Herlitz Aktiengesellschaft

Berlin

ISIN DE0006053101
ISIN DE0006053119
WKN 605 310
WKN 605 311

EINLADUNG ZUR HAUPTVERSAMMLUNG DER
HERLITZ AKTIENGESELLSCHAFT

Die Aktionäre unserer Gesellschaft laden wir hiermit zu der am Mittwoch, den 20. Juni 2012, ab 10.00 Uhr im Großen Vortragssaal des Ludwig Erhard Hauses Berlin, Fasanenstraße 85, in 10623 Berlin, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

TAGESORDNUNG

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Herlitz Aktiengesellschaft und des gebilligten Konzernabschlusses mit dem Bericht über die Lage der Herlitz Aktiengesellschaft und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2011 und dem Bericht des Aufsichtsrats sowie der erläuternden Berichte zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4 und 5, 315 Abs. 4 HGB

Die genannten Unterlagen liegen von der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Am Borsigturm 100, 13507 Berlin, zur Einsicht der Aktionäre aus und stehen seitdem zum Download auf der Homepage der Gesellschaft unter http://www.herlitz.de/hauptversammlung.html zur Verfügung. Auf Anfrage wird jedem Aktionär eine Abschrift der Unterlagen erteilt. Die Unterlagen werden außerdem in der Hauptversammlung ausliegen.

2. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2011

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands Entlastung für das Geschäftsjahr 2011 zu erteilen.

3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2011

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für das Geschäftsjahr 2011 zu erteilen.

4. Wahl zum Aufsichtsrat

Mit Ablauf der Hauptversammlung endet turnusgemäß die Amtszeit von Herrn Georg C. Domizlaff im Aufsichtsrat der Gesellschaft.

In den Aufsichtsrat werden gemäß §§ 95, 96 Abs. 1 vierte Alternative, 101 Abs. 1 AktG, § 4 Abs. 1 DrittelbG und § 10 Abs. 1 der Satzung vier der sechs Mitglieder als Anteilseignervertreter durch die Hauptversammlung gewählt. Aufgrund des Ausscheidens von Herrn Domizlaff ist einer der vier Anteilseignervertreter neu zu wählen.

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

Frau Haja Rozaida binti Omar, wohnhaft in Kuala Lumpur, Malaysia, Finanzvorstand der Lembaga Tabung Haji, Kuala Lumpur, Malaysia, bis zum Ende der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2016 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen.

Frau binti Omar ist zum Zeitpunkt der Einberufung nicht Mitglied eines gesetzlich zu bildenden Aufsichtsrates. Sie ist jedoch Mitglied in vergleichbaren ausländischen Kontrollgremien der folgenden Unternehmen: Syarikat Takaful Malaysia Berhad, Kuala Lumpur, Malaysia; Bank Islam Holding Berhad, Labuan, Malaysia; Pelikan International Coporation Berhad, Malaysia.

Die Hauptversammlung ist nicht an Wahlvorschläge gebunden.

5. Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2012

Der Aufsichtsrat schlägt vor, gestützt auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses, die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Niederlassung Berlin, für das Geschäftsjahr 2012 als Abschlussprüfer der Herlitz Aktiengesellschaft und des Konzerns zu bestellen und außerdem mit der prüferischen Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts für das erste Halbjahr des Geschäftsjahres 2012 zu betrauen.

TEILNAHMEBEDINGUNGEN

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig bei der Gesellschaft unter der Adresse:

Herlitz Aktiengesellschaft, c/o Deutsche Bank AG,
General Meetings, PF 20 01 07, 60605 Frankfurt am Main
(Fax: 069/12 01 28 60 45, E-Mail: WP.HV@XCHANGING.COM)

anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Versammlung nachweisen. Für den Nachweis reicht ein in Textform erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut aus. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung (Record Date), also auf den Beginn des 30. Mai 2012 zu beziehen und muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein. Anmeldung und Nachweis müssen der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Versammlung, also spätestens bis zum Ablauf des 13. Juni 2012 unter der oben genannten Adresse zugehen.

Bedeutung des Nachweisstichtages (Record Date)

Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Record Date erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Record Date haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Record Date erworben haben, können somit nicht an der Hauptversammlung teilnehmen. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Record Date veräußern. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für eine eventuelle Dividendenberechtigung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Das Stimmrecht kann durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform. Ausnahmen vom Textformerfordernis können für Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder diesen gleichgestellte Personen oder Institutionen bestehen, vgl. § 135 AktG, § 125 Abs. 5 AktG. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form der Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder diesen gleichgestellte Personen oder Institutionen mit diesen abzustimmen. Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären weiter an, sich von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft, die gegenüber den Aktionären weisungsgebunden sind, vertreten zu lassen. Die Erteilung der Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.
Für Bevollmächtigungen kann das Formular verwendet werden, das den Aktionären nach deren ordnungsgemäßer Anmeldung zugesandt wird.
Ein Vollmachtsformular steht auch im Internet unter http://www.herlitz.de/hauptversammlung.html zum Download zur Verfügung. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann auch unter folgender E-Mail-Adresse übermittelt werden: hauptversammlung@herlitzpbs.com.

RECHTE DER AKTIONÄRE

Ergänzung der Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von Euro 500.000,- erreichen, können von der Gesellschaft gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen muss der Gesellschaft schriftlich mindestens 30 Tage vor der Versammlung, also bis zum Ablauf des 20. Mai 2012 zugehen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Aktionäre können gemäß §§ 126, 127 AktG Gegenanträge zu den Vorschlägen des Vorstands und/oder des Aufsichtsrats stellen und Wahlvorschläge unterbreiten. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an folgende Adresse zu richten:

Herlitz Aktiengesellschaft, Rechtsabteilung, Am Borsigturm 100, 13507 Berlin
(Fax: 030 43 93 34 08, E-Mail: hauptversammlung@herlitzpbs.com)

Ordnungsgemäße Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum Ablauf des 05. Juni 2012 bei der Gesellschaft eingehen, werden von der Gesellschaft im Internet unter http://www.herlitz.de/hauptversammlung.html zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden auf der gleichen Internetseite zur Einsichtnahme bereitgestellt.

Auskunftsrecht von Aktionären

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen.
Um eine sachgerechte Beantwortung zu erleichtern, werden alle Aktionäre und Aktionärsvertreter, die auf der Hauptversammlung Fragen stellen wollen, höflich gebeten, diese Fragen möglichst frühzeitig an die oben zu den Gegenanträgen genannten Adresse zu übersenden. Die Übersendung ist keine förmliche Voraussetzung für die Beantwortung. Das Auskunftsrecht bleibt hiervon unberührt.

Informationen auf der Homepage der Gesellschaft

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG finden sich zusammen mit dem Inhalt der Einberufung und der Tagesordnung nebst Erläuterungen zu Tagesordnungspunkt 1, zu dem kein Beschluss gefasst wird, der in der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, der Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung, etwaiger Ergänzungen der Tagesordnung aufgrund von Minderheitsverlangen sowie einem Vollmachtsformular auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.herlitz.de/hauptversammlung.html.

GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE IM ZEITPUNKT DER EINBERUFUNG

Das Grundkapital der Gesellschaft ist in 10.907.735 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit ebenso vielen Stimmrechten eingeteilt. 3.708.630 Aktien sind zum Börsenhandel zugelassen, während 7.199.105 Aktien nicht zum Börsenhandel zugelassen sind. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien. Die Gesamtzahl der stimmberechtigten Aktien der Herlitz Aktiengesellschaft zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beläuft sich daher auf 10.907.735 Stück.