermitteln:

Eifelhöhen-Klinik Aktiengesellschaft
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München oder
Telefax: +49 89 889 690 655 oder
E-Mail: eifelhoehen-klinik@better-orange.de

Darüber hinaus können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bis zum Beginn der Abstimmung über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Diejenigen, die eine Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen wollen, werden gebeten, hierzu den passwortgeschützten Internetservice unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

oder das ihnen gemeinsam mit den Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice übersandte Vollmachtsformular zu verwenden. Das Vollmachtsformular wird den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

abrufbar.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Vollmacht/Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Vollmacht/Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Wenn Briefwahlstimmen und Vollmacht/Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen und unklar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden stets Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. über den passwortgeschützten Internetservice, 2. per E-Mail, 3. per Telefax und 4. auf dem Postweg übersandte Erklärungen.

Ein Formular für die Vollmachts- und Weisungserteilung sowie weitere Informationen zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erhalten die Aktionäre zusammen mit der Anmeldebestätigung übermittelt.

7.

Rechte der Aktionäre nach §§ 122 Absatz 2, 126 Absatz 1, 127, 131 Absatz 1 AktG

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Absatz 2 AktG

Gemäß § 122 Absatz 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 Euro erreichen, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden (Ergänzungsantrag). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich oder in elektronischer Form nach § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (d. h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) zu stellen und muss der Gesellschaft bis Montag, den 14. September 2020, 24:00 Uhr, zugegangen sein. Ein Ergänzungsverlangen ist an folgende Adresse zu richten:

Eifelhöhen-Klinik AG
Investor Relations
Graurheindorfer Str. 137
D-53117 Bonn
Fax: 0228 967782-49
E-Mail: ir@eifelhoehen-klinik.ag

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie Inhaber einer ausreichenden Anzahl von Aktien für die Dauer der gesetzlich angeordneten Mindestbesitzzeit von mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten und, soweit dem Antrag vom Vorstand nicht entsprochen wird, auch bis zur Entscheidung des Gerichts über das Ergänzungsverlangen halten (§§ 122 Absatz 2, 122 Absatz 1 Satz 3, 122 Absatz 3 sowie 70 AktG). Die Regelung des § 121 Absatz 7 AktG findet entsprechende Anwendung.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 AktG

Aktionäre können Anträge zu einzelnen Tagesordnungspunkten stellen; dies gilt auch für Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern.

Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung werden den in § 125 Absätze 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter den dortigen Voraussetzungen (dies sind u. a. Aktionäre, die es verlangen) zugänglich gemacht, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die unten stehende Adresse übersandt hat. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist somit Mittwoch, der 30. September 2020, 24:00 Uhr. Ein Gegenantrag und/oder dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Absatz 2 AktG vorliegt.

Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG brauchen nicht begründet zu werden. Wahlvorschläge werden nur zugänglich gemacht, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person und, im Falle einer Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern, Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthalten. Nach § 127 Satz 1 AktG in Verbindung mit § 126 Absatz 2 AktG gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht zugänglich gemacht werden müssen. Im Übrigen gelten die Voraussetzungen und Regelungen für das Zugänglichmachen von Anträgen entsprechend; insbesondere gilt auch hier Mittwoch, der 30. September 2020, 24:00 Uhr, als letztmöglicher Termin, bis zu dem Wahlvorschläge bei der nachfolgend genannten Adresse eingegangen sein müssen, um noch zugänglich gemacht zu werden.

Etwaige Anträge (nebst Begründung) oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1 und 127 Aktiengesetz sind ausschließlich zu richten an:

Eifelhöhen-Klinik Aktiengesellschaft
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München oder
Telefax: +49 89 889 690 655 oder
E-Mail: eifelhoehen-klinik@better-orange.de

Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären (einschließlich des Namens des Aktionärs und - im Falle von Anträgen - der Begründung) werden nach ihrem Eingang im Internet unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse zugänglich gemacht.

Die Gesellschaft wird ordnungsgemäß gestellte, zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge so behandeln, als ob sie in der virtuellen Hauptversammlung mündlich vorgebracht worden wären.

Fragemöglichkeit der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten

Auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes ist den Aktionären in der virtuellen Hauptversammlung zwar kein Auskunftsrecht im Sinne des § 131 AktG, jedoch die Möglichkeit einzuräumen, Fragen zu stellen.

Die Fragemöglichkeit der ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten wird ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren eingeräumt.

Jeder ordnungsgemäß angemeldete Aktionär oder sein Bevollmächtigter kann der Gesellschaft bis zum Montag, 12. Oktober 2020, 24:00 Uhr, Fragen zu den Gegenständen der Tagesordnung über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren übermitteln. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Nach § 1 Absatz 2 Satz 2 des COVID-19-Gesetzes entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Er kann dabei insbesondere Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Weiter kann der Vorstand Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Der Vorstand behält sich vor, wiederholt auftretende Fragen in allgemeiner Form vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten. Der Vorstand kann auch vorgeben, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind; dazu hat sich der Vorstand, wie vorstehend beschrieben, entschieden.

8.

Widerspruchsmöglichkeit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

Die Möglichkeit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der oben beschriebenen elektronischen Kommunikation (Briefwahl) ausgeübt haben, Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einzulegen, wird ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt.

Der Aktionär oder sein Bevollmächtigter kann über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren dem amtierenden Notar gegenüber bis zur Beendigung der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter Widerspruch zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 AktG gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einlegen. Die Erklärung ist von Beginn der virtuellen Hauptversammlung an bis zu deren Ende möglich.

Die Gesellschaft weist nochmals darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen.

9.

Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Alsbald nach der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung werden über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

folgende Informationen und Unterlagen zugänglich sein (vgl. § 124a AktG):

*

der Inhalt der Einberufung mit der Erläuterung zur fehlenden Beschlussfassung zu Punkt 1 der Tagesordnung und der Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung;

*

die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen;

*

das Formular, das bei Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter verwendet werden kann.

Diese Informationen und Unterlagen werden dort auch während der virtuellen Hauptversammlung zugänglich sein.

Nähere Erläuterungen und Informationen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Absatz 2, 126 Absatz 1, 127 und 131 Absatz 1 AktG stehen den Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://eifelhoehen-klinik.ag/investor-relations/hauptversammlung/

zur Verfügung.

Etwaige im Sinne der vorgenannten Fristen rechtzeitig bei der Gesellschaft eingehende und veröffentlichungspflichtige Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls über die oben genannte Internetseite zugänglich gemacht werden.

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der virtuellen Hauptversammlung unter der gleichen Internetadresse veröffentlicht.

10.

Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung

Über den Link

www.eifelhoehen-klinik.ag

kann die Hauptversammlung im Internet von ihrem Beginn bis zu ihrem Ende (Schließung der Versammlung durch den Versammlungsleiter) live verfolgt werden.

11.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Die Eifelhöhen-Klinik AG, Graurheindorfer Str. 137, 53117 Bonn, verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Anmeldebestätigung) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung der Aktionäre sowie für die Verfolgung im Wege der elektronischen Zuschaltung rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c Datenschutzgrundverordnung ('DS-GVO') in Verbindung mit §§ 67, 118 ff. Aktiengesetz sowie in Verbindung mit § 1 des COVID-19-Gesetzes. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die der Organisation der virtuellen Hauptversammlung dienlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO). Die Eifelhöhen-Klinik AG erhält die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über die Anmeldestelle von dem Kreditinstitut, das die Aktionäre mit der Verwahrung ihrer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbank).

Die von der Eifelhöhen-Klinik AG für den Zweck der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre ausschließlich nach Weisung der Eifelhöhen-Klinik AG und nur, soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der Eifelhöhen-Klinik AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht ausüben und im Wege elektronischer Zuschaltung die virtuelle Hauptversammlung verfolgen, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG) für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar. Dies gilt auch für Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter gegebenenfalls vorab gestellt haben (§ 1 Absatz 2 Nr. 3 COVID-19-Gesetz). Die Eifelhöhen-Klinik AG löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu.

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu.

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre den Datenschutzbeauftragten der Eifelhöhen-Klinik AG unter:

Eifelhöhen-Klinik AG
- Datenschutzbeauftragter -
Dipl.-Inf. (FH) Karsten Schulz
Graurheindorfer Str. 137
53117 Bonn

Telefon: +49 151 2263 1968 oder

E-Mail: ds@eifelhoehen-klinik.ag

 

Bonn, im September 2020

Eifelhöhen-Klinik Aktiengesellschaft

- Der Vorstand -



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